费用管理制度【第1版】

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1、内鸟］溃料注意保存广州***贸易有限公司管理文件文件编号：第1版签发：费用管理制度1目的和适用范围1・1目的为加强广州***贸易有限公司（以下简称公司）的财务管理工作,统一各部门的报销程序及规定，提高公司管理水平，有效控制职能缺失或交叉、运行效率低下等风险，同时依据《企业会计制度》、《企业会计准则》以及相关财税法规规定，结合公司的实际情况，制定本制度。1.2适用范围适用于需向员工、公众性企业、机构支付的各项经济业务。经济业务的形式包括广义采购结算业务（含服务、修理、规费等）和员工个人报销业务，以及由结算业务所引起的借款及其核销业务。本制度适用于公司各部门、分公司（以下简称各部门）。

2、2定义2.1费用报支是指公司各项经济业务由具体发生费用的各部门按照费用种类于一体化报支系统进行录入、审核后将生成的报支清单及原始凭证移交财务部门进行报支的过程。2011年9月20日发布2011年9月30日实施3职责分工3.1费用归口责任部门和审批部门见附件1：费用管理审批流程表。3.2报支管理职责分工3.2.1财务部是报支业务的直接管理部门。3.2.1.1负责本制度的制定与修订。3.2.1.2负责报支清单的财务审核、会计核算及相关处理。3.2.1.3复核报支单据的正确性、合规性。具体包括报销单的领导审批情况，发票抬头及其他相关信息，报销项目与原始凭证所体现的实际业务是否相符等。3.

3、2.2管理部是报支业务的综合管理部门。3.2.2.1负责对报支系统中的报支小类、报支预算额度进行维护和控制。3.2.2.2严格按照公司相关管理文件审核费用发生的合理性、合规性。具体包括报销单的领导审批情况，发票抬头及其他相关信息是否正确，报销项目与原始凭证所体现的实际业务是否相符，是否缺失必要单据如购物的清单，报销金额是否超出相关制度规定额度等。3.2.2.3负责人力资源信息维护，确保员工信息、部门信息及时准确地提供给报支系统。3.2.2.4负责提供可享受手机费报销的人员、私车公用报销的人员信息及报销额度，确保信息及时准确地提供给报支系统。3.2.3各部门是本部门费用和归口承担费用

4、的管理部门。3.2.3.1负责对本部门费用和归口承担费用进行控制，并对报销业务的真实性负责。3.2.3.2员工负责在报支系统中正确录入报支清单信息并确保原始凭证的真实有效，各部门经理负责审批报支相关内容。4工作程序4.1费用报支管理要求4.1.1报支清单填写的要求4.1.1.1报支清单的报销事由须填写齐全，清晰反映报支事项内容。3.1.1.2报支清单所填报销金额须与原始凭证金额保持一致。若实际报销金额小于原始凭证金额，应于报支清单摘要处注明并由经办人签字确认。3.1.1.3报支清单附件张数应列示所附原始凭证的实际张数。4.1.2报支清单所附原始凭证的要求3.1.2.1报支清单所附原

5、始凭证应取得印有税务监制章的规范发票或由政府相关部门监制的行政事业单位收据。除手机费、私车公用费、个人培训费外，发票抬头必须填写公司全称或规范简称（除定额发票外），如“广州***贸易有限公司”或“广州***”；发票日期必须填写完整，除符合***国际《职工教育经费使用管理细则》规定的个人培训费，和《员工自备车公用管理规定》私车公用费的车辆维修费外，其余费用报支期限为自开票日起3个月以内（含）；如有特殊情况则需书面说明并经公司领导同意。发票内容要完整，大小写金额要一致，不得涂改、刮擦、挖补。发票有错误的，应当由开票方重开;机制发票除票面有专门注明手工填列处，一律不得手工填写或修改，且必

6、须加盖开票方的发票专用章(财务专用章)。3.1.2.3涉及抵扣进项税的增值税发票按公司《发票管理办法》执行。3.1.2.4发票遗失不予报销，涉及增值税专用发票遗失的，按照公司《发票管理办法》规定进行处理。3.1.2.5公司办公用品费用报支参照《林*公司办公用品降本实施细则》、礼品费用报支参照《***公司礼品管理办法》、业务招待费报支参照《南方公司业务招待费使用相关规定》、私车公用报支参照《员工自备车公用管理规定》、差旅及探亲费报支参照《差旅费、调遣费及探亲费管理细则》执行。4.1.2.6公共关系费报支附件的要求(1)在部门预算额度内的500元以下单笔业务招待费须经部门经理同意后使用

7、，超过500元的单笔业务招待费须经总经理同意后使用。(2)会议费必须在发生前作书面报告并经总经理审批同意，作为报支附件。实际报支必须有说明及费用明细；参加外部会议，支付会务费必须将会议通知等相关证明材料作为报支附件。3.1.2.7原始凭证为自制报销表单的(如职教费报销单等)须符合本公司费用专业归口相关管理制度规定，并由经办人、相关负责人或被授权人签字审批。3.1.2.8原始凭证应统一使用胶水粘贴，不得使用订书钉、大头针等固定。原始凭证应贴于报支清单背面右上角约两公分处