第六章 秘书任职标准与素质优化

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1、第六章秘书的办文工作学习目标主要内容思考练习本章小结通过阐述公务文书的概念、性质及党和国家关于公文规范的有关要求，理解“办文”工作。掌握撰写、收发传递、立卷归档等具体文书的办理方法和秘书“办文”工作的规范，提高秘书“办文”工作的基本能力。第一节文书的撰拟第二节文书的处理第三节针对来文要办理的事务第四节秘书“办文”工作案例第一节文书的拟撰本节要点一、公务文书的概念和性质二、党和国家关于公文规范的有关要求三、公务文书的体式秘书起草撰写公文与撰写其他文章不同，公文撰写有严格的规范要求，这是秘书在“办文”中，尤其是在撰文中必须遵守的。一、公务文书的概念和性质由于公务文书概念的不同，使其

2、具有了不同的性质。袁世凯批准“二十一条”的文书敦煌莫高窟出土的文书（一）公务文书的概念公务文书有广义和狭义两种理解。具体的内容如下（见图4-1）。图4-1公务文书的定义广义狭义公务文书的定义党政机关、企事业单位、社会团体以及一切依法成立的组织在各自的政务、公务、商务等工作和活动中代表本组织形成的规范的文书信函均可以称公文公务文书是专指国家机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书广义：这样的公务文书种类很多，随着现代社会公务交际交往和现代文字处理技术的发展，还有新的文种出现。狭义：它是传达、贯彻党和政府的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题

3、，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。一般特指在国务院2000年8月24日发布、2001年1月1日起实施的《国家行政机关公文处理办法》中明确规定的13种国家行政机关公文。《办法》指出，“行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”（二）公务文书的性质根据公务文书有广义和狭义的划分，其性质有如下的分类，如表4-1所示。表4-1公务文书的性质按定义划分公务文书的性质概念广义公务性是指以组织名义或组织领导人、法人名义发文，文书的内容是组织的公务工作和活动实用性是指公文的内容对组织贯彻决策、推行管理

4、、落实事项有实际使用价值，起实际作用规范性是指这类公文在组织往来中有约定俗成的行文语言、成文格式、文种要求等续表按定义划分公务文书的性质概念狭义政治性是代表国家行政机关行使职权，集中体现国家的根本利益职权性是代表行政机关的职权，实施管理职能。其制作的公文，所管辖的范围内，具有法定效力政策性是其制发机关所管辖的各级各类组织的办事依据。本身既在传达党和政府的方针、政策，又在贯彻、执行方针、政策传播性是信息的载体国家通过颁布以下的办法和规定来规范公文的写作和处理（见图4-2）。二、党和国家关于公文规范的有关要求图4-2党和国家公文规范的有关要求国家行政机关公文处理办法中国共产党机关

5、公文处理条例国家行政机关公文格式三、公务文书的体式《国家行政机关公文处理办法》严格规定了行政机关的公文体式，行政机关的公文应严格依法行文。其他组织的公文为庄重规范起见，也形成了相应的体式要求。公文的体式由以下四部分组成（见图4-3）。图4-3公文的体式的组成部分（一）公文的结构公文的结构可以包括以下11部分（见图4-4）。图4-4公文的结构发文机关标识发文字号公文标题附件说明成文日期正文公文生效标识受文者发文机关标识发文机关标识：其作用在于表明公文的责任者，显示公文的权威性与郑重性。通常有两种形式：一是作为文头（又称版头），多采用大号字体套红标识于公文首页上端，由发文机关的全称

6、或规范化简称加“文件”二字构成；二是作为署名，用黑色字体将发文机关的全称或规范化简称标于公文末页的落款处。联合行文时，主办机关排列在前。发文字号：作为专指性很强的文件代号，为检索和引用文、件提供便利，同时也便于对文件进行统计和管理。发文字号由发文机关代字、发文年份和发文顺序号构成，如国办发199828号，意为该文件系国务院办公厅1998年所制发的第28份文件。发文年份应写完整，发文顺序号按该年份发文的先后顺序采用大流水的方法依次顺序编写，不得出现重复或漏编的现象。一份公文只有一个发文字号，联合行文时只标注主办机关的发文字号。另外在上行文中还有签发人标识是在公文正文签注代表机关最

7、后核查并批准公文向外发出的领导人的姓名。签发在公文正本首页标题之下、正文之上靠右的位置。公文标题：一般由发文机关名称、事由和文种三部分构成。撰拟公文标题时，在发文机关与事由之间通常用介词“关于”、“对”连接，在事由与文种之间用助词“的”连接。事由应准确简要地概括公文的主要内容。文种要准确。另外题注是对标题的注解和说明。题注的写法是在公文标题之下标注。受文者：通常分为两种：一种是主送机关，即对公文负办理或答复责任的机关；另一种是抄送机关，即只需要执行或了解公文内容而不承担办理或答复责任的机关。