公文基础知识及常用公文写作的具体要求

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1、公文基础知识及常用公文写作的具体要求第一部分公文的有关基础知识1、关于公文的概念（即什么是公文）公文的全称叫公务文书，它是行政机关在行政管理活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体。什么是公文？自古以来定义甚多，众说纷纭，见仁见智。取其共识，公文乃公务活动的产物和工具，是公府所作之文，是公事所用之文。换言之，公文是各级各类国家机构、社会团体和企事业单位在处理公务活动中有着特定的效能和广泛的用途的文书，它能够超越时空的限制，为国家管理提供所需的信息。公文处理是围绕公文形成并产生效力的整体过程，它涉及了国家机关和社会组织

2、的各级各类人员。2、关于公文的种类（具体类型）公文有广义与狭义之分。狭义的公文，是指党和国家行政机关各自正式规定的文种。现在，党的各级领导机关使用的14个正式文件种类是：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。国家行政机关公文的种类主要有13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。党政机关明确规定的上述文种合计为27个。其中9个是相同的，即决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要；不同的也是9个，其中属党的机关的5个：即公报、指示、决议、条例、规定，属国

3、家行政机关的4个，即命令（令），议案、通告、公告，这18个文种，公文学界称其为法定文种。广义的公文，除上述法定文种外，还包括党和国家机关常用的应用文，其大至总结、计划，小至条据、便函，种类繁杂、素无定目。一般说主要有综合性工作总结、计划（包括规划、工作要点、安排、方案、设想等）、调查报告、简报、专用书信、讲话稿、讣告悼词、规章制度（如章程、细则、制度、守则）等8个应用公文文种。3、关于公文的分类21公文分类的方式很多，一般可按以下五个方面进行分类：（1）按公文的性质分类公文有党内公文、行政公文、社会团体公文及各企事业单位公文等。（2）按公文的来源分类公文可分收文

4、和发文两类。收文是其他单位发到本单位来的文件。如上级单位发来的指示、通知；下级机关报送的报告、请示等。发文是由本机关制发的文件。一部分是发送给需要用它进行工作联系的其他单位，一部分是下发给本单位内部使用的文件。（3）按公文的行文方向分类公文可分为上行文、下行文和平行文。上行文是指下级单位向它所隶属的上级领导单位发送的文件，如请示、报告等。下行文是指领导单位对下属单位的发文，例如指示、决定、决议、通报等。平行文是指同级单位或不相隶属的单位（即没有领导或业务指导关系的机关）之间的来往文件，如公函。（4）按公文发送与处理的时间要求分类有特急件、急件、平件三类。特急件指

5、内容特别紧急，必须随时优先迅速传递处理的文件。急件指内容紧急，必须打破工作常规优先迅速传递处理的文件。平件指无特殊的时间要求，可按工作常规传递内容的文件。（5）按公文内容的机密程度分类公文可分为绝密公文、机密公文和普通公文。绝密公文指含有最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重损害的公文。机密公文是指含有重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益受严重损害的公文。秘密公文是指含有一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害的公文。普通公文是指可以向人民群众公开发布或在机关组织内部使用的公文。划分秘密等级要准确，划分过宽，容易失密；划分过严，会妨碍

6、工作的开展。4、关于公文的作用（主要用途）（1）颁布法规21《国家行政机关公文处理办法》总则第二条在概述公文的作用时，强调公文“是依法行政和进行公务活动的重要工具”。《中国共产党机关公文处理条例》也有类似的表述。对于行政公文来说，大到国家的宪法及刑法、民法、诉讼法等各种法律，小到办理某一具体事务的规定、办法，在制定出来后，都要通过行政公文予以颁布实施。对于党的公文来说，条例、规定等就是用来发布党内规章制度和行为规范的公文文种。行政法规一经发布，任何人都不得违反。党的规章制度和行为规范，则对党组织的所有成员都有约束作用。现在，我们国家正在努力进行完善的法制建设，在

7、人民群众中也在开展深入的普法教育，公文在这方面的作用正在日益强化。（2）指挥管理党政机关、企事业单位、群众团体，都在特定的范围内担负着组织、指挥、管理的职责，而实施这些职责的基本工具，就是公文。在党政公文中，命令、决定、决议、指示、批复等文种，就属于指挥、管理性的下行公文。这些公文一经下发，下级机关必须执行。大到国家机器的运转，小到一个企事业单位内部工作有秩序的开展，都跟公文的指挥管理作用密切相关，离开了公文的这一作用，各方面的管理工作很可能陷入混乱状态。因此，我们应该意识到，相当多的公文的起草、定稿过程，实质上就是管理工作的实施过程。（3）交流信息公文还有一个

8、重要的作用是交流信息。下