49-项目文档管理业务流程说明

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1、49•项目经理部文档管理业务流程说明:编号流程步骤责任部门/责任人流程步骤描述完成时间输出文档备注流程总说明项目文档管理流程主责部门：办公室、工程部、财务部本流程有6个步骤，即：1.项目经理明确档案管理部门和人员职责，组织制定并实施档案工作计划；2•主责部门和相关部门对各类档案资料收集；3.主责部门对各类档案资料分类整理，编制目录；4.总工程师、总会计师对相应档案资料移交进行审核；5.项目经理对各类档案资料移交进行审批；6.项目经理统一组织项目经理部对有关单位进行档案资料移交，办理交接手续，备案存档。1明确档案管理职责分工，组织开展项目档案工作

2、项目经理项目经理部档案工作实行“项目经理负责、总工程师主管、各部门负责人分管”的管理机制，应设立档案资料室，设有档案资料库房，配有兼职档案资料员。要将档案工作列入项目经理部领导议事日程和工作计划，列入各部门职责范围和员工岗位责任制，列入绩效考核目标，责任到人，措施到位。从项目开工到竣工验收，做到档案工作全过程管理。有关档案工作职责、计划等会议纪要2-1对收发文、荣誉资料档案等进行收集，相关部门配合综合办主任各项管理活动中的文件材料（收发文、荣誉资料档案等），由综合办公室负责收集、保管，相关部门配合。及时2-2对竣工资料、施工影像档案进行收集总工

3、程师工程部长资料员在施工生产、科研活动屮形成的科技文件材料（竣工资料、施工影像档案等），由项目总工程师分管，工程部长负责，资料员及吋进行收集、保管。及时2-3对会计档案进行收集总会计师财务部长财会工作屮形成的凭证、账簿、报表等材料，由财务部门指定会计人员负责收集、保管。及时编号流程步骤责任部门/责任人流程步骤描述完成时间输出文档备注3-1对收发文、施工影像档案、荣誉资料档案分类整理，编制移交目录综合办主任对收发文、施工影像档案、荣誉资料档案分类整理，编制档案资料移交目录，及时向公司档案部门移交归档。项目进入收尾阶段后就要着手提前准备1.《文件资

4、料移交目录》2.《施工影像档案移交目录》3.《荣誉资料档案移交清册》归档要求：1•各类文件材料应完整、准确、系统。2•文件书写和载体材料应能耐久保存，内容清晰。3.归档的文件材料必须整理规范，层次分明，符合文件材料形成规律。4.归档的电子文件应刻录成光盘，要有相应的纸质文件材料一并归档保存。3-2对竣工资料分类整理，编制移交目录、卷内目录总工程师工程部长资料员1.项目竣工资料（工程档案）的收集、整理和编制，按国家及地方档案业务主管部门有关档案管理规定进行。2.在项冃竣工验收时，分别向建设单位、铁路或地方档案馆，以及公司、上级档案管理部门集中统一

5、移交归档，办理工程备案手续。项目验收前及时完成1.《竣工资料移交清册》；2.《竣工资料卷内目录》;3.《备考表》（格式按对方单位要求）同上3-3对会计档案分类整理，编制移交目录总会计师财务部长会计档案的收集、整理和编制，按照会计档案管理办法进行，由财务部门指定会计人员负责整理，及时向公司档案部门移交归档。项目进入收尾阶段后就要着手提前准备《会计档案移交目录》同上4审核总工程师总会计师1.项目总工程师对收发文、施工影像档案、荣誉资料档案、竣工资料移交等审核。2•项目总会计师对会计档案移交审核。项目验收前及吋完成编号流程步骤责任部门/责任人流程步骤

6、描述完成时间输出文档备注5审批项目经理对收发文、施工影像、荣誉资料、竣工资料、会计档案等移交进行审批，并组织落实。项目验收前及时完成6移交项目经理项目经理统一组织，按规定向有关单位移交文书档案、施工影像档案、荣誉资料档案、竣工资料、会计档案等，办理交接手续。以上各类档案，包括与有关单位移交清册（均已签字并盖章）、工程竣工验收备案表等，需移交公司档案部门存档备查。项日验收阶段及时完成