公文写作基础知识之一

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1、公文写作基础知识之一：公文的种类与格式[来源：本站

2、作者：原创

3、日期：2010年3月8日]公文，全称是公务文书，一般是指在管理国家治理社会的实践活动中用来办理公务、有法定效力和规范格式的应用文。关于公文的处理，中共中央办公厅和国务院分别于1997年和2000年印发了《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》，对本序列的机关公文的种类、格式、行文规则、发、收文办理、归档与保密等进行了规范。目前，不少谈公文写作的书籍大多都以上述两份文件作为依据和蓝本。本文关于机关公文写作的有关知识也以此作为基本依据。一、公文的种类所谓公文种类，

4、是指公文的制发机关根据公文的内容、性质、和所承担的任务而确定的行文形式和名称。（一）从内容性质及其作用看，公文大致可分为三类：1、专用公文。它是一定的工作、经济分析报告、商品广告等。2、技术公文。它在教学、科研、生产、基建等领域，根据公务办理的需要使用的公文，如说明书、图纸、图表等。3、通用公文。它是机关、单位根据公务活动的需要使用的公文。如计划、总结、大事记、办法、规定、条例等。2000年8月24日由国家院发布的《国家机关公文处部门在一定的业务范围内，根据公务特殊专门使用的公文。如外交部门使用的文书、照会、备忘录、护照、条约等；司法部门使用

5、的起诉书、公诉书、笔录、开庭通知书、判决书、调解书等；经济部门用的经济合同理办法》列举了13种，即命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。而经中共中央批准、中共中央办公厅1996年5月3日印发的《中国共产党机关公文处理条例》则列出了14种，即：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函和会议纪要。（二）按行文方向分，公文也大致分作三类：1、下行文。即上级机关单位向下级机关单位的行文。如命令（令）、议案、决定、通知、批复等。2、平行文。即平级机关单位、不相隶属的机关单位之间

6、互相行文。如函。3、上行文。即下级机关单位向上级机关单位的行文。如报告、请示、议案。公文最讲究的是“对号入座”，即根据发文目的和内容该用哪一种文种行文，就用哪一种文种行文，不能用错。比如说，向上行文，该用请示的，用了报告，发文目的就可能达不到。因为你的行文目的是请求上级批准或指示，而报告则是用来“向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”的文种，不允许“夹带请示事项”。而上级机关对下级机关的报告不作批复。又如，平级机关、不相隶属的机关沟通情况、商洽工作，应该用“函”，如果用了通知或者批复，对方就可以认为你是在摆架子、不尊重别人，从而影

7、响公务办理。选准文种，也是公文规范化的一个重要内容。因此，行文时，应从行文目的、内容和机关单位的“职权范围”以及“隶属关系”等方面去考虑，选择一个恰当的文种，不能错用文种。错用文种，往往会影响公务办理。二、公文的格式公文格式，指的是公文的外部组织形式。它包括公文用纸、装订与公文文面结构。公文具有规范的格式是其一大特点。公文格式，看起来属于形式问题，其实，除了书写用纸、装订等项目外，其他的项目，都和公文的内容密切相关。如公文的标题、主送机关、附件、附注、用印等，本身就是公文内容不可分割的有机组成部分。因此，在撰写公文的过程中，除了要考虑它们安放

8、在哪里、如何安放外，对它们的内容更要字斟句酌，这样才能实现公文格式的规范化、科学化。（一）公文的构成《国家机关公文处理办法》第三章，对公文格式的各个方面做出了明确而具体的规定：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。”这里明确了机关公文有18个组成部分。（二）公文的格式完整的公文格式，是由文头、主文、文尾三大部分组成。上述的18个部分，分别安排在相应的部分里。各个部分、各个项目，都要围绕着主文部分的正文

9、，从不同的方面、不同的角度，反映、传达发文机关的撰写意图，组成一个形式与内容相结合的有机系统，为公文在传递过程中能得到正确的处理，发挥各自应有的作用。1、公文格式简表份号

10、份号：000019文秘密等级

11、机密☆10年头紧急程度

12、特急部发文机关标识

13、广州市人民政府文件分发文字号

14、穗府[2005]17号签发人

15、张三

16、---------------------------------标题

17、关于开展元旦春节

18、慰问活动的通知主主送机关

19、各区、县人民政府，市直各单位：

20、xxxxxxxxxxxxxxxx

21、xxxxxxxxxx文正文

22、xxxxxxxxxxxxx

23、xxxxx

24、xxxxxxxxxxx

25、xxxxx部附件说明

26、附件：1、xxxxxxxx

27、2、xxxxx分印章

28、（印）成文日期

29、二○○五年十二月九日附注

30、附注：1、xx