5 OA办公管理系统应用价值体现

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1、企业为什么要上OA系统?公司为提升管理水平，近年来先后建设了财务管理系统等应用，对于员工提高工作效率，提高公司的综合管理能力，发挥了一定的作用。　　但随着企业运作对信息化水平要求的不断提高，上述系统已经无法起到提升办公效率，提高公司的综合管控能力的作用，突出表现在以下方面：n公司分支机构分散，各地拥有多个分支机构，迫切需要摆脱时间和地域限制，实现协同办公、分布式办公和移动办公；n不能实现业务流程和审批流程的电子化，缺少高明透明的办公机制，对工作进展、文件处理情况等缺乏监管机制，需要建立规范的办事流程；

2、n缺乏知识共享能力，业务资料、工作报告、培训资料等，都分散存储，没有进行集中管理，资料经常丢失，经验得不到传承，无法对信息资源进行高效管理和利用；n公司缺少一个多元化的沟通平台，难以开展话题讨论、意见征集、经验分享、技术交流等文化建设工作n系统各自独立，没有实现应用集成，造成资源重复浪费。针对以上不足，公司计划建立覆盖全集团的企业信息门户、知识管理以及办公管理平台，实现集中式管理并期望实现以下功能：n实现单点登录，避免用户要记住多个系统密码，同时便于授权管理；n能够和主流应用系统整合；n实现信息与知识

3、的共享，加强沟通与协作；n实现移动办公，提高工作效率和质量；n便于升级扩容，并容易实现分级管理；n实现公文流转电子化，规范企业流程运作并提高企业运作效率；n形成健康、积极的文化氛围、增强组织的凝聚力。 --第5页共5页--OA系统客户应用效果分析1．规划与目标（1）沟通企业信息通过邮件系统、信息共享系统、个人事务等系统的组合应用，企业可以轻松建立起企业的信息沟通渠道，让信息在企业中高效有序的流动。例如通过匿名讨论组，让分布在各地的企业成员畅所欲言，通过电子公告板，将企业的方针政策等信息迅速发布给企业的

4、每一个人。（2）协同企业的工作通过公文流转、文档管理、资源管理、沟通平台、图书资料等系统的组合应用，企业可以快速建立起企业的工作协同机制，使得工作可以在多个部门、多个企业成员的共同努力下顺利完成，而参与工作的部门和成员并不处于同一地理位置上。（3）促进无纸化办公通过工作流、文档管理、个人事务等辅助支持系统的应用，企业可以逐步扩大办公无纸化的进行，将大量重复烦琐的文书工作迁移到电脑上，让计算机自动处理，从而大大节省相应的人力、物力、财力资源，企业可以将这些资源投入到更有意义的生产、经营业务中去。2．实施

5、与控制OA项目在集团领导和信息部的领导下，组成专门的项目小组，负责OA项目的实施、测试、上线运行、验收和人员培训的全过程。在做好需求调研和分析的基础上，制定出系统的指标体系、数据库结构和安全规范，完成系统设计、开发、集成工作。与此同时要建立办公信息系统的网络及计算机设备平台，完成基础数据资源的整理。建立符合办公自动化系统运行的办公程序，完成企业员工的培训，建立系统运行的技术保障体系。严格对使用人员反馈信息做好记录，对系统进行评价，不断改进系统、完善系统。编制完整的项目文档，包括需求调研报告、系统设计说

6、明书、系统测试报告、用户操作手册和培训教材。--第5页共5页--3．运营与管理办公自动化不同于简单的自动化设备,各种办公自动化软件的成功应用，需要参与企业运作和管理的领导和全体员工的重视，同时也需要得到社会各界的支持,是一次全范围办公方式的革命，在整个项目的推广应用过程中，针对企业自身的特点和现状，较好地解决了OA系统应用中的一些关键问题：（1）通过规范的系统管理和用户管理，保证了系统的安全性为确保OA系统的安全，严格按照业务流程确定用户角色，根据用户角色确定相应的权限以此来保证系统的安全性。系统管理

7、员通过系统日志分析和服务器系统巡查，随时监控系统的运行状态，防止系统异常或宕机。（2）解决和完善企业OA的相应规章制度OA系统不同于一般的管理软件，它处理的电子化公文存在法律效力的问题，目前国家尚无这方面的立法或适当的规定。同时，企业也需要建立和完善各种规章制度，保证OA系统的正确运行，使工作人员能接受和使用软件。在运用软件的管理过程中，应当有一种制度对人为的方式进行管理，才能保障OA系统的正常运行。（3）自动化与手工操作的矛盾OA系统应用过程中引入的计算机管理系统，必然会对现行的体制产生影响，尤其是

8、现行的手工公文处理方式已经运行几十年了，有一套完善的制度和行之有效的方法，企业员工也习惯了这种公文处理模式，要一下子改变原有的工作方式和习惯，应用计算机进行公文处理，确实会在一部分领导干部和工作人员之间产生疑问和抵触情绪。因此，做好宣传工作，转变观念，统一认识，是企业推广应用办公自动化的必要条件。4．效果与价值通过OA项目的成功实施，推进了企业内部信息知识的培训和普及，对信息观念有了更深刻的理解。同时把大家的工作理念、工作作风、工作方式统一起来，提升了整