文秘理论及礼仪

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1、第一章文秘概述1/30第一节文秘及文秘工作2/30文秘（一）（一）文秘概念随着科学经济高速发展，文秘专业已经成为二十一世纪中国经济发展十大需求专业之一。那么什么是文秘呢？文秘是指经过学习、掌握公关与文秘专业的基本理论与基本知识，熟悉现代文书学，文秘学的原理和方法，具有较强的写作能力，能熟练的从事文书、文秘事务工作，能进行文章写作，文学编辑和新闻写作，有较强的公关能力。最终能胜任企事业单位的文员、文秘和行政助理等文职性工作。文秘职业以后的发展是做行政、人力资源或者后勤方面的经理，或是负责自己熟悉部门的工作。3/30文秘（二）（二）文秘的类别初级文秘1、影响力和

2、辅助作用中级文秘高级文秘公关型参谋型2、素质、能力、职责秀才型专业型事务型4/30文秘工作（一）文秘的工作内容比较复杂，简单归纳起来包括以下十项：一是文书处理和撰制。在日常工作中，肯定需要各种各样的摆设工作，于是有的工作就需要有书面摆设工作，文秘人员时时要起草各种文件，做到规范化。二是调查研究。每件工作的进行都必须事先有调查，进行反复的研究，做到“知己知彼，每次打仗都不会失败。”5/30文秘工作（一）三是信息工作。现代的社会是信息社会，面对大量的信息，文秘人员要学会如何哄骗和筛选信息为自身服务，而不是成为信息的被动负担者，空有大量信息却无从下手。四是文书立卷

3、和档案办理工作。每个公司都有大量的文件，如何合理的进行档案办理，方便档案的随时查阅和调用，是文字文秘的职责地点。文字文秘必须懂得档案学的常识，对档案合理的摆设，做到档案整理的科学性。五是会务工作。会议是现代社会生活、政治生活中一种时常的广泛的活动形式。开会，同人们瓜葛极为密切；而组织摆设会议，则同文秘部门、文秘工作人员的瓜葛极为密切。6/30文秘工作（一）六是信访工作。公司与其它公司有业务交往，时时有人员来访，文秘人员就要做好接待工作。问清楚有没预约，有预约的问清是找哪位负责人。如果没有预约的，要了解有何事，找何人。如果单位的领导不方便见客，要懂得如何处理回

4、绝来访之人。七是查办工作。在工作落到实处中，作为领导的文秘，需要协助领导做好跟进和落到实处的工作。并随时向领导反映工作的进度，以便领导了解整个工作的具体情况。八是印信工作。印鉴是一个单位的重要标志，具有非常重要的作用。文秘人员要保管好所负责的印鉴。文秘人员还要做好信件交往的整理和搜集工作，有疑难题目的必须及时向领导反映。7/30文秘工作（一）九是行政事务办理。文秘人员既然助手，也是办理人员，要协助领导做好平时的办理工作。十是机要保密工作。因为文秘人员所接触的事情有些涉及秘要工作，那作为文秘人员就要有强烈的责任心和较高的思想觉悟，做好保密工作，防止秘要的泄露。

5、8/30文秘工作（二）文秘平时工作比较繁琐，作为一名文秘我们应在头脑中形成一种清晰的工作程序，根据ABCD方法，合理安排，高效的完成任务。9/30第二节文秘的职业礼仪“礼仪是加在他的一切别中美德之上的一层藻饰，使它们对他具有效用，为他去获得一切和他接近的人的尊重和好感；没有良好的礼仪，其余一切就会被人看成骄傲、自负、无用和愚蠢。”——英国哲学家约翰•洛克10/30接打电话的礼仪11/30拨打电话准备通话提纲查清对方电话，拨通电话接听时，问好，自报家门告之要找的人，将要讲的内容，简明扼要告之重复重点内容道别挂机假如不在时：1。下次再打，2留言：简要告知内容，方

6、便时请回电，自己的姓名你再拨，先道歉不在时断线在时12/30接听电话接起电话，自报家门及问候接听电话者电话铃响1—2声确认对方通话过程做电话记录核对记录→道别挂机→整理电话记录他人电话在不在传本人接电话留言不留言我的电话13/30接电话注意事项1.遵循“响不过三”的原则；2.接起电话要自报家门，注意礼貌用语；3.要做好电话记录，并能认真核对记录，5W1H原则；4.一般不在以下三个时段给别人打电话：上午8：00之前，晚上10：00以后，以及三餐之间；5.不能一边行走一边接打电话。14/30名片礼仪名片是一个人身份的象征，当前已成为人们社交活动的重要工具。因此，

7、名片的递送、接受、存放也要讲究社交礼仪。在社交场合，名片是自我介绍的简便方式。交换名片的顺序一般是：“先客后主，先低后高”。当与多人交换名片时，应依照职位高低的顺序，或是由近及远，依次进行，切勿跳跃式地进行，以免对方误认为有厚此薄彼之感。15/30递送名片的方法：递送时应将名片正面面向对方，双手奉上。眼睛应注视对方，面带微笑，并大方地说："这是我的名片，请多多关照。"名片的递送应在介绍之后，在尚未弄清对方身份时不应急于递送名片，更不要把名片视同传单随便散发。16/30接受名片接受名片时应起身，面带微笑注视对方。接过名片时应说：“谢谢”，随后有一个微笑阅读名片

8、的过程，阅读时可将对方的姓名职街念出声来，并抬头看看