办公资料管理规定要求

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1、公司办公资料归档管理规定第一章、总则为加强公司保密文件、资料、合同等信息规范管理，加强文件的收集、归档和使用，有效的保护和利用文件资料，保障文件资料的真实性、完整性、有效性和安全性，结合公司实际情况,特制定本规定。第二章、归档范围本制度所称的文件归档与管理是指在公司各项经营操作中产生并具有保存价值的文件，其中包括文件、资料、合同、账号、软盘等。主要部门归档资料管理范围：管理中心财务模块：公司各类文件、财务各类报表、标书资料、合同、协议、客户资料等管理中心人事模块：人事报表、合同、协议等管理中心后勤模块：车辆各类资料、供应商客户资料、合同、协议、宿舍住宿资料、餐厅资料等项目中心：项口运

2、作过程屮变更类文件、员工日常管理类资料等第三章、归档管理要求核实归档文件、资料的真实性、完整性、有效性检验及审核手续是否完备，归档归口部门及要求如下：(-)绝密资料保管在总经理办公室，由总经理授权给财务总监保管，单独设立保管柜；（二）一般性机密文件需要归档保管的由公司管理中心财务模块代为保管；（三）文件资料的归档按照“部门收集、集屮管理”的原则，由公司各部门经理或者授权指泄兼职人员负责各项资料的收集与管理；（四）公司设立资料室和归档资料管理文件柜，保管人对自己负责资料建立资料库，每个月月初对资料进行归档性清查,发现欠缺的必须及时补齐，防止重要文件归档出现遗漏。管理中心不泄期对各部门资

3、料进行抽查;（五）保密文件、保密资料必须在办公室内传阅，不得擅自扩大传阅范围，不得将保密文件和资料带出办公室。（六）各模块文件资料保管人员名单：序号保管文件资料级别保管地点保管部门1绝对保密文件总经理办公室财务总监2一般性机密文件资料室财务模块3归档保管类文件资料室管理中心人事模块4管理屮心车辆管理5管理屮心后勤模块6项目中心备注：所有保管柜都必须带锁，钥匙由保管人管理，保管人对保管柜内所有资料负责。（七）公司使用文件的使用要求，如有遗漏后期可申请添加:序号文件名称使用要求1总、分公司营业执照（正本、副本）总公司、分公司公章当天使用当天归档。若归还不了需与财务总监沟通确认。2合同、资

4、料原件当天使用当天归档。必须做领用记录3车辆相关资料当天使用当天归档。必须做领用记录4人事档案信息除档案信息保管人员外，其他人员需经管理中心经理审批才可查阅人事信息。5财务相关报表仅限财务人员管理与查阅6日常管理类资料保管人做好归档、借出登记第四章、执行要求（一）未按以上规定办理，未及时归档，发现有材料丢失、损坏、泄密情况的责任人按严重情况处50-1000元扣薪处理。若构成犯罪依法追究刑事责任。（二）员工调离或辞职时，不得将资料带走，其业务部门会同管理屮心将其客户资料接收、整理、归档。（三）重要资料、协议、合同等各部门应妥善保管，各使用人员必须确保资料的完整性。出现随意放置、丢弃的按

5、第（一）条考核处理。（四）重要文件、合同、资料需复印或传真时，需经管理中心核查或代为处理。