第十讲修炼四提高自我管理能力(下)

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1、第十讲修炼四：提高自我管理能力（下）关键工作的改进方法（二）1•卓有成效的会议管理法在关键工作的改进方法屮还有很重要的一项工作就是每个企业都会遇到的会议管理。卓有成效的会议管理法可以归纳为以下几个方面：①要开好日常的周例会。很多时候企业把内部的周例会变成了例行公事，开例会的效果也很不好。很多人参加会议的时候根本没冇为例会做任何准备，冇时候开例会大家就拿个本子过去听别人报告，而做报告的人也是照本宣科地念。在金业里，要利用好周例会的形式，在PDCAI.作循环里面，重要的问题就是确定目标、制定计划，而开会也需要这种PDCA的管理方法，解决例会的效率问题。②专题的提案会议。③会前要决定好开会的目标

2、、议题和吋间。有吋候公司的有关部门在组织会议时经常没有准备好要讨论的问题，结果到了开会的时间大家到会议室也是干着急。因为很多企业的工作者都缺乏职业的会议管理意识，企业没冇一整套科学的、卓有成效的会议管理办法。如公司现在决定开会，让张三去通知各个相关的部门,如果张三冇足够好的职业意识，就会马上向上级确认开会是要讨论什么问题和内容，都需要准备些什么，会议大概会开多长的时间。这种秘书助理或办公室主任以迅速的提问法从领导那里确认下来开会的目标、议题和时间以及参与会议的相关人员。但是很多企业对开会这种事情处理得都太随便，领导要开例会，让秘书去通知他人，等大家到场之后聚在-•起像往常一样坐一坐也没有任

3、何实质性的结果。【案例】有一次我参加一个国内客户的会议，邀请了国内的几个广告、公关和品牌公司一起开会。金业最初是希槊把大家当成一家人，坐到一起彼此讲出观点和看法,还可以互相批判，达到弄出创意的结果。这个愿望看起來很好，这个企业的领导也很有魄力，他的想法是既然來的公司是要竞争抢到这个项目的，所以每家公司要都像参加锦标赛那样耍露一手，又因为都是专业性的公司，谁也不希望输掉这场比赛。但是大家更多地是讲自C的观点，而口不愿意被别人指出不行的地方,因为大家都是同行，都是做第三方的服务工作，互相之间不大可能去当面拆对方的台，令对方难堪。这种会议一般不能当作讨论会议来开，因为大家的时间都很宝贵，只要把任

4、务和目标下达下来让下而的人做好针对目标和任务的工作报告就可以了。如果只有两方到三方很小范围内开会才是决策会议，如大家针对一个问题进行讨论，大家的观点互相碰撞，范围越来越小，问题就容易解决。但是如果召开三十号人左右的大规模会议，人们说话的时间有限，很多人宁可不说话，说了话可能也会受到别人反驳，这样的会议开了很久也没右什么好结果。现在所冇的大公司里面都有很多的大小会议室。在企业里面开会有很多的学问，一个企业要考虑到开会占用了多少的企业时间，④参会者要为会议做出贡献。很多时候，开会担心出现的情况就是有-•两个人在前面念经，其他人则支住耳朵坐在一边听，最后念经的和听经的都没有得出什么有价值的结果。

5、很多成功的民营企业家对处理开会的问题很有一套。有的老总很忙，在会议上处理问题做出决策的速度很快，绝对不会拖沓。有的企业家也是工作效率极高，企业里的重大事情决策上自我做岀判断，干净利索，这样才能够很准、很快地抓住稍纵即逝的市场机遇。【案例】当吋我给-家民营企业做咨询的吋候，发现这家企业老总的办公室跟平吋见过的有些不同。很多老总的办公室的隔壁还有一个会议室，好一点的办公环境就是会议室和办公室可以相通，中间隔着一扇门。但是在这位老总的办公室里面只冇一张办公桌，与办公桌相靠的就是一张会议桌。而且他的办公室里而没冇沙发,不管进来的是客户述是下屈，进办公室Z后就谈工作，遇到紧急的事情马上打电话通知大家

6、来开会，很快就做岀解决问题的结论。这家公司高效的开会方式不仅体现在老总的办公室里面，在公司其他部门也是一样。如公司成立的独立营销汽车事业部，决定把这个事业部建设成未來的销售渠道。公司做岀了投资建设规划，把营销总公司放在深圳，还耍把销售网络体系建立起来成为一种区域优势。公司的老总原來计划把公司搬到上海的松江，我们给他做咨询建议的时候，咨询师去公司给老总做汇报，他边听我们汇报边做记录，听完一段Z后觉得某句话很重要他白己就记下来，当我们的咨询报告做完Z后他已经做好了决策，旁边的秘书也己经打出了会议纪要，这种高效的开会方式和秘书快速的文字处理能力在很多公司都很少见。相比Z下，很多公司的人经常忙忙碌

7、碌却没有达到任何效果。企业里很重要的一个开会问题就是参会者要为会议做贡献，现在很多会议的参会者只会为会议贡献噪音，开会的吋候手机铃声不断响，也没有严格的会议制度可遵循，一个电话打进来就在开会中途跑出去接电话了，还冇就是在开会的时候埋头发短信。企业里的会议状态如果是这样，那这家企业的经营效率肯定非常低下，在市场上要竞争过他人会很艰难。【案例】我在2000年到创维集团做副总裁参加公罚的销售会议，当时这个销售会议从上午开到晚上