公文知识汇总

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1、第一章文件8/25/20211学习目的和要求：全面认识文件。理解文件的概念，明确文件的属性、功能与效用，认识文件的分类意义，掌握文件分类的主要方法、文件的功能及其表现、文件稿本的区别。掌握文种的用法与特点，认识各文种的含义、性质、用途，掌握文种选择的依据，正确选用文种。认识公文格式标准化，掌握党政机关公文格式。8/25/20212第一节文件的概念与属性8/25/20213文件的概念文件的属性文件的功能与效用文件的概念8/25/20214文件是国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。一、文件的定义法人及其代表形成公务文件，个人一般形成私人文件。形成原因

2、不外乎两个方面，反映了公务和个人活动的原始记录。信息符号表达方式和文件载体是多样化的。根本属性。8/25/20215二、公文的定义公务文件，简称公文。公文的形成者：国家机关、政党、社会团体、企事业单位及其法人代表，必须是依法成立的。公文的效力：内容在形成者法定职权之内就具有法定效力。公文的体式：1、公文的文体，包括体裁（说明为主，兼有记叙和议论）、结构、用语等；2、公文的格式，详见本章第三节。公文的形态：作为正式外发文件，目前还是以纸质为主。8/25/20216文件的概念文件的属性文件的功能与效用文件的属性8/25/20217一、文件的特征文件是形成者在社会活动中为了一定的目的而形成的，文件

3、的内容直接与形成者的活动相关；文件是有特定体式、名称的信息记录；文件是同时具有原始记录性、针对性、有效性、凭证性、实用性、传递性等性质的信息记录。8/25/20218二、公文的特征公文是由法定作者制成并向一定的对象发布；公文必须反映与处理公务活动；公文是由法定作者制成并向一定的对象发布；公文具有合法性、权威性、强制性、时效性等性质。8/25/20219文件的概念文件的属性文件的功能与效用文件的功能与效用8/25/202110一、文件的功能1、记载功能文件的多文种、多类型是文件记载功能的各种表现形式2、凭证功能主要通过文件的有效性来体现，文件的内容则是凭证功能的实质所在4、存储功能文件物质材料

4、质量是基本条件，科学管理与保护是根本保证3、传递功能传递是文件发挥效用的重要步骤之一8/25/202111二、文件的效用现行效用历史效用1、文件在其形成时即具有现行效用；2、文件的效用是法定的；3、文件的效用具有不等性（强弱、作用范围、有效期限）。存史作用查证和参考作用文件的现行效用公文的现行效用1、记录与凭证依据作用；2、规范与行政约束作用；3、领导与指导作用；4、知照与联系作用；5、宣传与教育作用。源于文件作者的合法性现行效用在效力上的不等决定历史效用的大小每份公文都具有的作用，其它作用则要具体分析指文件转化为档案后所具有的作用指文件形成时所具有的现行执行效用8/25/202112第二节

5、公文的分类与种类8/25/202113公文的分类公文的种类公文的分类8/25/202114一、含义文件的分类是指按某一标准或从某一角度将某类文件与其它文件区分开来。便于文件按不同情况、不同要求分别处理、管理与保管。不会影响文件本身的性质和作用。8/25/202115二、总体分类根据形成和作用的具体公务活动的领域的不同通用文件：各类国家机关和其它组织在工作中普遍形成和使用的文件，如：命令、通知、计划、请示等。专用文件：一定专业机构或在一定专项领域内根据特殊需要专门形成和使用的文件，如：审计文件、会计文件等。科技文件：在生产、科研、基建等活动中形成和使用的文件，如：工程图纸、实验报告等。8/

6、25/202116二、总体分类根据信息表达方式的不同文章式文件表格式文件图形式文件图像式文件声音式文件8/25/202117二、总体分类根据物质载体的不同纸质文件磁介质文件，如：录音文件、录像文件、磁盘文件等。感光介质文件，如照片文件、影片文件、缩微文件等。8/25/202118传递方向三、通用文件的分类上行文：向所属上级领导、指导机关报送文件；平行文：向无隶属关系和指导关系的其它机关送达的文件。下行文：向所属被领导、被指导的下级机关送达文件；8/25/202119内容性质三、通用文件的分类规范性文件：以强制力推行的用于规定各种行文规范的文件，如条例、办法等；领导指导性文件：指由领导指导机关

7、制发的用于颁布政策、规章，指导、指挥、布置工作，阐明领导指导原则和具体处置意见的文件，如命令、指示、通报、通知等；公布性文件：可直接公之于众的文件；陈述陈请性文件：指由被领导被指导机关向所属上级机关制发的内容为陈述情况、汇报工作、提出建议、答复询问、请求指示或批准的文件，如各种报告、请示等；商洽性文件：各类函件；说明性文件：可作为专门凭据的文件，如各种证书、证明、协议等。8/25/202120涉密程度三、通用