英文商务信函写作的基本知识1

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1、外贸函电Unit1FundamentalsofWritingEnglishBusinessLetters英文商务信函写作的基本知识1.1Introduction（简介）目的：掌握商务信函的写作要求、写作原则、以及信封和信函的基本构成和行文要求。1.2RequirementsforBusinessLetterWriters（商务信函的写作要求）要写就一封成功的商务信函，需要起草人具备以下条件：（1）精通英语（GoodcommandofEnglish）（2）通晓外贸理论和实务（Knowledgeofbusinesstheoryandpractice）（3）通晓术语（Knowl

2、edgeoftechnicalterms）（4）通晓人的心理（Knowledgeofpsychology）（5）熟悉推销艺术（Skillsinsalesmanship）1.3SevenGuidelinesofWritingEnglishBusinessLetters（英文商务信函写作七原则）“7C原则”，即清楚、简洁、正确、具体、礼貌、体谅和完整。1.清楚（Clarity）商务信函应使读者一目了然，没有艰涩难懂或产生误会之处。2.简洁（Conciseness）言简意赅地表达所需表达的意思，同时又无损于书信的完整和礼貌。3.正确（Correctness）正确的商务信函不仅表

3、现为语法恰当，标点符号和词汇拼写正确，还要求叙述正确、提供的事实和数字无误、写作格式规范、技巧运用恰当以及商业术语正确。4.具体（Concreteness）商务信函必须避免采用模糊、大概和抽象的词语和语句，应尽量运用具体的事实和数字，一般使用主动语态来陈述内容。5.礼貌（Courtesy）在商务信函的写作过程中，及时是礼貌之首。此外，应避免使用可能激怒、伤害对方的言辞或语气，语调上要尽可能站在客户的立场上做到互惠互利。6.体谅（Consideration）发信人应尽可能从收信人的立场来考虑问题，在分析对方会如何理解信息的基础上，提供其所需要的信息。7.完整（Complet

4、eness）商务信函必须力求完整，要包括写信人希望收信人做出积极反应的一切情况，或是回答来信所提出的全部问题和要求。1.4AddressingEnvelopes（信封的写法）在寄往国外信函的信封上，收信人和收信人地址以及寄信人和寄信人地址的书写位置，都不同于国内信封的写法，见图1-1。图1-1寄往国外信函的信封写法GeneralTradingCo.28NorthRoadBeijing100020P.R.ChinaOverseasTradingCo.52HooigrachtStreetAmsterdam,theNetherlandsＳＴＡＭＰ注意事项：（1）寄信人姓名和地址

5、应写在信封的左上角，且务必与封内地址在形式和标点上一致。（2）收信人姓名和地址写在信封中下偏右的位置，收信人的姓名和国名须分行书写。（3）寄信人和收信人的姓名和地址的书写顺序是：先写姓名后写地址。地址的书写应由小至大，先写机构名称，再依次写门牌、街道、城市、州/省及邮政编码，最后书写国名。（4）关于信件类别、投递方式及其他事项说明，写在信封左边寄信人地址下，或写在左下角。如怀疑信件能否送交收信人，可在信封最下边标明：IFUNDELIVEREDPLEASERETURNTOXXX，即：如无法投递，请退交XXX。1.5PartsofEnglishBusinessLetters（

6、英文商务信函的组成部分）1.信头（Letterhead）信头也称为信笺抬头，由寄信人公司名称、地址、电话号码、E-mail地址和传真构成。信头通常位于信纸的最上端。2.日期（Date）日期顶边写在信纸的左边或右边，距离信头三到四行。注意事项：（1）年份必须全部写出。（2）月份最好用英文全拼，不提倡用缩略式。（3）日期可以用序数词或基数词。（4）年份前要加逗号。（5）日期切忌全部用数字表示。3.信函编号（Referencenumber）给信函编号是为了便于往来书信的存挡和查阅，一般采用YourRef.（你方编号）或OurRef.（我方编号）。信函编号通常放在日期的上方或与日

7、期平齐靠左的位置，打上如下字样：YourRef.：OurRef.：4.信内地址（Insideaddress）信内地址包括收信人的姓名、头衔、单位名称、营业地址以及城市、国家名称和邮政编码。收信人的姓名和地址应和信封上的内容相同。信内地址一般在信纸左上角低于日期的地方。书写顺序是由小单位到大单位。每项内容单独成行：Mr.FrancisLawrenceVicePresidentSwintonCo.87UnicoAvenueToronto,ST9878Canada5.称呼（Salutation）称呼写在信内地址下面空两行处。常见的正