高效事务管理方法

《高效事务管理方法》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在教育资源-天天文库。

1、1高效事务管理方法24th-Oct-201021.忙碌的原因2.忙碌的构成3.OUTLOOK快速高效应对忙碌工作一.高效事务管理的必要性3如何更好地忙里偷闲？你很忙吗？4如何更好地忙里偷闲？日本学者关于时间浪费的调查：人们一般每8分钟会收到一次打扰→每小时大约7次→即：每天50—60次每次打扰大约5分钟，总共每天大约4小时，也就是50%其中，约3小时的打扰是没有意义或者极少有价值。同时，人被打扰后重拾原来的思路至少需要3分钟，每天就是2.5小时。根据以上统计数据，可以发现：每天因打扰而产生的时间损

2、失约为5.5小时按照8小时工作制算，这占了工作时间的68.7%5如何更好地忙里偷闲？忙碌的分类盲目忙碌针对性忙碌假装忙碌6如何更好地忙里偷闲？原因1没有合理地对所遇事务进行分类分配对等的时间来处理所有事务原因2没有找到科学实用的机制来协调团队与他人参与事务从而避免无谓的打扰导致：精力和时间投入到了应付被打断、被干扰以及对所遇事务的认识和分类当中。7忙碌的构成外在因素内在因素忙碌行业职业岗位职位策略措施8OUTLOOK的特点OUTLOOK的特点：帮助发挥内在主观因素，应对、协调、管理外在客观环境给我

3、们带来的繁杂事务和不可预知的突发事件。9OUTLOOK快速高效应对外部因素目标细分标识，防止自我沉陷促进信息交流，增强团队协作部署工作计划，应对突发事件有效排除干扰，有效控制过程10OUTLOOK快速高效应对内部因素我们总是试图同一时间多做事紧急让我们成为热锅上的蚂蚁不懂授权不能抽出整段时间连续工作111.GTD法2.ABC等级法3.四象限要素法4.目标管理法二.高效事务管理方法12GTD理念来源：来自DavidAllen的一本畅销书“GettingThingsDone”。大陆译本：《尽管去做：无

4、压工作的艺术》台湾译本：《搞定！——2分钟轻松管理工作与生活》理念：将你心中所想的所有事情都写下来并且安排好下一步的计划，你才能心无牵挂、全力以赴地做好目前的工作，提高效率。13GTD基本方法基本方法分为5个步骤：（1）收集（Collect）将你所能想到的所有未尽事宜（stuff）全部罗列出来，放入inbox。关键在于：把一切赶出你的大脑，记录下所有的工作。（2）加工（Process）将stuff放入inbox之后，需要定期或不定期进行整理，清空inbox。（3）整理（Organize）分为对参考

5、资料的组织和和对下一步行动的组织。（4）回顾（Review）回顾、检查并更新所有清单，同时规划未来一周的工作计划。（5）执行（Do）按照每份清单开始行动。14GTD的方法与流程15ABC等级法来源：帕累托法则，即：80/20法则80%的结果，来自20%的原因；20%的努力，产生80%的结果。启示：提高效率就要抓住那20%的重点！16ABC等级法STEP1：把当天的事情分为ABC三个等级。A：紧急的事情；B：重要的事情；C：琐碎的事情；STEP2：按照“紧急”“重要”来进行排序。STEP3：把排列

6、好的事情写到工作手册上，遵照执行。17四象限要素法重要不紧急重要不紧急不重要紧急重要紧急不重要紧急不重要不紧急132418四象限要素法紧急不急重要第一象限第二象限危机紧迫的问题最后期限迫近的项目会议，准备工作等准备工作预防价值筹划建立关系真正的再创造赋予能力不重要第三象限第四象限干扰，某些电话某些邮件某些报告很多临近紧迫的事情很多流行的活动琐事，打发时间的工作某些电话解闷“逃避”行动无关紧要的邮件过多地看电视时间增时间减19四象限要素法Questio

7、n1：有一些事情，如果你干的特别出色而且坚持下去，就会对你的生活产生积极的重要影响，那是什么？Question2：有一些事情，如果你干的特别出色而且坚持下去，就会对你的职业生涯或工作产生积极的重要影响，那是什么？20四象限要素法第二象限（1）加强与人沟通（2）做好准备（3）加强计划与组织（4）更好地照顾自己（5）抓住新的机遇（6）个人发展（7）增强能力21目标管理法写下你本年度的五大目标；从中挑选一项可能会对你的人生产生重大影响的目标，以它为突破口；以过去时形式写下你的所选目标，暂且当做它已经实现

8、；为实现这一目标，写下必须推进这个目标的20项措施；选择最重要的一项措施执行；重复操作，直到完成整体目标；221.信息收集2.整理信息3.执行行动4.回顾与检讨三.GTD与Outlook有效结合23信息收集1.收集网络信息（设置邮件规则、Google）(1)(2)(3)24信息收集(4)(5)(6)(7)25信息收集(8)(9)(10)26信息收集2.设置你的通信录3.接受安排的任务27信息收集4.把任务放在待办事栏5.查看日历计划28信息收集6.杂事收集7.“现实信息”整合化“P