第一章 秘书学概论

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1、第一章秘书学概论教学目标1学习管理文秘的必要性2秘书的含义3秘书机构的设置4秘书的分类5秘书的职能6秘书工作的特点一、学习管理文秘的必要性1.秘书是现代社会普遍存在的一种现象，秘书发挥了重要作用秘书是为领导提供各种辅助性服务的人员，而辅助性服务所涉及的范围非常广泛，包括信息、文件、档案、会议、接听电话、收发信件等多个方面。这些具体和繁琐的工作不可能由领导来做，如果没有秘书，将很难有效地完成。2.秘书是一种社会职业无论在发达国家，还是在发展中国家，都存在着秘书这种职业，只是发展程度不同而已。作为一种职业

2、，秘书工作不分男女。今后我们可能会从事这个职业，因此要有所了解。美国：国际职业秘书协会秘书资格证书但不是所有秘书都能够得到晋升。为什么面对一样的工作机遇，一样的发展平台，有的秘书在很短的时间内平步青云，成为老板眼前的红人，进入团队的领导层；而有的秘书虽然付出很多，却依然得不到领导的青睐，甚至还沦为公司裁员的对象？显然，如何做一个好秘书，这里面的学问可谓博大精深，除了拥有足够的“硬件设施”以外，还应具备良好的沟通能力、组织能力、协调能力、判断能力、预见能力、决策能力以及随机应变能力……这些，都需要多年的

3、学习和磨炼，需要用心去想、去琢磨、去体会……3.秘书是一条晋升捷径中国目前存在的四条晋升捷径？从个人角度看，如果有机会从事秘书工作，积极和有效地为领导提供各种辅助服务，帮助领导解决各种棘手问题，将很可能得到领导的赏识，有助于今后更好更快的发展。二、秘书的含义一提到秘书这个词，你们想到了什么？国外的解释与国内学者的解释，参见教材pp.3-5。我们的定义：秘书是指身处领导机构或领导身边，以处理信息和综合服务的方式辅助领导者实施管理的工作人员。秘书与相近概念的区别在企业招聘中经常看到秘书、打字员、文书、文员

4、、助理等职位的招聘。那么，秘书与这些职位有哪些区别呢？秘书与打字员：秘书的职能是综合性的，而打字员只负责打字。秘书与文书：文书主要负责文字处理。秘书与文员：文员负责整理办公室、制作打印稿、收发信件、接待来访和出差报销等事务。秘书与主管：办公室主管是秘书，其他主管不是秘书。秘书与助理：助理往往会给领导提更多的建议，是高级秘书，如行政助理。三、秘书机构的设置秘书是一种客观现象，秘书和秘书机构普遍存在于各类组织中。1．党政机关的秘书机构（1）中央级党政机关中共中央和国务院都设有办公厅，办公厅是机关的一个综合

5、办事部门。下设局级机构，如秘书局、机要局、信访局。中共中央办公厅主任（令计划）为秘书部门的负责人。国务院办公厅只设秘书长（马凯），没有办公厅主任。（2）省部级党政机关省、直辖市、自治区党政机关设有办公厅，负责机关的秘书工作。（3）省辖市、厅、局、区、县级党政机关市、县党政机关的秘书机构为市委、县委办公室，和市政府、县政府办公室，但较大的市一般设办公厅，如广州市政府办公厅。2．企事业单位的秘书机构中大型企业设有党委办公室、厂长办公室、总经理办公室、行政部、总裁办公室等秘书机构；小型企业一般只设若干个秘书

6、职位。在高校中，学校一级的秘书机构是校长办公室，院系一级的秘书机构是院系办公室。例如，广外设立党委办公室和校长办公室，下设秘书科。广外政治和公共管理学院下设学院党政办公室。3．人大、政协、军委的秘书机构4．社会团体秘书机构直接设有秘书处，如“中国高教学会秘书专业委员会秘书处”四、秘书的分类对于事物进行分类是很有意义的，能够更具体和清楚地把握事物。对于秘书的分类，不同的分类标准，可以有不同的分类。以服务对象为标准，可分为公务秘书和私人秘书；以所从事的行业为标准，可分为企业秘书、法律秘书、科技秘书、教学秘

7、书、涉外秘书等；以职务高低为标准，可分为高级秘书（是领导成员，有决策权）、中级秘书、初级秘书。五、秘书的职能（一）秘书职能的例子1．女秘书工作——典型的一日。CAJ“女秘书工作——典型的一日”。2．广东省政府办公厅秘书处职能负责省政府、省政府办公厅文电收发、分送、校对、立卷、归档、印鉴、保密工作；负责省政府、省政府办公厅大型会议的会务组织、突发性事件处理及救助的组织联络、省政府领导内外事活动安排、日常值班等工作；负责办公厅督办事项的综合协调工作；编辑出版《广东政报》。3．广州市政府办公厅秘书处职能负责

8、市政府、市政府办公厅文（函）电收发、分送、编号、校对、立卷、归档、印鉴、保密等工作；负责市政府、市政府办公厅大型会议、重大活动的组织安排、突发性事件处理及救助的组织联络、市政府领导内外事活动安排、市政府总值班室等工作。（二）秘书的职能文书撰写文书制作文书处理档案管理信息资料工作协调沟通会务工作上司日程安排保密工作印章管理接听电话收发信件办公室管理宴请活动的组织签字仪式的组织信息发布会的组织……（三）课程内容安排第一章秘书学概论第二章秘书素养与职业道德第三