挖掘Outlook的日历与计划的功能

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1、挖掘Outlook的日历与计划的功能王主任自从出差回来，每天都把工作安排得满满的，雪儿一个劲儿地叫苦，说搞得大家丢三落四、忘东忘西，头儿天天有借口训我们。前儿天我又忘记了给公司的报表，挨了批。后来听冰雪儿说，可以使用OfficeXP中0utlook提供的日历与计划来提醒日常工作安排，看来真得试试了，免得总挨训〔二安排约会首先来安排一个约会，启动MicrosoftOutlook后，点击左侧面板的［日历］按钮切换到FI历视图（如图1）o视图左边是当天的时间段。在右上方选择区域可以切换当前日期，右下方是日

2、程表，在这里可以安排一天的活动。图1建立一个约会的方法是，点击［文件］-［新建］-［约会］命令，打开建立约会对话框（如图2）,在这里可以设置会议主题、地点、开始和结束吋间，并且要选中“提醒”选项，设置好提醒的时间。如果要自定义此约会或会议的提醒声音，单击后面的［喇叭］按钮，然后选择要播放的声音即可。此外，还可以根据需要设置好约会的联系人，以及类别等消息。^1012dQfit^ljl耐QKffllVIC_qm>^iQ«）占ii加

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7、按钮保存此次约会。图3宇飞提示：通过设置约会事件，可以安排一天中需要提醒的活动，使用起来非常方便，而且还可以定义提醒时间、日期等。创建约会的方法还有：选定一段时间，单击鼠标右键，再单击快捷菜单上的“新建约会”或“新定期约会”命令也可以。小组日程很多情况下，都是由一个小组来共同完成一项任务，那么就要充分利用小组口程来安排工作进程和会议，这样就可以看到许多人或资源的联合日程了。MicrosoftOutlook允许创建并保存多个小组日程，每个都显示一组人或资源。比如一个小组日程可能包含部门内的所有雇员。首

8、先来创建一个小组FI程，单击工具栏的［日程表］按钮打开“小组H程对话框”，单击［新建］按钮后，在对话框中输入小组日程的名称，然后单击［确定］。在打开的小组中（如图4）,单击“添加其他人”，选择“添加自通讯簿”或“添加公用文件夹”，然后选择名称或公用文件夹，单击［确定］按钮。在小组日程中可以安排会议、发送邮件等，只要点击［安排会议］按钮，在打开的选单中选择相应的命令即可。完成小组设置后，保存并关闭即可。查看小组日程很简单，单击工具栏的［日程表］按钮，在列表中选择要查看的小组日程后单击［打开］即可。删除

9、小组口程可以选择需要删除的小组口程，然后单击［删除］按钮。=爭5如

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11、MO：i*ne»a■]宇飞小结：这次我们介绍了如何使用Outlook安排约会以及小组口程的使用，充分使用这些功能，不但可以加强个人事务的提醒，对于公司内部的会议、团队协作都能起到良好的协调作用，更加有利于工作效率的提高。呵呵，自从使用了FI历功能，王主任一直没有抓住我的把柄，这儿天他还纳闷呢，怎么他无论安排什么工作，大家都没忘呢？嘿嘿，用冰雪儿的话说，人算不如天算