财务报销支出和报销单据管理规定

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1、有限公司规章制度/流程文件财务报销支出和报销单据管理规定目的:为加强有限公司(以下简称“公司”)财务报销管理,节约费用支出,规范报销程序和单据合理合法性,根据公司实际情况,特制定本规定。适用对象:本规定适用公司所有员工一:财务报销支出管理规定(一)差旅费支出管理规定1.1.1定义:本规定中差旅费是指员工因公司业务在差旅途中所发生的交通费、住宿费、交际费、餐费等。1.1.2差旅费报销流程1.1.2.1为及时核算公司所发生的费用,要求差旅费发生后应当及时报销,差旅费发生一个月之内仍未报销的财务有权拒绝报销。1.1

2、.2.2填写费用报销时明确项目,金额,事由事项写在备注栏中。填写完毕后,经部门领导审批后传给财务部走报销流程。(二)招待费支出管理规定1.2.1定义:招待费用指因公招待、宴请、赠送客人、客户所支付的餐饮、住宿、礼品等费用。1.2.2招待费遵从先审批后报销的原则,招待费发生前,必须填写《招待费申请单》,明确招待原因,对象,招待人数,陪同人数,招待方式,是否领用招待用品,及金额。未经申请发生的招待费由经办人自行承担。1.2.3无法及时填写申请表的,可以用其他方式请示批准,事后补办申请表,不补办申请表的不予报销。1

3、.2.4不得利用公款进行部门之间的宴请活动。1.2.5申请金额一事一用不得套用,挪用。1.2.6报销流程和原则1.2.6.1业务招待费发生后一周内到财务部报销费用。1.2.6.2报销前填写《招待费明细支出表》和《费用报销单》,报销时发生部门的领导对发生的费用进行审核,核查费用发生的合理性及必要性。1.2.6.3报销所附的表格票据等必须齐全,合法,规范。1.2.6.4报销金额超过申请额度的必须有相关批准文件,并将文件打印做为附件一起交给财务,否则对于超支部分不予报销。1.2.6.5招待费采取“谁发生,谁报销”的

4、原则,不得代报。(三)办公费支出管理规定1.3.1定义:办公管理费是指为日常生活中办公而发生的费用,如购买文具、报刊订阅、名片印刷等。1.3.2办公费由行政人事部管理,日常开支由行政人事负责。1.3.3办公费采取实报实销原则1.3.4常规性的办公用品和低值易耗品购置由各部门提出申请,填写《申购单》经部门领导审批后,统一由行政人事部负责采购和管理。1.3.5行政人事部购买物品后一周内凭《申购单》和税务发票进行报销。(四)员工福利费支出管理规定1.4.1定义:为提高员工积极性,促进公司稳定和谐团结而开展活动或发放

5、物质,资金发生的开支,如员工餐费、节日费、员工宿舍发生的支出费用等。1.4.2日常福利费报销应填写《费用报销单》,附有正规的发票等,有物品采购的还需要有正规的税务发票和签字验收的送货单。1.4.3临时性福利是指公司日常福利外,为员工发生的医疗费、医药费等间歇性费用。1.4.3.1临时性费用发生时申请人填写《福利费支出申请单》。1.4.3.2员工医疗费报销有社保局赔付部分,应以发票总额扣除社保局赔付金额后报销。报销单据应同时附发票复印件及社保局赔付确认函。1.4.4员工宿舍发生的支出费用如租金、水电费、宿舍维修

6、等,一般由行政人事部负责报销管理。1.4.5需要支付给个人的员工福利费一般以转账方式支付。1.4.6以现金发放的福利费必须要有员工本人的签收表。(五)推广费支出管理规定1.5.1定义:推广费指根据公司经营策略与推广方案,投入的促进公司生产销售和提升公司知名度而产生的费用。包括活动推广、广告费用、赞助费等。1.5.2推广费需要先审批后发生,发生前填写推广费用申请报告,审批表要注明预计费用发生的明细,想要达到的目的等。1.5.3报销推广费用时,需要完整齐全的有效资料做为附件。(资料详细内容见下)分类项目提交资料广

7、告类电视广告推广费申请、发票、合同、播出证明网络广告推广费申请、发票、合同、播出证明(截屏或链接)报刊杂志硬广推广费申请、发票、合同、样报促销类活动推广推广费申请、发票、合同、照片礼品采购推广费申请、发票、合同、照片(六)其他费用支出管理1.6.1定义:企业发生的除上述之外的费用,如汽车费,维修费,装修费,培训费等。1.6.2汽车费用:公司为汽车发生的保养费、维修费、加油费、保险费、年审费等。1.6.3维修费:对公司各类设备进行维修所发生的费用,1.6.3.1行政人事部为维修费用管理部门,人事部有义务和责任及

8、时维修好设备,对不同的维修劳务提供方进行比对并选取最优方进行合作。1.6.3.2维修前,设备归属部门告知行政人事部,人事检查设备,若系认为故意损坏,则由损坏人员支付维修费用。1.6.3.3维修遵从先内部再外部,即若内部员工有能力维修好设备,则由内部员工修理。否则联系外部专业维修公司。1.6.4装修费:因工作和业务需要对公司的整体格局,墙面地面等进行维护装修所发生的费用。1.6.4.1当公司根据策略和

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