01采购作业规范

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1、成都中油昆仑能源装备制造有限公司标准成中昆（2014）采字01号采购作业规范2014-批准2014-实施成都中油昆仑能源装备制造有限公司釆购作业规范一、总则:为加强采购部采购作业管理控制，实现釆购作业系统化、规范化、信息化、透明化，岗位职责分工明确的目标，而制定本作业细则。适用范围米购部米购内部作业三、目录：（-）请购单接单（-）采购执行（三）货款支付（四）供应商管理（五）合同及价格管理（-）请购单接单请购单有效性审核责任人：采购员（注：采购部按采购物资分类设置采购员，当分工不明时由采购部经理进行分工。）职责：采购员对请购单有效性进行审核

2、，审核合格才可接收申请单位的请购单，否则退回请购单位。（1）请购单分类及有效审批人：《固定资产请购单》或《原、辅材料请购单》，分别按照表单设计进行审批。（2）对名称、规格、数量、到货日期、供方要求等规范性、合理性作审核。（3）各类请购单需按部门统一编号，编码规则为：部门名称拼咅首个字母+年份+序号，如JSL13001技术中心13年第一份请购单。（二）采购执行1、询价、议价、比价，合同签订或订单下达责任人：采购员职责：询价、比价、议价，合同签订或订单下达总价高于2000元的物资实行比价采购制度，低于2000元的小金额采购自行比价议价。对于原

3、材料必须在合格供方屮进行采购或按公司质量管理体系文件引入新供方。编制《采购合同》，按合同管理规定进行多部门会审后签章给供方。对于签订了长期供货合同的供方，采购员可以根据合同和请购单编制《釆购订单》，经采购部主管领导审批后向供方下达。釆购数量可以根据合理库存、采购批量经采购副总审批后适当调整。2、《采购订单》管理责任人：采购员职责：（1）将《采购订单》录入ERP屮（2）每H跟进订单执行进度，更新《采购订单》。（3）向部门、公司领导、相关部门汇报传递超出请购单需求□期、订单到货日期等异常单。3、到货验收入库责任人：采购员、库管职责：（1）对外

4、货物接收人（采购员或库管）应检查是否有包装或物料损坏,如有此类情况应拒绝在供应商或物流公司送货单上签收，并立即通知采购员与供方或物流协商解决。——采购员库管（2）依据《采购订单》、《送货单》收货。核对物料名称、规格、数量、价格，相符则签收，不符应立即通知采购员解决。（采购员要求供方随货同行相应材料证明文件和《送货单》，《送货单》应包含与合同或订单一致的物料名称、规格，数量、价格、金额、税率。）——库管（4）对送货单与实物及订单不符、包装或物料有损坏，采购部与供方或物流协商解决，方式有：退货、换货、补货、扣款、赔款等。一一采购员（5）对《送

5、货单》进行签收，打印《入库通知单》（须编号），送货单上记录《入库通知单》编号存档待稍核及供方对账。一一库管（6）半个工作口内通知质检部检验及采购员确认。对于特殊物资，采购员通知库管须质检部即吋检验合格后才签收。——库管采购员（7）对物料不合格情况，采购员通过内、外部沟通解决。在质安部认同的情况下与供方达成让步放行、降级降价、罚款、退货等处理。对质安部经审批后的《物料检验不合格处理单》进行执行。《物料检验不合格处理单》质安部、库管、采购员各留存一份。——采购员库管（8）《入库通知单》在采购员、质安部均签字确认无误后（含审批了的《物料检验不合

6、格处理单》），库管办理止式入库手续，作《库房进销存报表》电子表格登记。每H提供前一H《入库通知单》给采购部合同管理员，每月26H前提供给财务部。《库房进销存报表》电子表格于次H提供给采购部合同管理员及财务部（在库房通网络之前每周传递一次）——库管（9）合同管理员根据库管送达的《入库通知单》，在《请购单及订单管理》录入验收记录—_库管（三）货款支付1、收发票责任人：采购员合同管理员职责：（1）发票跟催一一合同管理员（但供方不配合应由采购员解决）（2）到票验收，及时发现问题发票；登记；抵扣联每周移交财务一次，并办移交登记。一一合同管理员2、货

7、款支付责任人：采购员合同管理员职责：（1）预付填制《资金申请表》（含采购员签字），附审批后的合同，走审批流程后交财务执行。一一采购员（2）到付填制《资金中请表》（含采购员签字），附审批后的合同（对于长期合作供方财务有合同备案的可免）、入库单、发票记账联，走审批流程后交财务执行。一一合同管理员（3）预付冲账将审批后的合同、入库单、发票交财务。一一合同管理员（四）供应商管理1、供应商系统建立责任人：采购员合同管理员职责：（1）建立、完善供应商系统。按照ABC管理法对采购物资进行分类，分别对供方成本能力、质量能力、保供服务能力进行评估，原则上要

8、求对A、B类物资保证两家以上供应商，行业主流供应商，质量和成本兼顾，采购渠道尽量短。如不相符，制定新供方引入计划，淘汰不合理供方。一一采购员（2）按照TS09000要求对供应商实行合格供方管理