会计从业资格考试：《会计电算化》精讲笔记十二

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1、会计从业资格考试：《会计电算化》精讲笔记十二会计电算化档案管理的基本要求计算机内会计数据的打印输出和保存是替代手工记账的重要工作。采用电了计算机打印输出书而会计凭证、账簿、报表的，必须符合国家统一会计制度的要求;如果釆用屮文或屮外文対照,字迹一定要清晰。这些作为会计档案保存的资料，其保存期限按《会计档案管理办法》的规定执行。采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。一、电算化会计档案管理概述电算化会计档案包括以磁性介质存储在计算机屮的会计数据，以及计算机打印输出的书而形式

2、的会计数据，还有会计软件系统开发运行过程中编制的各种文档程序和其他会计资料。存储在计算机中的会计数据，以及计算机打印出的书血形式的会计数据，其保存期限应与《会计档案管理办法》中规定的相应会计数据（书而形式的会计财簿、报表）相一致。会计软件及和关文档资料，保管期截止到该软件停止使用或有重大更改Z后的5年。二、记账凭证的生成与管理计算机替代手工记账后，记账凭证的生成有两种方式：1•将原始凭证直接录入计算机，由计算机打印输出。在这种情况下，记账凭证上应有录入员、稽核人员的签名或盖章、会计主管人员的签名或盖章。收付款记账凭证还应由岀纳人员签名和盖章。打印

3、生成的记账凭证视同手工填制的记账凭证，按《会计人员工作规则》、《会计档案管理办法》的有关规定立卷归档保管。2.乎工事先作好记账凭证，向计算机录入记账凭证，然后进行处理。在这种情况F,保存手工记账凭证与机制凭证均可。计算机与手工并行工作期间，可用计算机打印输出的记账凭证替代手工填制的记账凭证，根据有关规定进行中核并装订成册，作为会计档案保存，并据以登记手工账簿。此外，在保证记账凭证淸晰的前提下，计算机打卬输出凭证屮的表格线可适当减少。三、会计账簿、报表的生成与管理计算机替代手工记账后，财政部对会计账簿和会计报表的书面打印有明文规定，其保存期限按《会

4、计档案管理办法》的规定执行。但财政部的规定同时考虑到计算机打印的特殊情况，在会计资料生成方血作了一些灵活规定，包括：1•现金日记账和银行存款「I记账要每天登记并打印输出，做到日清月结。现金「I记账和银行存款日记账的打印，如果受到打印机条件的限制，可采用计算机打印输出的活页账页装订成册的办法;如果每天业务量较少，不能满页打印的，也可按旬打印输出。2.一般账簿可以根据实际情况和工作需要按月、按季或按年打印；发生业务较少的账簿,可满页打印。3.在所有记账凭证数据和明细分类账数据都存储在计算机内的悄况下，总分类账可用“总分类账本期发生额及余额对照表”替代

5、。4.在保证凭证、账簿清晰的条件下，计算机打印输出的凭证、账簿中的表格线对适当减少。5.记账凭证、总分类账、现金口记账和银行存款日记账，还要按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表。6.采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计账簿、报农，并将其作为会计档案保存的单位，如果不再定期打印输出会计账簿，必须征得同级财政部门的同意。7.各单位每年形成的会计档案，都应由财务会计部门按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册。当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年。期满后，原则上应I1J财会部门编造清册并移交本

6、单位档案部门保管。8.各单位保存的会计档案应为木单位积极提供利用，在向外单位提供利用时，档案原件原则上不得外借。9.各单位对会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管、存放有序、査找方便。四、电算化会计档案的基本要求1•对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点，最好放在两个不同的建筑物内。2.采用磁性介质保存会计档案的，要定期进行检查，定期复制，防止由于磁性介质损坏而导致会计资料丢失。一般來说，软盘的存放坏境，温度4oC-50oC,和对湿度8%-83%，磁场强度

7、50奥斯特。3.严格执行安全和保密制度，会计档案不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。4.各种会计资料，包括打印出来的会计资料以及存储会计资料的软盘、硬盘、计算机设备、光盘、微缩胶片等，未经单位领导同意，不得外借和拿出单位。5.经领导同意借阅的会计资料，应履行相应的借阅乎续，经手人必须签字记录。存放在磁介质上的会计资料借阅归还时，还应该认真检查病毒，防止感染病毒。6.大屮型金业应采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据，尽量避免采用软盘存储会计档案。7.存有会计信息的磁性介质及其他介质，在未打印成书面形式之前，应妥善保管并留有副木。一般说来

8、，为了便于利用计算机进行查询及在电算化系统出现故障时进行恢复，这些介质都应视同会计资料或档案进行保存，直至其中的会计信息完全过时为止。2