企业文档管理系统的开发研究

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1、企业文档管理系统的开发研究摘要:本文从知识管理的角度提出了企业文档管理系统开发的功能目标和系统架构;分析了主流的系统开发平台和工具及开发过程屮必须注意的问题。关键词:企业管理;文档系统;软件开发屮图分类号:TP3文献标识码:A文章编号:1671-380X(2006)02-0070-03就企业何言，知识是集体的技能、经验、智慧及所学握的各种信息的综合。如何有效管理并最大限度的利用知识显然是企业在知识经济时代所面临的严峻挑战。信息技术是企业实施知识管理的利器。而基于信息技术的知识管理，首先必须对知识进行

2、电子文档化,继而进行有效的管理。因此，开发基于知识管理要求的企业文档管理系统亟具现实意义。1符合知识悖理要求的企业文档管理系统的功能冃标IBM把知识管理定义为：“系统性地利用信息、处理流程和专家技能，改进企业的创新能力，快速响应能力，捉髙企业效率和技能索质”。强调知识管理的目标在于有效的管理企业已有的知识，并使得这些知识能够方便快速的被企业员工所掌握和使用。基于此考虑，企业文档管理系统的功能目标是:帮助企业员T快速地利用企业己有的知识来解决工作屮的问题，而不是重复地思考如何解决问题。即首先解决“知道

3、如何做(Know-how)”、“知道谁知道(Know-who)”,进而解决“知道为什么(Know-why)w的问题。显然，上述功能目标的实现有赖于企业知识库的建立，即首先解决“企业知道什么(Know-what)"的问题。2企业文档管理系统所处理的对象文档化的知识是文档管理系统所处理的对象。试想，当知识无法在计算机系统屮以某种对象格式被描述和存储，也就无所谓知识的管理和利用。而文档化的企业知识主要包括以下几个方面：2.1企业正式发行的文件包括企业正在实施和已废止归档的历史文件。如企业的各项管理制度、牛

4、•产经营计划、质量控制体系文件、技术资料等。从广义上讲,还包括金业Web站点上发布的Web页而、广告、市场环境分析、合作伙伴和竞争对手背景资料等。2.2企业适用的外部文件包插和企业经营活动密切相关的现行的国家法律法规、行业标准等。2.3知识片段任何有价值,但目前还无系统化、完整化的信息都属知识片段的范畴。如对某-问题的讨论和评价、R常工作经验、客户服务经验等对企业有帮助的多媒体信息2.4专家技能企业屮的每一位专家(员工)所掌握的工作技能，是构成企业知识库最为关键的部分。必须说明的是，知识管理只有与企

5、业核心业务紧密相连，才能体现其巨人的价值。这具体表现在企业知识库中必须包含來自企业核心业务系统如ERP、SCM、CRM中的数据。3系统架构通过上述分析，作者提出了基丁知识管理要求的企业文档管理系统解决方案的设想。架构如图1所示企业知如户工儆引簞（±4雖期!平台）该架构包括以下几个重要的组成部分，具体说明如下：3.1知识门户为员丄提供统一的系统访问入口，并在此考虑实现和企业核心业务系统的集成。3.2知识管理平台提供企业知识库的管理功能。考虑到企业知识的來源、形式和管理要求的不同，在该部分应对金业正式发

6、行的文件和知识片段做分别处理。之所以将两者纳入到一个平台中进行管理，这是因为这两者虽然在处理流程上冇所不同，但都具有相同的属性。在处理流程上，企业正式发行的文件具有严格的审批流程。而知识片段一般只需发布管理，即在方便员工贡献其所寧握知识的同吋，乂保证所发布的知识对企业而言是有益的。在属性上,两者都应具有简要表，正文，版本和权限控制等属性。简要农提供文档的属性说明，如作者、部门、起草时间、发行和实施的FI期、发布対象等,其作用在于为创建对应的文档目录（知识地图）提供依据。正文是文档的具体内容。版本控制

7、的冃的在于向员工提供FI前企业止在实施的文件和授新的知识片段而不是过时的信息。权限控制的目的在于确定文档的发行对象及该对象所具有的权限，如阅读、打卬、改版等。对于企业适用的外部文件，可作为企业正式发行文件的特例川I金业指定的部门或人员不经市批流程直接发行实施，并赋子企业所有员工除改版以外的所有权限。在基础数据层面上，为提高文件和知识片段的管理和检索效率并利于系统的具体开发，应创建文件数据库和知识片段数据库川于文件和知识片段的分别存储，并在此棊础上分别实现文件地图检索和知识片段地图检索。3.3知识检索

8、提供基于文件、知识片段、专家资料数据库的全文检索。其基础是系统按指定的关键字预先建立的知识地图，即企业员T针对某一实际问题所检索得到的文档应该是彼此关联的。知识订阅的其实质是按员工事先设定的关键字实现个性化的知识地图。专家资料数据库其实就是一份详细的员工信息数据库。但该数据库应侧重于记录每一位员工的学历、工作经历、所受过的技能培训，解决工作中所遇问题的方法、过程、经验和教训及于Z对应的知识片断的发布记录等信息。3.4工作流引擎（金业协作基础平台）工作流就是一组人员为完