重庆市社保业务档案整理规范

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1、附件1重庆市社保业务档案整理规范—、分类各级社保经办机构应根据《管理规范》的要求即每个年度按照档案类别、案卷类别的层次进行业务档案分类。根据重庆市社保工作情况，对以下三种业务材料的分类作如下补充说明：一是定点医疗机构、定点零售药店、药品目录、个人账户购买商业保险产品和健康产品等审核材料，归入社会保险管理类，案卷类别名称为机构目录审核材料，案卷类别代码为（10）,保管期限为30年；二是信息化管理材料，归入社会保险管理类，案卷类别名称为信息化管理材料，案卷类别代码为（11），保管期限为10年；三是档案类别增加

2、劳动鉴定类，代码为lj,包括两个案卷类别，分别为病退鉴定材料，代码为（01）；工伤鉴定材料，代码为（02）,保管期限均为50年。二、组卷社保经办人员在一个业务流程结束后，根据社保工作环节和文件材料页数，选择同一主体（参保单位、参保个人）或同一内容自然时段即一个单位或一个人、月、—个季度或—年组成—卷或数卷，附上案卷封面（见附件9）和卷内文件目录（见附件10）,完成组卷工作。案卷封面项目包括全宗名称、档案类别、案卷题名、案卷档号、业务材料形成起止年月、保管期限、业务材料件数、业务材料页数。全宗名称：立档单位

3、全称或通用简称；档案类别：《管理规范》中类别名称和案卷类别代码。例：社会保险管理类（03）；案卷题名：卷内文件题名+参保单位名称或参保人员姓名和身份证号码；案卷档号：见“编制档号”；业务材料形成起止年月：卷内业务材料办结的时间或内容针对时间；保管期限：卷内文件材料的保管期限；业务材料件数：卷内文件的件数；业务材料页数：有文字页面的页数。三、卷内排列卷内按照案卷封面、卷内文件目录、业务材料的顺序排业务材料按照业务表单在前、审核凭证在后，重要凭证在前，次要凭证在后的顺序排列。业务审核凭证排列顺序应与业务报表名

4、册中人员顺序保持一致。四、装订根据档案材料形成情况和档案数字化处理要求进行装订。不需数字化处理的文件材料，采取粘贴方式或不锈钢订书钉、钏管装订；需数字化的文件材料，在未扫描前用对纸张无害的工具装订，如：文件夹、长尾夹、曲别针等。数字化处理后可不装订，根据情况按盒、卷封装保管。装订前应对破损文件作复制或修复处理，并以A4标准页面折叠和托裱；剔除影响档案保管保护的附着物；纵向文件左侧装订，下方和装订方对齐。横向文件表头方装订，表头方和左侧方对齐。五、编制档号业务档案的案卷档号包括：行政区划代码、全宗号（或经办

5、机构代码）、年度、保管期限代码、档案类别代码、案卷类别代码、案卷号。档号编制要求为：——行政区划代码：应按照GB/T2260-2007的规定表示（见附件11）；——全宗号：档案馆给本单位编定的代码号。以三位阿拉伯数字表示，不足三位前面用0占位；年度：以四位阿拉伯数字表示保管期限代码和档案类别代码：按照《管理规范》的规定编制；——案卷类别代码：以两位阿拉伯数字表示，在档案类别内从“01”开始依次标注；案卷号：在分类方案的最低一级案卷类别内从“0001”开始依次标注；案卷内业务材料应编制页码，以三位阿拉伯数字

6、表示，在案卷内从“001”开始依次标注。页码位置在业务材料右上角20mmx20mm处,背面有正文的位置在左上角相同位置。案卷内以“件”为单位组卷的，应在卷内文件目录中标注业务材料的页数。业务档案的文件档号结构如下：□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□六、编制条码条码号由业务类别代码、行政区划代码、数据来源、文件材料类别代码、文件材料系统流水号5个号段组成，附在案卷封面右下角处。七、编目业务档案目录应包括机读目录和纸质目录。机读目录中，案卷级著录项目应包括：行政区划代码、全宗号、全宗名称、年度

7、、保管期限、保管期限代码、档案类别、档案类别代码、案卷题名、案卷类别代码、案卷号、立卷部门、立卷人、立卷日期、检查人、检查日期、业务材料件数、业务材料页数、档案室入库时间、存放位置索引、案卷状态、鉴定结果、销毁批号、备注。机读目录中，文件级著录项目应包括：行政区划代码、全宗号、年度、保管期限代码、档案类别代码、案卷类别代码、案卷号、件号、文件题名、单位代码、单位名称、社会保障号码、姓名、形成年月、页数、备注。纸质目录中，卷内文件目录项目应包括：件号、单位代码（社会保障号码）、单位名称（姓名）、文件题名、业

8、务材料形成年月、页号（页数）。纸质目录中，案卷目录项目应包括：全宗名称、年度、保管期限、档案类别、案卷题名、案卷号、业务材料件数、业务材料页数、存放位置、备注（见附件12）o编制案卷目录，应在“案卷题名”后加注单位名称（参保人员姓名和身份证号码）,并用小括号标注，以便查阅利用。八、装盒及填写备考表整理好的档案应按档号顺序装入档案盒盒内数量适中，以档案盒平整为准。不同年度、不同类别，不同保管期限的档案不得装入同一档案盒内。采取封