浅谈如何加强电子档案管理及利用

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1、浅谈如何加强电子档案管理及利用［摘要］现在，纸质档案逐渐被电子档案取代了，电子档案的时代已经来临。人们的日常工作中使用电子的档案数量也在逐渐的增多，为了使得人们的工作可以正常的进行，对于电子档案的管理工作也在逐渐引起人们的重视。加强对电子档案的管理就是为了方便以后工作中对电子档案的利用，为了使得电子档案可以最大化地发挥它的作用，一定要做好相关的工作。［关键词］电子档案管理利用目前在人们的工作中，电子档案的作用越来越重要，人们对于电子档案的建立也是非常的简单的，这是这种简单方便快捷的优势，使得电子档案的数量正在逐渐的增多

2、。电子档案是电子文件以及相关的资料，并且是具有保存价值的电子文件。正因为电子档案的重要性，所以一定要做好电子档案的管理的工作。现在正处于信息技术快速发展的时代，档案的电子化正在越来越明显。但是由于人们对于电子档案的管理和利用并没有给与充分的重视，在电子档案的管理理念和管理的方法上一定就存在着一些问题，为了解决这些问题，在电子档案的管理工作中，一定要及时发现问题，并解决好出现的问题，使得电子档案的管理可以更好的实现。、关于电子档案的用途相对于传统的纸质档案，电子档案更具有一些优势，人们在使用电子档案的过程中，可以体验到电

3、子档案的方便与快捷的特点。而且，电子档案在查找资料的时候具有纸质资料无法可比的优越性，电子档案在查找资料的时候，可以对要查找的资料的准确率给与保证。电子的建立和使用都是需要使用相应的信息技术的基础之上，所以，要想使用电子档案就一定要熟练的掌握必要的计算机知识。现在，人们对于电子档案的利用主要体现在以下的几种。1•提供复制。电子档案的利用，主要体现在电子档案的复制的功能，电子档案的复制，主要是档案的管理部门向档案的使用者提供原始档案的复制品，这种复制的过程既不会使档案的管理部门失去档案，还可以使档案的使用者获得原始的数据

4、。档案的管理部门在向档案的使用者提供档案的时候应该使得档案的模式可以使使用者可以充分的利用。2•通信传输。电子档案的通信传输是指电子档案的使用者无需到达电子档案的管理部门去复制需要的电子档案，可以通过网络在网上进行电子档案的传输工作，这样不但可以省去电子档案使用者到达档案管理部门的时间，还可以促进电子档案在不同的部门之间的利用效率。3•直接利用。电子档案的利用，不一定要在档案管理部门复制或者是在网上就行传输，档案的使用者可以直接登录档案管理部门的网站，在网上直接找到要用的档案，这样就可以对档案进行直接的利用，这样做不但

5、可以电子档案的安全性得到保证，还可以使得电子档案的使用者在使用电子档案的时候，更加的方便，节省了去档案管理部门的时间和档案的传输时间。二、电子档案管理的意义在一些单位只重视纸质档案的管理工作，对于电子档案的管理工作根本就没有给与充分的重视，这样就使得一些企业缺乏对电子档案的管理工作的重视态度。对于企业来说，做好电子档案的管理工作是十分的必要的。1•使用电子档案，可以减少企业的开支。对于传统的档案管理而言，电子档案的使用，可以明显减少企业在档案管理方面的开支，这主要是因为，传统的档案管理中，可能会有很多特殊材料的档案资料

6、，例如一些易碎的档案资料，这些资料在管理的时候，就必须安排很多的人员进行管理，而且，在管理的时候还要做好档案在损毁方面可能出现的风险，这样就使得传统的档案管理十分的复杂。在现在，人们利用计算机和网络等技术，就可以实现档案的管理工作，这样就可以使得在企业的档案管理方面有了快捷的管理手段，利用计算机和网络技术对于档案进行管理，可以快速的找到要使用的档案，而且还省掉了档案的在立卷和查找方面的困难，这样对于档案的管理人员来说是一件非常好的事情，这样不但可以减轻管理人员的劳动强度还可以减少企业在这方面的人力和物力的投入。2•企业

7、使用电子档案，可以提高企业的服务质量。企业实行档案的管理的目的就是为了给档案的使用者提供高效和快捷的服务，电子档案的出现可以使得传统的档案管理工作有一个质的变化，电子档案相比较传统的档案管理而言，有着很大的变化，电子档案可以实现大量的信息都存储在计算机里，而不需要进行纸质档案的建立，这样就使得在对档案的使用方面可以非常的快速，使得企业在进行服务的时候更加的快速。三、做好电子档案管理和利用的主要方法1•建立档案利用制度。要建立档案利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动

8、，使档案收集更为及时，保证电子档案的及时更新，更好的满足电子档案利用者的需求，并做到电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。2•规范档案利用方式。电子档案的利用不能够无原则，应该根据利用者的情况而定，并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下，对内容不是完全开放的电