浅谈如何能加强应收账款管理系统

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实用标准文档浅谈如何加强应收账款管理随着市场经济的快速发展，企业间的竟争日趋激烈，在买方市场环境下，企业为了扩大销售，增加市场竞争力不得不采取信用销售即赊销的方法去争取客户，以扩大市场的占有份额。但目前我国商业信用体系尚不完备，企业信用意识淡薄，企业失信收益大于守信成本，地方财政不能及时支付企业工程款，企业之间相互拖欠款的现象比较严重，大量呆账、坏账的存在严重的侵蚀了企业的利润，甚至影响企业的资金链安全，危及企业生存。企业要良性发展，必须加强应收账款的管理，以缓解资金压力。一、加强应收账款管理的必要性企业会计制度对应收账款的定义是：企业因对外销售产品、材料、供应劳务等而应向购货或接受劳务单位收取的款项，包括应由购买单位或接受劳务单位负担的税金、代购买方垫付的各种运杂费等。只要商品已经发出就意味着销售已经成立，若未收到现金，就应确认为应收账款。应收账款在会计业务上是已经确认为销售收入但实际未收到现金的款项。应收账款对企业经营主要会产生以下三方面的影响：（一）造成利润虚增，增加经营风险应收账款的存在会造成利润虚增，增加经营风险。按照权责发生制的要求，当期发生的销售全部确认为收入实现，从账上看，应收账款的增加会使企业的利润增多，而实际上资金没有及时回笼，实际没有现金的流入，就会造成企业账面上有利润，而实际却资金匮乏的局面。由于坏账的存在，在一定程度上虚增了企业的利润。（二）增加资金压力，影响资金周转持有应收账款会加大企业的资金压力，影响企业正常的资金周转。比如缴纳的税金、代购买方垫付的各种运杂费文案大全 实用标准文档，以及日常管理的费用，这些都会占用企业的资金，会影响资金利用的效率。如果企业不能在约定的收款期内回收资金，时间一长就会形成呆帐，甚至无法收回，成为坏账，给企业造成重大的损失。严重的还会因此使企业的资金链断裂，把企业拖垮。（三）减少库存，扩大销售，增强市场竟争力这个是积极的影响，也是许多企业采取信用销售策略的原因。如果应收账款控制得好，对于扩大销售，增强市场竞争力大有益处。但利用市场信用促销是一把双刃剑，控制不好会伤了企业自身，这样的例子在我们的身边不胜枚举。由此可见，加强应收账款的管理是十分必要的内容，也是日常管理工作中一项重要的内容。二、目前企业应收账款管理存在的问题及原因分析目前许多企业主要存在应收账款总额偏大，账龄偏老，收款速度缓慢的问题。许多企业对授信额度缺乏有效的总额控制，制度上没有一整套信用管理的体系。对应收款的重视程度不够，销售管理部门对业务员的考核制度不尽合理，没有或缺乏对回款指标进行考核。对应收账款的核算不够细化，对欠款原因了解不清楚。对应收账款的账龄、交易间隔期的相关分析也缺乏。具体主要存在以下几方面的原因：（一）信用风险管理制度不完整企业授信制度不完整，缺乏对客户资信情况的调查，缺乏一套完整的信用风险管理制度，对客户单位的信用状况、支付能力、财务状况缺乏有效的评估。对授信额度和期限的下达有较大的盲目性和随意性，容易产生错弊，不能有效的防止一些恶意欠款行为。比如有的单位一直都按期付款，但后来突然出现了一次大额交易，对方说目前资金周转困难，要求赊销，就不排除有恶意欠款的可能。这时，如果没有一套完整和信用风险评估体系对客户单位进行有效评估很容易被恶意欠款。（二）考核制度不科学文案大全 实用标准文档1、销售管理部门对业务员的考核制度不合理，没有回款的考核指标。有的业务人员为了自身业绩片面追求销售收入，对应收款资金回笼的意识谈薄。如有的企业对销售主管的考核制度中只有年度销售额指标和利润额指标，没有应收账款收款及时率的考核指标，使得许多业务人员片面追求定单和销售额，忽视应收账款的回笼。而企业又没有对赊销总额进行有效的控制，使应收账款的额度不断增大。2、没有末位淘汰制度，奖罚制度不科学。企业管理者碍于情面只奖不罚，对一些业务水平差，收款进度缓慢的业务员没有优胜劣汰的制度。这样不仅影响其它业务人员的极积性，也不利于提高销售队伍的整体素质和队伍的建设。（三）应收账款核算及分析欠缺在应收账款核算方面，主要表现为业务人员对发货的数量、进度没有及时把握，对合同的履行情况不清楚。财务人员对应收账款的台账不够详细，如不能按合同项目进行明细核算。在开具发票时不仔细核对合同单价，或发货数量统计不准确，使应收账款的金额出错；对合同的收款进度模糊，催款不及时，没有定期与客户单位对账。对每一笔应收款的情况了解不充分，财务人员与业务人员缺少沟通，对欠款原因了解不清，这些都是造成对应收账款管理能力低下的原因。对应收账款的分析方面，主要是对应收账款的账龄、交易间隔期缺乏相关的分析。如对应收账款的账龄分析，通过对企业的应收账款进行账龄分析，可以了解企业应收款账龄结构。以笔者所在的***有限公司为例（以下简称:公司），对2012年末应收账款账龄分析如下表：2012年末应收账款账龄分析表项目金额（万元）占比超出收款期2个月内1595.7525%超出收款期3-6月1978.7331%超出收款期半年-1年1659.5826%超出收款期1年-2年829.7913%超出收款期2年以上319.155%合计6383100%文案大全 实用标准文档通过账龄分析可知该企业2012年底应收账款账期超过6个月以上的占总就应收账款额度44%，可以看出该公司应收款应收款总额偏大，账龄偏老，超期严重，坏账风险较大。同时没有对应收账款按业务的交易间隔期进行分析，不能反应客户的实际交易情况，不能对应收账款实行动态管理，不利于对应收账款进行分类管理和分析，不利于分类催收。（四）应收账款责任人不明确有的业务由于原业务员离职后没有明确的责任人，没有一对一的明确的责任人去联系客户或催收。比如销售人员离职后，业务没有专人交接，或虽然有人交接，由于企业又没有一套完整的交接制度，造成业务人员在办理业务交接手续时不仔细、不全面、不彻底，使接手的人一时难以适从，不能及时开展工作。特别对于合同没有完全履行完毕的，如果没有明确的责任人，可能致使合同履行不充分不及时而给客户造成损失，进而影响收款。有的由于业务人员个人素质原因，责任心不强，工作倦怠懒散，而企业又疏于管理，以至于后来成为实际的坏账。（五）产品或工程质量存在缺陷根据《产品质量法》规定，产品的生产者和销售者质承担产品质量责任。目前许多公司因产品或工程质量存在问题而造成款项无法收回的例子很多。企业还会因质量问题产生来回运费和返工返修的成本，影响企业利润。如笔者所在的中企公司在2008年承建的松阳县人民广场景观照明工程，合同金额280万元，因产品质量存在问题，造成工程迟迟不能通过验收，工程款至今有180万元不能收回。而仅工程质量整改的费用就达100多万元，给公司造成巨大损失。所以说企业一定要视产品质量为生命，质量是关系到企业生死的大事，是企业生存之本，如果产品质量不过硬，不仅会使企业的声誉受损，还会造成坏账。三、加强企业应收账款管理应采取的措施企业在销售和应收账款方面的内控制度主要有信用风险管理制度，合同管理制度，业务考核制度等。为了激励业务人员许多企业在设计业务考核制度时，过份注重销售业绩，对应收账款的回的指标没有纳入考核指标。企业对应收账款的日常核算不及时、不准确，对逾期的应收账款不重视，这些都使企业的应收账款总额不断增加，账龄日益老化，坏账风险越来越大。要化解企业风险，必需加强对应收账款的管理，可以采取以下五方面的措施：（一）建立完善信用风险管理制度文案大全 实用标准文档目前，大多数中小企业授信主要通过管理人员的主观判断，没有一套完整系统的信用评估和风险管理体系。在授信上有较大的盲目性和随意性，所以有必要建立和完善企业的信用风险管理制度，从源头上来控制信用风险，减少坏账损失。主要可通过以下三个方面来控制和完善。1、建立客户信息档案信用风险管理制度的主要目的是规范客户信用额度的评定，降低应收账款，减少潜在的坏账损失风险。收集客户信息，建立客户信息档案。客户信息的内容主要包括：客户的资信状况，信用状况，偿债能力，有无重大违约及或经济纠份或司法案件。客户信息可由专人负责收集，及时进行信息维护。判断客户的资信状况，偿债能力的主要依据有：资产负债表、利润表、审计报告等。可由业务员、营销经理提供信息，财务报表可由客户单位提供。由业务员、营销经理应常对客户进行访问，以便于及时了解客户的经营和资信状况。如果客户的经营和资信状况有变动，要及时进行更新信息，做到对客户信息进行动态管理。2、客户信用等级的评定在对客户进行信用等级评定时，首先要确定信用等级评定的标准。在对客户进行信用评估时，通常采用“5C”评估法，主要是对客户的商业信誉、偿债能力、财务状况、资信状况、担保等进行全面分析、综合评判。依据资产负债表、利润表、现金流量表及审计报告等进行数据分析，如客户年销售收入，资产负债率，存货、应收账款余额，流动比率、速动比例等。可按照客户重要程度和资信、财务状况，支付能力好坏进行信用等级评定。评级分类，可分成：AAA级：重要、优质客户，主要是那些有长期合作协议，业务量大，信用好的客户。AA级：一般客户，业务量稳定。有持续业务住来，无不良和逾期付款记录。A级：一年有几笔业务，业务量相对较上述两类少的客户，偶有逾期付款记录，但后来付清的客户。评定时由业务经理提交相关信用等级评定的表格，根据企业关于信用风险管理制度，经公司的销售主管，财务主管及总经理审核后评定出AAA级、AA级或A级信用等级。文案大全 实用标准文档在对客户进行信用等级评定时，要对数据的真实性、准确性进行核实。对AAA级客户进行评定时，可通过进行实地考察，了解客户的主业是否清晰，公司治理结构是否合理，盈利模式是否科学。可以到对方单位的相关部门进行调查。对客户单位的研发部门、生产部门、财务部门进行沟通，详细了解客户单位的销售渠道，管理团队及研发机构专业人员配备情况，专业人员占实际人数的比例，管理人员的士气等。对AA级客户和A级客户可以有选择性的去实地考察核实，不进行实地考察核实的，必需由客户提供经第三方如社会上的审计机构提供的财务报表，以了解客户的实际经营状况，持续盈利能力。3、确定信用额度和信用期限确定信用额度时首先要确定授信总额，授信总额由公司决策层进行控制。确定授信总额时要结合企业实际资金状况，也就是说有多少承担违约风险的能力,同时可参照行业水平，确定信用额度占赊销的比例。可按销售百分比法，科学确定授信总额。其次，公司根据信用风险管理制度的要求确定信用额度和信用期限。一般来说，信用等级越高，可享受的信用额度越大，但授信总额不能突破。信用等级、信用额度和信用期限并不是一成不变的，可按实际情况作相应的调整。如果客户发生逾期付款的情况，可以降低或取消信用额度。4、建立客户黑名单对于信誉状况不好，不按合同约定付款的客户；长期拖欠账款经过多次催讨而不偿还的老赖客户；对于以欺骗手段恶意欠款的客户；经营状况不好面临倒闭的客户应列入黑名单，对于列入公司黑名单的客户不能授信，如还有货未发的要立即无条件停止发货，并由专人负责催收所欠货款，催收无效的需收集相关证据，交法律事务部通过法津途径诉讼解决。（二）完善公司业务考核制度公司在对业务员的考核制度中强调了销售指标和利润指标，对于资金回笼虽然有要求，但在实际考核中没有纳入考核，许多业务员和销售部门主管不重视对应收款的回笼。许多业务员因为收款的费用大而获得的收益小，而公司又没有相应的制度加以制约，没有对应收账款的总额进行有效的控制。使得一些收款难度大的一些单位的欠款没有人去催收，造成许多业务员宁愿开拓新业务也不愿意去催旧账的局面，公司一方面明确每一笔业务的责任人，要严格一对一的催收制度，催收不力的要加以处罚，另一方面要加强对账龄在一年以上的应收款的回款力度。要把清理呆账、滞账成为一项重要的考核指标，并和绩效挂钩。促使业务人员真正重视应收款的催收工作。（三）加强应收账款的日常核算与分析1、应收账款的日常工作的主要内容文案大全 实用标准文档应收款的日常工作主要是要做好应收款的台账，对每一笔的发货、开票、收款的情况都要做好记录，定期与销售部门核对应收款的金额。并且要与合同进行对比，掌握每一个合同的发货的进程、开具发票的情况、收取的款项的进度，了解和掌握合同履行的动态，及时掌握最新信息，以便及时做好相应的工作，解决存在的问题，同时也要及时了解客户的信息，以便及时解决客户的需求，做好这些日常工作有利于及时了解和更新信息，加快资金回笼，同时与客户保持良好的关系。2、做好应收款账龄分析工作要每月做好应收款账龄分析工作，并科学确定坏账比例，计算出坏账金额。因为坏账实际上是不可避免的，提取坏账准备对于企业的健康成长是十分有益的。账龄分析对于资金风险管理和控制是很有帮助的，通过账龄分析可以了解应收款的结构，账龄越长，坏账风险越大。对于账龄比较长的，特别是超过6个月以上的应收款要及时会同业务部门认真分析，加紧催收。其中风险较大的，可能成为坏账的要通过法律途径解决，要及时做好诉讼的相关准备工作，如送货单是否有对方的有效人员签收，工程决算、审计资料是否齐全。并做好催收记录，包括传真，电子邮件、对账记录等，做好相关资料的收集和保存。3、按交易间隔期对应收账款进行分类对所有应收账款单位按可以把应收款分成以下四类：A类：正常交易单位，交易间隔期在三个月以内的。B类：间隔性交易单位，是交易间隔期在三个月以上一年以内的。C类：停止交易单位：是交易间隔期在一年以上，两年以下的或一笔业务或没有具体责任人的，与客户单位失去联系的。D类：已经变更、兼并、注销的单位。通过这样的分类有利于优化应收账款管理，在催收应收款时采取不同的收账策略。如A类和B类应收账款单位可由业务人员专门催收，并与奖罚制度挂钩。C类应收账款单位由业务人员和财务等相关部门人员一起上门催收，也与奖罚制度挂钩。D类应收账款单位可通过法津途径催收。4、完善定期对账制度文案大全 实用标准文档要建立定期对账制度。企业要有专人负责应收账款的对账工作。做好应收账款的对账工作是十分重要的。因为经济业务的复杂，在实际工作中会遇到许多不确定的人和事。如业务员的离职、中途换人、价格变更、数量计算等方面出现形形色色的差错。如何消除这些差异，对账就是一个有效的方法。通过财务人员和业务员先进行内部对账，内部对账完成后再进行对外对账。在对外对账中，通常是由业务人员去完成的，有时遇到和对方单位金额有差异时，业务人员要及时和公司财务人员沟通，找出差异，对账后，要有对方有效人员的签字，并盖对方单位的财务章或公章。（四）加大清欠力度，确保资金及时回笼每笔应收款都要有一个明确的责任人，要落实责任人，明确收款任务。及时催收，加大清欠力度，确保资金及时回笼。把公司的应收账款按业务单位分别落实到每一个业务员，对于已经离职没有明确责任人的应收未收账款由销售主管分配落实责任人。对于第一第二类的应收款由业务人员专门催收，包括电话，传真，电子邮件的催收，必要时要上门催讨，当然，如果多次上门催讨没有结果的，也可以通过法津诉讼的方式解决。对于第三类客户要加强催收力度。因为这类客户是最容易成为坏账的群体。所以最好由业务人员和财务等相关部门人员一起上门催收，财务人员在场可以更有效便捷的对账，找出差异。当然为了调动财务等相关人员的积极性可以对财务人员等人员进行适当的奖励。对于第四类的，应由企业法津事务部门通过法津途径催讨，如对方已合并、变更的可向它的承继人催收，对方申请破产的可由法院在清算程序中追索催讨。（五）加强内部管理，提高产品质量文案大全 实用标准文档事实上，许多坏账主要是由于产品质量问题造成的。对于企业自已生产的产品，要加强工艺流程、原材料采购、生产过程的有效控制，加强质量监督。对于外协的产品或直接从市场上购买的，除了在进货时要加强质量监控外，主要的是要建立一个合格分供方名单，从产品质量和信誉交货期等良好的单位采购。这是事前的工作，产生质量问题之后怎么办呢？一是要积极的与客户沟通，确定整改方案。二是要及时向公司生产、技术、质检相关部门反应，尽快的找出原因，确定纠正措施，直到满足客户的要求。这样做，可以把因为产品质量问题而造成的坏账及对方的损失降到最小。如果处理得好不但可以取得客户的谅解，有的甚至可以获得客户的好感，而争取到后继的定单。当然最主要是企业要加强内部管理，提高产品质量，加强产品在市场中的综合竟争力。综上所述，企业要通过制度建设，建立和完善信用风险管理制度和业务人员的业绩考核制度，加强应收账款的日常核算与分析，做好对账和催收工作。加强企业内部管理，提高产品质量。我相信，通过制度建设做好源头风险控制；通过加强销售核算、对账、对应收账款做好分析分类做好事中管理；通过分类催收做好事后管理，定能加强资金回笼，减少坏账风险，提高企业效率，促进企业健康长远发展。文案大全 实用标准文档主要参考文献[1]屠建清：“优化应收账款四举措”，《财务与会计》，2010年8月。[2]唐文芳：“企业如何加强应收账款防范机制”，《集团经济研究》，2006年12月。[3]林立进：“应收账款管理刍议”，《财会月刊》，2006年07期。[4]郑立梅：“企业应收账款风险的防范”，《产业与科技论坛》，2011年05期。[5]李燕杰：“应收账款管理及风险防范”，《时代金融》，2006年10期。[6]吴亮.熊玉峰：“基于5C信用评估模板的应收账款管理模式研究”，《会计之友》，2011年10期。文案大全