OA办公系统“公文发布”操作培训文档

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1、OA办公系统“公文发布”操作培训文档一、公文发布操作说明（详解）（图片请使用Ctrl+鼠标滚轴进行浏览）1.登录OA办公系统首页（oa.bfda.cn），在登录界面输入自己的用户名和密码输入已注册的用户名及密码OA系统登录地址2.在主界面公文发布区域找到相对应的工厂级公文库，并点击进入（以下以发动机工厂为例）左键点击进入3.进入公文库二级界面后，整体分为3大板块（以红色标注框划分）版块功能：对公文库中的所有文件进行查看；提示：界面右上角如果公文库中的公文数量太大，可更改“每页条数为500”这样会以每页500（最大）条为一个数量单位进行公文显示版块功能：公文库导航区域，可根据查询条件，对公文、公

2、文编号进行查询、审核等；提示：点击“我的公文”会显示所有当前登录用户起草在审的所有文档；点击“审批公文”里的“待审文档”会显示全部当前公文库中的所有待审公文版块功能：“公文模版选择建立”及“对已发布公文的搜索功能”（普通用户没有“删除”功能，大家不必尝试）1.公文发布前要先确定所使用的公文模版，现公文模版分为6种，分别为:报告、计划、纪要、请示、通报、通知，公文起草人可按照文档内容来选择相对应的流程模版注：现模版选择使用权限严格按照OA组织信息来划分，简单来说，如果登录用户为发动机工厂采购部“张三”，在公文库二级界面右上方的“新建”里也只会显示发动机工厂采购部相应的6个流程模版，开发部、生产部

3、及质量管理部的模版将没有显示及使用权限；如果用户调整了部门，请依照相关调整流程对组织信息进行变更。4.1点击公文库二级界面右上方的“新建”，选择流程模版后进入模版初选后会在此处进行显示按照起草文档内容，选择模版类型确认无误后点击“选择”4.2流程模版“基本信息”菜单应用解析（示图4-1）153244.2.1示图4-1标记1此为流程模版4种应用菜单，我们发布公文前要填写的信息分别在“基本信息”和“流程”菜单中，只要选择某个菜单，界面会自动显示出其菜单下的内容信息，相应填写就可以了；（“正文”菜单只有在选择“红头文”的时候才会应用到，“红头文”的使用权限都是指定专人使用的，我们平常在公文库中发布的

4、常用公文应用不到，在这里不做详解了；“关联文档”菜单是用户手动添加与现在发布的公文有关系的文档，这里添加的文档是指公文库里已发布的文档，本地文档不可在此进行关联）4.2.2示图4-1标记2信息项说明：文件标题（必添项）：为必填项，即公文发布后显示的标题，如果不填写标题，文档将不能正常发布及进行流程审批。拟稿人（默认项）：系统默认。紧急程度（默认项）：一般使用默认的“普通”就可以了。密级等级（默认项）：系统默认，不需要刻意更改。所属类别（默认项）：系统默认，无需更改。文件编号（默认项）：系统默认，无需更改。发文单位（选填项）：点击后面“选择”，从树状组织结构里选择自己所在的组织。录入时间（默认项

5、）：系统自动记录选择模版的时间。录入单位（默认项）：系统自动提取所在组织。关键字（选填项）：建议大家填写，可根据文档题目精炼出“关键字”，方便大家在日后在发布文档的数量基数太大时，直接对该文档以“关键字”的方式进行搜索。备注（选填项）：可根据文档内容进行相关简要说明。4.2.3示图4-1标记3信息项说明：收文单位（必填项）：可以理解为“查阅权限分配”，如不填写，文档虽然可以正常发布，但发布后只有文档起草人及系统管理员可以查看，其它人不能正常查看；增加查阅权限可以使用后面“选择”进行添加，分为2种：一种为直接以选择的组织为单位，这样在这个组织下的所有人员都可以查看该文档；如选择“福田戴姆勒”，那

6、么只要在“福田戴姆勒”这个组织下的所有人员都拥有了查阅权限；另一种是以选择个别人员进行添加的方法，可以直接在弹出的“地址本”中，以快速搜索的形式进行添加，如：在快速搜索栏输入“彭利”或“pengli”，系统会显示才出符合此条件的所有人员信息，如果出现姓名重复的人员，也可以根据下方描述的组织信息，来确定选择的人员是否正确。审批记录可查看者：不用刻意选择添加，这个一般直接根据大家选择的“收文单位”信息来划分的。4.2.4示图4-1标记4信息项说明：以上信息项大家可根据系统注解进行选择性添加，但是一般常用公文不建议大家对这些“附件权限”进行主动设置。4.2.5示图4-1标记4（重要环节）附件增加：用

7、户直接在本地电脑上用office编辑的文档，通过“增加”功能来实现“正文附件添加”，除可增加office常用的Word、Excel、powerpoint（PPT）、visio等文档格式外，也可以增加jpg、png（分辨率过高，不建议使用）等格式的图像文档。注：增加附件的总大小不可以超过10M，如果超过这个限额增加时，系统会提示“请求主体失败”，这就证明我们增加的附件大小超过了规定大小，要对增加的附