[精品]市政工程档案整理环节的若干问题及对策

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1、市政工程档案整理环节的若干问题及对策市政工程档案整理环节的若干问题及对策摘要：随着我国大规模基础设施建设和城市化进程的不断加快,市政工程得到了快速的发展，为城市建设做出了重大的贡献。市政工程的档案整理工作是在市政工程建设的过程中一项极为重要的工作，目前市政工程在档案整理环节中还存在着一些问题，致使相关的市政工程的资料没有得到妥善的管理，在很大程度上制约了市政工程的功能的发挥以及维护过程中的难度，限制了市政工程的进一步发展。本文将就当前市政工程档案整理环节中存在的一些问题进行相关的介绍，并针对相关的问题就如何进一步提高市政工程档案整理工作的水平提出一些具体的措施。关键词：市政工程；档案整

2、理；若干问题；应对措施中图分类号：TU99文献标识码：A引言市政工程档案指的是在城市进行基础设施工程建设的过程中形成的具有查考以及利用价值的数据、图表、图片等各种形式的原始记录信息。目前在市政工程建设的进程中，市政工程档案一般分为两类，一种是建设单位向归档单位收集已整理的市政工程文件，在原有的整理基础上进行补充、改正与完善；二是建设单位向归档单位收集未经整理的市政工程文件，组织档案工作人员进行全套整理。在进行市政工作的实际建设过程屮一般建设单位都会参与第一类来减小工作量。而当前市政工程档案整理环节还存在很多问题，制约了档案管理工作水平的进一步提升。[1]一、当前市政工程档案整理环节屮存

3、在的问题分析（一）立卷环节存在的问题目前市政工程的相关资料都是市施工单位来进行负责的，施工单位与建设单位负责档案的保存工作，其他参与市政工程建设的单位来辅助档案整理工作。但是就施工单位来说，其资料管理人员的水平存在很大的差距，一些工作人员的素质和能力无法满足档案管理工作的需耍，因此即便有专业的档案管理员来工作中进行协助，立卷工作的质量依旧不能够得到充分的保证。同时在进行档案管理工作的过程中，还存在着归档单位为了进一步降低案卷的数量而把不同保管期限的案卷归为一体的情况，从长远來看不利于档案库存工作的进一步优化，同吋乂进一步加大了后期的鉴定工作的难度。[2]（二）分类环节存在的问题在进行市

4、政工程建设的过程屮，一些单位的档案管理部门通常会采用将区域來作为一级类目进行档案分类的“区域一一工程项冃划分法”，但是在实际进行档案分类工作的进程中经常会出现同一个工程存在多个施工方与施工合同，工程的名称也出现了好儿个的情况，一些档案管理人员在进行档案分类工作吋往往会依据合同将同一个市政工程的档案划分到多个类目之中，这种分类的工作方式不仅打断了同一项工程中各个部分的档案的和互Z间的联系，同吋也是的整个档案整理工作的水平大大降低。（三）编目环节存在的问题在市政工程档案整理的编目环节经常会出现编目不完整准确、漏录文件附件等情况，致使档案的检索效率下降甚至出现漏检的情况。一些档案管理人员在进

5、行档案编目的过程中往往会因为嫌麻烦而只对档案的止文部分进行编冃，而对于文件中的一些附件则在编冃的过程中不大重视，甚至直接忽略。在一些查档者进行档案查询的过程中经常会因为没有对具备独立检索意义的档案附件进行编目而无法检索的情况。另外，一些档案管理人员在进行档案整理的过程中为了节约时间，加快编目的进度而将类型相同的档案划为一类统一进行编目，致使档案编目的失准率越来越高，同时还大大降低了档案的查准率，从而降低了档案整理工作的水平。[3]二、提高市政工程档案整理工作的水平的具体措施分析（一）做好市政档案的预分类工作在建设单位刚刚接收市政工程档案的吋候，此吋的市政工程档案还处于一个积累的阶段，并

6、没有编入到市政工程管理档案的体系之中，依旧处于一种无序的管理状态。在这个阶段，相关的市政档案整理人员要对工程建设产生的档案进行预分类，通过不同的工程区来把档案进行初步的划分，同时在对档案进行分类的过程中把其中有相互之间的联系的环节体现出来，通过对于市政工程档案的预分类工作来对工程档案的完整性进行初步的检查，如有需要进一步补充的部分要及吋通知相关的归档单位进行进一步的补充健全，从而进一步提升档案分类的科学性。（二）进一步改进立卷工作在进行市政工程档案整理的立卷工作时，要采用共同立卷或者是把立卷工作往后推迟的方式來对立卷工作进行进一步的优化，避免在立卷环节的重复工作。具体来说，建设单位的市

7、政工程档案管理人员要在工作中协助施工单位的资料管理人员来共同立卷，在进行立卷的过程屮，建设单位与施工单位的档案工作人员要对所建的市政工程的相关文件的内容进行细致认真的研究，在对相关的内容达成共识之后要将工程项冃的相关文件依据一定的标准划分为不同的案卷，将每一组具有很强的相互联系的文件划分为同一个案卷。通过建设单位与施工单位的共同立卷可以通过相同的立卷方法來实现市政工程建设过程中的相关文件的有效集成；同时也可以将立卷工作后置，统一将其交予建设部门