03协商沟通控制程序

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1、程序文件编号DH/CX-553-01标题协商沟通控制程序版次B/0页次1/4发布日期2011年3月6日1、目的为及时、准确地收集、传递和反馈有关信息，对内促进公司齐部门、各单位Z间的信息交流和业务沟通，对外促进与相关方之间的信息交流和协调互动，做好信息的沟通管理。2、适用范适用于公司生产过程和公司质量、环境管理体系所涉及的所有部门。3、相关文件a.《文件控制程序》b.《记录控制程序》4、术语和定义无。5、职责a.管理部负责与公司员工、认证机构、相关政府部门、废弃物处理者等进行信息交流。b.品保部负责与质量

2、技术监督部门、环保部门、计量器具管理部门等进行相关信息交流。c.营销部负责与客户进行信息交流。d.采供部负责与物料供方、运输方等进行信息交流。e.各部门负责将收集到的质量/环境适用的法律法规及其它要求信息与管理部进行传递。6、工作程序6.1信息6.1.1外部信息外部信息包括：a）地方质量技术监督局、环保局、检测站、认证机构等检测或检查的结果及反馈的信息;b）政策、法律法规、标准类信息，如产品标准、环境法律法规等；程序文件编号DH/CX-553-01标题协商沟通控制程序版次B/0页次2/4发布日期2011年

3、3月6FIc）相关方的要求、期望、评价、投诉、抱怨等信息，相关方指顾客、公司机关及生产场地所处地域屈民、合同方、供应方等；d）企业以外单位、I才I休或个人的来电、来信、来函、通报及各种媒体报道等；e）其他外部信息，如各部门直接从外部获取的冇关质量、环境等方而的信息。6」.2内部信息内部信息包扌乩a）正常信息，如管理体系方针、目标、指标、监测检查记录、内部审核与管理评审报告以及休系正常运行时的其他记录等；b）不符合信息（含潜在的），如管理体系内审的不符合报告、纠正和预防措施处理单等;c）紧急信息，如突然质量

4、、环境、安全事故、火灾、洪涝灾害等情况下的信息记录；d）其他内部信息，如培训记录、职工建议、领导对管理休系的各项批示等。6.2信息的沟通方式a）职工代表大会、工作会议、管理体系评审会、总经理办公会、生产例会等会议形式；b）文件的形式；c）公司管理体系运行情况汇报、交流会等专题会议；d）调查表、征集建议书等；e）公司各部门、各单位与相关方的沟通；D公司组织的各种相关活动。6.3信息的沟通6.3.1外部信息沟通a）各相关部门按职责要求，负责质量技术监督局、环保局、检测站、认证机构、废物收购方等监测、检查的结果

5、及反馈信息的收集，并及时传递到公司冇关部门，当监测或检查结杲出现不符合情况时，按照《纠正预防措施控制程序》处理；b）政策、法律法规类信息，由各相关部门负责收集、更新、整理，统一报到综合办公室程序文件编号DH/CX-553-01标题协商沟通控制程序版次B/0页次3/4发布日期2011年3月6日负责汇总登记、存档，具体按《法律法规和其他耍求控制程序》、《文件控制程序》执行;0）生技部、营销部、采供部负责与顾客、物资供应商、设备供应方等进行沟通，对其产品质量、环境要求施加影响，详见《相关方施加影响管理程序》。营

6、销部负责与顾客的信息联络，以满足顾客耍求。对来自上述相关方的投诉按照《纠正预防措施控制程序》处理，当对方冇要求吋，应在一周内给予解决或答复，上述相关方反馈的其他信息，可曲对应部门以《外来信息联系单》的形式传递给相关部门处理；d）各部门肓接从外部获取的其他类信息，如质量、安全环境技术、管理信息等，在一周内以《外來信息联系单》的形式按不同类别分别反馈到管理部，由其负责分类、整理，建立《外来信息台帐》，根据需要传递到相关部门。6.3.2内部信息沟通a）正常信息的处理「各部门依据相关文件的规定直接收集并传递口常信

7、息，管理部按照相应程序文件规定传递管理体系方针、目标、指标、管理方案、内部审核结果、管理评审结果，按照相应程序更新法律法规等信息；b）不符合信息（含潜在信息）的交流详见《纠正措施控制程序》和《预防措施控制程序》;0）紧急的质量信息，及时传递到管理部组织处理，生产现场发生环境、安全方面的信息,由发现部门迅速传递给公司生技部组织处理，可采用屯话、传真等方式，详见《应急准备和响应控制程序》；d）其他内部信息，提供者可以《信息记录单》反馈给管理部处理。6.4各部门要由专人分管信息沟通工作，对信息的接收、传递、处理

8、情况进行记录，分管部门每季度汇总一次各部门的《信息记录单》，不定期按照《记录控制程序》抽查信息交流情况。6.5信息交流的效果评价小沟通交流的信息要依据充分，准确可靠；b）沟通交流的信息要具冇时效性，符合各阶段的工作进度要求和相关程序文件的规定；c）各部门信息交流承办人员，应对信息接收、传递和处理情况进行记录。程序文件编号DH/CX-553-01标题协商沟通控制程序版次B/0页次4/4发布日期2011年3月6日6.6改进与反馈6