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时间:2018-10-21
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1、1。掌握外贸常规流程:业务关系建立---资信调查---询盘及回复---报价和发盘---还盘和接受--销售促销---订单及其履行---信用证---其他支付方式---包装---保险---装运---索赔与理赔---贸易方式2。牢记重点内容:一是各类信函及其回复信函的写作步骤及常用表达方式;二是函电中出现频率较高的焦点词汇及其表达方式。学习建议1Unit1FundamentalsofWritingEnglishBusinessLetters英文商务信函写作的基本知识21.1Introduction(简介)目的:掌握商务信函的写作要求、写作
2、原则、以及信封和信函的基本构成和行文要求。31.2RequirementsforBusinessLetterWriters(商务信函的写作要求)要写成功的商务信函,需要起草人具备以下条件:(1)精通英语(GoodcommandofEnglish)(2)通晓外贸理论和实务(Knowledgeofbusinesstheoryandpractice)(3)通晓术语(Knowledgeoftechnicalterms)(4)通晓人的心理(Knowledgeofpsychology)(5)熟悉推销艺术(Skillsinsalesmanshi
3、p)41.3SevenGuidelinesofWritingEnglishBusinessLetters(英文商务信函写作七原则)7C原则清楚(Clarity)简洁(Conciseness)正确(Correctness)具体(Concreteness)礼貌(Courtesy)体谅(Consideration)完整(Completeness)51.清楚(Clarity)商务信函应使读者一目了然,没有艰涩难懂或产生误会之处。例如:AstothesteamerssailingfromShanghaitoSanFrancisco,weha
4、vebimonthlydirectservices.此处bimonthly可以是twiceamonth(一月两次地)或者oncetwomonth(隔月地),存在歧义,应改为:WehavetwodirectsailingseverymonthfromShanghaitoSanFrancisco.或WehavesemimonthlydirectsailingfromShanghaitoSanFrancisco.62.简洁(Conciseness)言简意赅地表达所需表达的意思,同时又无损于书信的完整和礼貌。例如:将Weneedtoact
5、onthesuggestionsthatourcustomersofferus改为Weneedtoactoncustomersuggestions就简洁了。73.正确(Correctness)正确的商务信函不仅表现为语法恰当,标点符号和词汇拼写正确,还要求叙述正确、提供的事实和数字无误、写作格式规范、技巧运用恰当以及商业术语正确。例如:Myvisitwiththeoutsidesalesrepshowedmethatyourschedulecanchangequickly.此处yourschedule显然并非一定为读者的sched
6、ule,不妨改为:Myvisitwiththeoutsidesalesrepshowedthatschedulescanchangequickly.再例如,Thegoodssuppliedareexactlyequaltothesamples应改为Thegoodssuppliedaresimilarinqualitytothesample,这样就可避免交货时可能产生的质量方面的纠纷,毕竟交付的货物无法与样品一模一样。84.具体(Concreteness)商务信函必须避免采用模糊、大概和抽象的词语和语句,应尽量运用具体的事实和数字,
7、一般使用主动语态来陈述内容。5.礼貌(Courtesy)在商务信函的写作过程中,及时是礼貌之首。此外,应避免使用可能激怒、伤害对方的言辞或语气,语调上要尽可能站在客户的立场上做到互惠互利。例如:Thankyouforyourcorporation适用于上司对下属,如用于下属对上司就不礼貌。96.体谅(Consideration)发信人应尽可能从收信人的立场来考虑问题,在分析对方会如何理解信息的基础上,提供其所需要的信息。7.完整(Completeness)商务信函必须力求完整,要包括写信人希望收信人做出积极反应的一切情况,或是回答
8、来信所提出的全部问题和要求。例如:OurHairWashingMachinehaswonfirstprizesinfournationalcontestswithinthepastthreeyears则提供了具体的产品名称,具体的时间,具体的奖项和
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