人事档案管理制度9月14日

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1、人事档案管理制度（试行）第一章目的为规范公司人事档案的管理，逐步实现科学化、制度化、系统化的管理要求,参照国家和上级主管部门有关档案管理的规定，结合公司的实际情况，特制定木规则。第二章管理范围木程序包含了档案的编号、建立、保管、借阅、更新及作废等过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。第三章档案的内容第一条就职基木信息类：入职类：应聘登记表、入职登记表、入职试卷、面试评价表和身份证、户口本、学丿力学位证书、各类资格证书复印件等。转止类：转止屮请、转止面谈记录、转止审批表等。岗位变动类：调

2、岗审批表、调岗通知单、职务变更审批表等。离职类：离职申请、离职审批表、工作交接单、离职证明存档联等。笫二条合同类：劳动合同、保密合同、补充协议、应届毕业主协议、实习协议等。第三条其他类：新员工入职培训试卷、培训心得和职位说明书、职务变动屮请、职位职务变更记录表等。第四章程序内容第一条确定文件种类为便于档案管理，根据员工的在职状态将文件分为在职人员人事档案和离职人员人事档案。第二条档案的编号□口口一□□口口文件类别文件收录年份公司代号公司代号为：九派拼音的首字母JP文件类别为：在职员工用ZZ标识，离职员工用LZ标

3、识。记录编号为阿拉伯数字,如:01,02,03例了：在职员工档案编号：JP-ZZ-2015-01-01所冇文件统一装到规格一致的档案袋内，在档案袋外侧的右上角贴上统一的标签纸，用来记录档案编号。我们选用两栏设计的标签纸，上栏用来记录入职编号，下栏用了记录离职编号。第三条档案的建立（-）在职员工档案的建立凡是新进公司的职工，人事部门都应按规定内容为其建立个人档案，并按公司管理规范统一进行编号管理。员工入职材料准备齐全后，由人事档案管理员将材料统一装到档案袋，在档案袋止面右上角填好编号，每位员工档案编号唯一。档案袋

4、首页需建立《员工档案管理目录》见附表1,方便后期档案的管理。根据员工基木信息，为员工建立电子档案，电子档案同步于纸质档案，根据档案编号要求将后六位号码作为员工工号。（-）离职员工档案的建立在员工离职手续办理完毕Z后，人事档案管理员应根据员工入职时的编号找到员工的入职档案，并将离职材料装到档案中在右上相应位置填写离职编号。第四条档案的保管入职档案和离职档案分别保存在不同的档案柜内，档案柜的钥匙由人力资源部保管。保存时要做到防潮、防火、防蛀虫鼠害、防止丢失等，每年还耍进行定期的整理和维护，可按月度或季度将期限内的档

5、案放到相应的文件盒内，分期保存，方便后续查阅。严禁任何人私自保管他人档案，人事档案管理员需确保人事档案处于上锁封闭的保管状态，不得随意提取人事档案，不得以任何形式泄露人事档案内容。第五条档案的借阅原则上，人事档案不允许私人借阅，若因特殊情况需要借阅的，要严格遵循以下原则：1.借阅档案的人员，必须有正当理由，并提交《人事档案借阅审批表》见附表2。2.借阅档案时不得有涂改、抽出、增添、圈划、污损档案的行为。3•未经批准，不得复印档案材料、不得拍照，摘抄复制的材料应办理登记手续并负责保管好，不得给无关人员翻看，更不准

6、向无关人员泄露档案内容，用完必须自行销毁。4.借阅档案需到档案室进行，原则上不得带走；特殊情况需借出的，必须在当日归还。5•借用的档案，必须保证绝对安全，耍严格保密，妥善保存，不准转借，不准交无关人员和本人翻阅，用完及时归还。第六条档案的更新这里档案的更新主要针对档案增加材料，例如合同续签等。要求人事档案管理员直接按编号找到档案，将需要增加的材料按顺序放进档案袋，不可擅自变动袋内原冇材料。第七条档案的作废档案作废仅针对离职员工的档案。根据公司的管理制度，离职员工的档案在一定期限后就可销毁了。根拯实际情况暂定为：

7、普通员工档案保存期限为两年；管理层档案保存期限为三年；总监及以上档案保存期限为五年到八年，冃档案的销毁要经过公司总经理的审批方可执行。针对作废的档案，要求员工用碎纸机将档案里的所有材料碎掉，不可擅自做其他处理，更不可私自保留。注：本制度由人力资源部享有最终解释权，制度自审批通过之日起施行。附表一:就职情况档案所含资料无□冇□无□冇□无□有□无□有□无□冇□无□冇□无□有□无□有□无□有□无□有□无□有□无□有□无□有□无□有□无□□无□有□乜表无□有□无□有□表请申职离无□冇□无□冇□无□有□无□有□:他其附表

8、二:人事档案借阅审批表姓洛部门被借阅人档案借阅原I大I:档案室内借阅：年月n星期到档案借出：档案借出时间：年月日星期档案归还时间：年月日星期保证书本人保证一定保管好档案，如果在借出过程中，发生档案损毁、遗失的情况，一切后果由我本人承担。年月日签名:部门经理签字：人事经理签字：公司总经理签字：归还档案检查情况:附表三:修订记录修订日期修订摘要修订人批准审批新建签字：签字：签字：日期：日期