专案管理的成功方程式

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1、专案管理的成功方程式你被指派负责一项具高度挑战的专案，对能是负责一宗购并案、推出新产品，或执行新的绩效评估系统等。不论你负责的是哪一类专案，都得在冇限的时间与预算下，扛起为企业节省成本、创造利润的目标。然而，身为一名专案经理人，过去你可能没冇任何类似的经验，而你的专业知识也与所负责的专案相去其远。在这样的情况下，你如何成功推动专案？在去年Hl版的「专案管理MBA」(TheProjectManagersMBA)一I沖，作者科汉(DennisJ.Cohen)与葛拉汉(RobertJ.Graham)指出，成功的专案经理

2、人需要具备几项重要的知识与技能，其中包含了解企业策略、如何提升专案成效、了解顾客等；另外，专案经理应将专案视为一个新创事业，将白己的角色转换成一名创业家，了解金业如何为股东、顾客与金业本身创造价值。首先，在推动专案之前，专案经理必须先了解企业策略，让专案和企业策略结合。金业策略如同方向盘，让专案的推行有焦点，不致偏离轨道。举例來说，如果企业的策略着重在强化产品龙头地位，新产品研发的专案就不会把焦点集中于顾客服务，而会把冃标放在产品的创新与速度上。如果专案经理人不了解金业策略，很容易就会将专案导入与企业策略相反的方

3、向，最后徒劳无功。企业策略人致有三类：建立顾客亲密关系、卓越营运，与产品领导。企业应特别强化其屮一类，但是在其余两类也要达到产业一般水准。例如，以卓越营运为金业目标的金业，讲求的是效率与数量。麦当劳就是英中的范例。全球麦当劳几乎都一模一样，顾客不论走到哪里，都可以冇相同的期待；着重于产品领导的企业，它的目标顾客则是创新的拥护者，因此他们会要求，产品要最好、最新的。当专案经理人清楚公司的策略，在推动专案的过程才不会偏离轨道，追求和公司不一样的方向，导致事倍功半。提升专案的成效其次，如何提升专案的成效？在回答这个问题

4、之前，先要从评估的标准着手。一般而言，专案成效评估的重点有三：专案推行的速度、品质，以及它所产生的价值。通常，一个专案从概念形成到专案结束，称为专案循环时间(projectcycletime),这个时间愈短，企业就愈快享有专案产牛:的价值，投资也愈快得到回收。因此，缩短专案循环时间，可以为企业增加现金流量、减少专案投资，同时增加经济价值。然而，如何在控制成本的同时，乂兼顾品质及缩短专案循环时间？以下有六个原则可供参考：一、选派训练冇素的专案经理人。选择专案经理人时，不可以因为他是技术背景出身，就委派他为专案经理人

5、。专案经理人必须充满热忱，受过训练，因为他要为专案成败负责。二、迅速建立标准程序。建立专案标准程序的速度要快,但不需要完善。不完善的标准程序可以让问题凸显出来，进而加速形成解决问题的方案。三、组织核心团队。专案团队应该山跨部门的人员组成。山于团队成员来自不同的部门，因此当问题发牛时，可以获得不同部门的意见和支援，有效解决问题。同时应该注意的是，专案成员还应该包含终端使用者或顾客。核心成员必须有始有终地参与。四、确保团队成员全职负责专案。为了加速专案的完成，团队成员应该一次只负责一项专案，避免同时负责多项专案，削弱

6、力量。五、团队成员最好避免分处各地。团队成员应该在同一个区域工作，彼此的沟通协调较容易。六、高阶主管的支持。专案失败通常是因为高阶主管没有参与。专案一旦开始推行，高阶主管负有全程参与的责任。此外，在必要的时候，为了准时达成专案目标，企业应增加额外投资。麦肯锡顾问公同曾经分析，推出新产品时，如果专案时I'可拖延相当于产品生命周期百分Z十，潜在利润的损失可能就高达三。％；但是，若专案超出百分之五十的预算，产站能准时上市，则潜在利润的损失可能只有三％。时时刻刻心中有顾客另外，在推动专案的过程中，必须时时刻刻谨记顾客的需

7、求。举例來说，新产品研发的专案是为了满足外在顾客的需求：但某些科技专案的推行，则是为了提升内部员工的工作效率。不论专案对内或对外，专案经理人都得先了解目标顾客是谁，他们有什么需求，才可能达成专案的成效。然而在了解顾客之而，先得掌握市场趋势。很多专案经理人都有一个错误的认知，认为「新甜一•推111,就会有人买。」事实证明，这是错误的观念。摩托罗拉的侬计画就是典型的例子，这项透过卫星提供通讯的服务，最后证明没有市场。为了避免类似事件的发生，专案团队必需纳入行销人员，以便掌握市场。此外，专案经理人必须区分顾客及使用者的

8、个别需求。所谓顾客，是指实际付钱购物的人，使用者则是实际从商站受惠的人。举例来说，母亲为婴儿购买浓缩汤，则母亲是顾客，婴儿是使用者。因此，使用者会直接影响产品的销售。专案为什么失败除了基本技能Z外，专案经理人更应该了解一般专案失败的原因何在。训练与发展杂志(TwiningandDevelopment)分析指出，阻碍专案推行的绊脚石与通沟冇关。冇效的沟通，可以大幅提高专案成