会议管理教师手册

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1、会议管理学习目标:学习目标:1・知道有效会议的原则，学会使用会议组织工具2・工作中运用会议管理管理会议◊互动测试：（见附件一）1＞提问：你会开会吗？（请做一个问卷调查，给自己打分）1.我让发言者讲完他们的观点后才发言2.当我发表一个主张或观点时，我是自信的3.我出错时，我能承认4.我紧张时能控制白己的语调5.的身体语言显示白信6.每次参加会议我穿的得体7.上我仔细倾听他人说些什么8.为所参加的每次会议作好全面的准备9.我仔细回顾以前的备忘录D4DD4D4D4D4D4D4D410.我预先调查其他与会者的看法A1

2、B2C3D411・出席会议前,我知道我的R标是什么A1B2C3D412.我与其他会议着拥有共同的H标A1B2C3D4◊分值12—24分：需要全而注意你的技巧。当你参加会议时，始终要有明确的冃的，并争取达到冃标25-36分：你在会议屮表现得比较好，但某些技巧需要进一步改进37-48分：在会议中你表现得较好，但不要自满，继续为你参加的每个会议作好准备一、会议成本：❖提问：1、会议有成本吗?主要包括哪些成本？会议成本分为时间成本、直接会议成本和效率损失成本3种。会议成本是非常可观的一笔数冃，它关系到一家公司的得失成

3、败，因此万万不可等闲视乙＞会议的时间成本时间成本=參加会议的人数X（与会者的准备时间+与会者的旅行时间+会议秘书工作时间+会议服务人员工作时间）注意：如果时间成本不太宜观，处转按成金钱成本。金钱成本=开会的时间成亲X与会人员平均每小时的斎水＞直接的会议成本＞效率损失成本开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位，这有可能造成公司整体管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的损失，就是效率损失成本。效率损失成本包括以下3种情况效率揑失的3中情况：＞因不及时接听重要客户的电话而损失一大笔生意＞不能及时处理寡户的投诉而得

4、罪一批寥户＞不能及时解决自己亍榷范IS内的突发事件而停工停产二、会议理由1、提问：什么情况下要开会？哪些情况下不开会?举行任何一个会议，从根本上讲都必须有明确的理由。如果会议不能进行最有效的沟通，那么就没有必要把大家召集在一起。提供一些常见的开会的理由「■需就某项决策达成一致，或者决定团队的行动方针和计划■帮助某个人作决定■情况通报■获得或收集信息■解决需不同部门成员协调的问题■消除组织内成员的抱怨和牢骚■讨论新的构思，或创造新的想法有些情况下是可以不开会的■只涉及个别成员的主题，可以一对一处理■你没有时间准

5、备会议（组织者或参会者）■有一些更有效的交流方式，如E-mail.备忘录、电话等■拟议事项已经很明确或决议已形成，并获得广泛、一致的理解■能有适当的人选有效的解决问题■估计不会有结果（如参会者不适当，主要决策人员没到位，观点对立较强烈，相关人员正处在火头上，会议易受干扰，参会者没有积极性）作业一❖召开一次会议❖议题：厘清ABC公司管理人员的角色❖要求：设立一名观察员,观察会议召开的效率及问题❖时间：控制在20分钟以内❖描述会议召开的整个过程效率及问题及会议结论要点:辅导员点评:案例分析:李林是个非常平和的人，

6、他总是随时准备平息部门内部的各种战争。每次开会要部下讨论某项问题并需要达成一致时，这似乎就是一场战争开始进攻的信号，一组将提出计划，而其他组就要驳倒对方的计划。有些人会抛出一些想法，然后每个人都参加一场小冲突的开始，随后，“没有俘虏，消灭敌人”的战斗将是产生决定的主要手段。当他的部队最后达成协议时，李林已经精疲力竭了。而另一方面，的战士们似乎更加精力旺盛，继续向前，准备下一战役（当然是一体而已），他如何可以阻止战斗？他曾考虑过设置讨论的时间限制；或者站在某一方的立场上；或者干脆他自己做出决定。终归。他不能让这

7、种折磨人冲突继续下去了。你说能行么？提出一些建议？我们刚才的会议有没有这种现象？会议的陷阱有2/3的会议，往往不能达到本来的冃的，而且50%的时间被浪费在那些无用的会议中，其主要原因是：♦会议前期准备不充分（人员、场地等安排不妥）♦会议缺乏明显准确的FI标或意图♦没有组织好会议计划♦低效率的会议程序♦缺乏控制♦会议没有结果或结果没有被实施小王是一家公司的职员，他对公司会议有自己的一些想法，他的想法反映了许多公司会议的某些现状，值得我们思考。我敢说:尢多数的公司决议都是有间题的，甚至是错谋的！其根本原因在于：尢

8、多数公司的会议效率都很低下！很多公司往往由于以下原因，开会效率低下：❖公司的主管都不知道何时是开会的最好时机。许多重要的会都安排在周五下午开，或非要安排在事务繁忙的周一开。❖许多主管对于何时开会几乎都不征询员工的意见。这使得员工疲于奔命,甚至得延后或放弃参加其他会议。❖有些“必须到会叩勺员工，因为已经与重要客户或政府官员有约在先，根本不能出席，这使得会议讨论很难进行。而到场的人往往并非与议题关系最密