公文管理暂行规定

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1、公文管理暂行规定1、公文定义：指与政府职能部门、项目相关单位间传送的文件，以及内部各部门相互传送的各类文件（包括会议纪要）、制度规范（不含合同类文件）。2、公文种类主要有：2.1决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，决定重大人事任免等事项。2.2公告：适用于向公司内外宣布重要事项或者决定事项。2.3通告：适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。2.4通知：适用于转发上级单位和项目前关单位的公文，传达要求各部门或员工办理和需要有关单位或部门周知及执行的事项、人事任免。2.5通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者反映重要情况

2、。2.6报告：适用于各级汇报工作，反映情况，答复公司询问的有关工作进度汇报。2.7请示：适用于向公司请求指示、批准。2.8会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项,会议纪要在会议结束后一个工作日内整理完毕，并分发相关领导及部门。3、公文管理3.1公文处理应遵循快速、准确、安全、保密的原则。公司级公文处理的主要协调部门为行政管理中心，部门间的公文传递由各部门负责，主要工作包括发文、收文、传递、批示、承办、跟踪催办、归档等工作。3.2公文的发文需按以下程序执行：3.2.1拟稿：按照专业化拟办的原则。涉及两个部门以上会稿的，由主办部门牵头拟办

3、，有关部门会签。稿件需填写《拟文稿纸》作面页，按规定要求拟稿。3.2.2编号及格式：公文字号格式和文种代号统一规定。公司级公文使用“郑铜[200x]00y”样式，各部门发出的公司统一使用部门名称的头两个大写字母加具体编号，例如招商中心发出的公文统一编号格式为：ZS-00x。所有公文拟文要求统一使用加黑宋体，主标题统一使用“小二”字号，正文主标题统一使用加黑“四号”字号，其它行为内容均使用“小四”字号。3.2.3会签：公司级的公文会签次序为：总经理-常务副总经理-副总经理-总经理助理。单独发文部门由部门负责人决定会签次序；不同部门联合发文由共

4、同主管领导决定会签次序；制度的颁发由发文单位及制度所涉及单位的共同主管领导决定会签次序。会签文件及其附件由发文部门使用《会签表》进行会签。3.2.4签发权限：各部门间知会性公文，以及各部门对内发文，由该部门负责人签发；人事任免通知，按人事管理权限签发；重要对外文件（如对政府函件），由总经理或其授权人员签发。各种签发的公文应留存原件备案。3.2.5盖章：需要加盖公司公章的公文，在会签手续完备后，按公司印章管理规定加盖公司印章。3.2.6发文：行政管理中心应对公司每份发文建立台帐，做好发文登记工作；由承办部门自行发出的公文，应在档案室办理登记、

5、签收手续。3.3收文3.3.1登记：行政管理中心收到文件后，对来文进行编号、备份（外单位来文）。3.3.2批转：行政管理中心根据来文内容、性质在《文件阅办表》上提出拟办意见并确定公文紧急程度，送上级领导批示或批转其他部门承办。3.4有关公文需经有关部门传阅的，各部门应在1个工作日内签阅完毕并送回行政管理中心；对需送多位领导传阅的公文，一般应按领导排序由前向后递送。3.5批示3.5.1公文批示时，对有具体办理事项的，批示人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他批示人签阅视为同意；没有具体办理事项的，签阅表示阅知。3.5.2批示人不能亲自批示的

6、（如开会、外出等），由行政管理中心负责电话联系，并根据电话记录代为签署意见，事后，由批示人补签。3.5.3“普通”公文应在1个工作日内批示完毕；“紧急”类公文应在5个工作小时内批示完毕；“加急”公文应随到随批，必要时可以集体商榷。如承办事项复杂，时限可适当延长审批时间。3.6承办：有关公文事项承办部门按上级公文规定或按领导批示确定；如有多个领导批示按级别最高的领导指示确定。3.7跟踪催办：行政管理中心应对由其发出或接收的每份公文建立台帐，登记公文处理情况，并做好公文催办工作。3.8立卷及归档：各部门应对公文按编号进行分类登记，并将公文的编号

7、、时间、内容、处理情况等输入电脑以便查证。公文办理完毕后，应按照公文在形成过程中的相互联系、特征和保存价值等立卷，并保证归档公文的齐全、完整、能正确反映工作情况，便于保管和利用。立卷后的公文应按公司《档案管理制度》要求移交公司档案管理部门。公文处理情况应每季度汇总送行政管理中心备案，内容包括发文、文件阅办（包括处理结果）等。4罚则4.1违反公文审批权限的，视情节程度，扣罚公文经办人50—100元，扣罚违反审批权限人100—200元。4.2收文工作未在规定时限内完成的，扣罚收文工作人员100元。4.3违反公文批示时限的，扣罚迟延公文批示人20

8、0元。