长期会议服务协议最终定稿

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1、长期会议服务协议甲方：地址：邮码：电话：乙方：地址：邮码：电话：甲乙双方本着平等自愿的原则，经协商一致，就乙方为甲方提供长期会务服务的相关事项，签订合同如下：第一条主体资格乙方应具有国家认可的经营资格和专业人员，有能力完成甲方委托其办理的组织会议事务和物料采购等事宜。第二条会议安排甲方在每次会议前向乙方发出会议服务费用明细，经双方授权代表确认后，该订单具有约束力。乙方应开始着手该次会议的准备工作。采购订单应包含下列内容：会议名称、会议日期、地点、人数、住宿地点及其他双方要求的内容。第三条服务内容乙方所提供的会议服务主要包括以下内容：1.代订会议与会人员的住宿酒店；2.代订用餐，包括酒店用餐

2、，酒店会议用餐，旅游用餐，酒店宴会等；3.代订会议室，安排会议过程中的后勤服务；4.会议各项必须物料采购服务；5.代办机场接机及/或旅游活动。6.代为垫付甲方预付款不足部分的住宿、餐饮、接送等会议活动的费用。具体的服务内容以双方最终确认的采购订单和会议策划书为准。第四条费用乙方应当根据甲方的委托事项，结合会议议程，制订费用细目（具体规定在会议方案书中），该费用细目应当包括以下内容：1.酒店费用；2.餐饮费用；3.会议室费用；4.旅游费用；5.接机送机费用；6.全程会议跟踪服务费用；7.会议各项必须物料采购明细及费用；8.机票费用。根据双方约定，除非特别指明，乙方制定并提供的费用预算不包含以

3、下款项：1、各地机场建设费；2、会议过程中发生的甲方个人费用：如个人伤病医疗费；行李超重费；会议住宿期间的洗衣、电话、电报和个人的饮料及酒类费；私人交通费；自由活动费用；寻回个人遗失物品的费用与报酬及在会议中因个人行为造成的赔偿费用等；Page4of43、甲方自行投保的保险费：航空人身意外保险费及甲方自行投保的其他保险的费用。如乙方认为实际费用将超过预算，应提前三天通知甲方，未获甲方书面同意，乙方应按预算执行，并不得影响服务内容和质量。第五条结算方式1、所有费用以最后发生的实际情况在甲方原已批准的预算范围内结算，除非甲方事先书面同意，所有费用和/或总费用不得超过采购订单或会议方案书中的预算

4、。2、如甲乙双方对合同约定义务的履行无异议，乙方已提供甲方符合约定标准的服务，款项在会议服务完成后、甲方收到乙方书面付款通知并审核无误后30天内付清。3、甲方要求乙方提供增值税普通发票。第六条甲方的权利和义务1、甲方享有知悉乙方服务的真实情况的权利。甲方有权要求乙方提供会议时间表，提供乙方服务价格、住宿标准、餐馆标准、交通标准等旅游服务标准等有关情况。2、甲方有权经合理通知时间（5个工作日）对乙方提供服务的真实性等予以核查，包括但不限于在乙方场所查阅与服务有关的文件、记录、票证等资料，乙方需予以充分的和完全的配合。3、甲方享有人身、财物不受损害的权利。4、甲方享有要求乙方提供约定服务的权利

5、。甲方有权要求乙方按照合同约定和会议进程时间表安排会议和活动。5、甲方享有自主购物和公平交易的权利。6、甲方享有自主选择自费项目的权利。7、甲方享有依法获得赔偿的权利。会议过程中，甲方的权利受到法律保护，甲方可以要求赔偿。第七条乙方的权利和义务1、乙方所提供和安排的会议服务应符合国家标准和行业标准的规定；2、乙方应当在会议开始之前，向甲方书面通告会议的准备情况，并就可能发生的变动及时通知甲方；若此种变动造成增加费用或甲方损失的，应由乙方负责支付或赔偿。3、乙方代理甲方及甲方与会人员办理会议所需的手续时，应妥善保管甲方的各项证件，如有遗失或毁损，应立即主动补办，并承担补办手续费，因此导致甲方

6、或/和甲方与会人员的损失，乙方应承担赔偿责任；4、乙方应为甲方提供高质量会议服务，服务人员由乙方组织提供；5、甲方与会人员在会议中发生人身伤害或财产损失事故时，乙方应做出必要的协助和处理。如因乙方原因导致甲方与会人员人身伤害或财产损失，乙方应承担赔偿责任；6、非因乙方原因，导致甲方与会人员在会议期间在酒店或搭乘由乙方安排的汽车、轮船、索道、缆车等公共交通运输工具时受到人身伤害和财产损失的，乙方应协助甲方向提供上述服务的经营者索赔；7、在本协议期间及本协议终止后3年内，乙方应对依本协议而获悉的甲方商业秘密进行保密，不得为任何目的使用或向第三方披露。商业秘密指甲方在产品、技术、财务、营销、销售

7、、客户等方面的数据和信息；第八条会议的取消及违约责任双方在就某次会议签署并确认了采购订单和会议策划书后，如果有下列情况的，甲乙双方分别按下列规定承担违约责任：1.乙方的违约责任：a.因乙方原因造成会议不能按期举行，乙方除需在通知甲方之日起7天内全额退还预付款外，还需承担以下违约责任：(a)乙方在约定的会议开始之日前提前7天以上（含7天）通知甲方的，乙方应在通知甲方之日起7天内向甲方支付该次会议总价5%的违约金；(b)Pa