公司公文管理规定(暂行)

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1、**********有限公司公文管理规定（暂行）为了规范公司公文行文、程序及版式，使公文既统一、美观，又大方、得体，很好的体现**企业文化，彰显企业形象。根据集团相关文件规定，结合实际制订本规定：一、适用范围：本规定适用于**********有限公司与******总公司之间、集团公司***之间、其他外单位之间及公司内部各部门（项目部）、科室之间各类公文的起草、审核、传递、存档等管理。二、公文的类别：（一）按级别可将公文可分为：1、一级公文以公司名义起草、下发或上报的各类文件、会议纪要、函、通报、通知、报告、报表等，用以规范或代表全公司或跨多个部门利益行为的公文。2、二级公

2、文以部门名义起草、下发或上报的各类文件、会议纪要、函、通报、通知、报告、报表等，仅用以规范或代表某一个单一部门或某一特定范围利益行为的公文。（二）按类别可将公文可分为：1、函类（会知函或工作联系函）适用于不相隶属部门之间互相商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。其中会知函常用于*****与涉外公司之间商洽及答复问题所用，工作联系函常用于*****与集团各委员会、****各部门、*****内部各部门之间询问、协调及答复问题所用。2、文件制度类（1）公司正式文件执行“**********有限公司”唯一红字格式。文件字号为“***（×××年）××号”签发人为总经理。

3、职能部门需要面向全公司或某一方面行文时，由各职能部门起草文件初稿，经分管班子成员审核后，报总经理审定签发，以“**********有限公司文件”行文。不经签发人签字一律不得下发、发放。注：因工作需要，公司涉外与政府、行政事业单位之间的行文也执行“**********有限公司”红字格式。文件字号为“***文（或呈）（×××年）××16号”签发人为总经理，不经签发人或授权专人签字一律不得对外传递、报送。（2）部门或车间对内部人员的管理条例、细则，经部门或车间负责人签字后下发执行。3、会议纪要类以“***（×××年）第×期”下发的公司纪要，仅限班子会议、月度生产经营总结会、总经

4、理主持召开各类专题会议、主管班子成员主持召开的跨系统专题会议，不包括单个部门内部的部门会议。主管班子成员主持召开本系统的会议纪要以“**系统（×××年）第×期”形式下发。所有会议纪要必须要经会议主持人员（总经理或主管班子成员）签发后才能行文，同时必须报综合管理部统一编号下发。4、通报、通知类（1）各部门为了表彰先进，批评错误，传达重要情况和上级有关重要精神，公布阶段性工作进展情况等，都可以起草“通报”、“简报”，但必须有主管班子成员签发。若通报、简报有奖励内容的，经主管班子成员签批同意后仍须报总经理签批同意后，报综合管理部统一编号下发。（2）由总经理或主管班子成员安排的紧

5、急工作，虽涉及面较小，但仍需各相关单位配合、执行时，或者各职能部门开展的涉及整个公司范围的工作时，均可以公司名义发文，由起草单位起草，经主管班子成员或总经理签字同意后，报综合管理部统一编号下发。5、报告申请类申请、报告或请示上级领导或职能部门帮助、协调解决困难或批准事项的公文，原则上属于某个部门需要协调或管辖范围内的问题就署名该部门，但申请、报告或请示事项涉及整个公司，则可以以*****公司名义行文，逐级签批，但此类公文不以文件形式办理。6、合同报表类此类公文字体统一为宋体字，字号不做硬性要求，但必须严格按照商务合同或相关报表格式统一行文，但必须确保整体美观、大方、得体。

6、7、其他类等参照公文通用格式要求行文。三、公文的要求1、发放形式及范围（1）*****16公司文件、会议纪要、系统纪要、内容涉及人事、处罚、考核、决定、奖励的通报，以纸质和OA形式发送至*****总经理、*****班子成员、各部门（项目部）、科室（车间），必要时以OA形式发送至董事长、副董事长和相关委员会。下发后在公示栏内公示一周（如情况特殊按要求时间公示）。（2）属正常工作安排的系统纪要，仅以OA形式发至相关单位。（3）非公司文件字头的通知类公文，根据涉及内容情况，确定用纸质或OA形式发放。（4）申请、汇报、报告类公文，根据内容要求送至相关单位。备注：以上公文中的文件、

7、纪要、通报在公文的下面注明主题词和发送范围：主题词要求：突出体现公文核心的词语。如：《劳动纪律管理规定》文件的主题词就可以写为“纪律”、“规定”。发送范围包含：“报送、抄报和发至”，报送是指：发文单位的上级主管部门、领导；抄报是指：发文单位的平级部门、相关领导；发至是指公文涉及的主要规范或要求的部门。如：报送：*****领导班子成员抄报：******领导班子成员发至：各单位、各车间、各科室2、拟稿、审核及编发（1）坚持“谁管理、谁负责”的原则，即根据公司各单位职责分工，哪项业务由哪个单位管理，该公文就由哪个单位负责起草。（2）