员工档案管理制度规定

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1、员工档案管理规定第一章总则第一条为加快建设现代企业制度，规范员工的档案管理，变静态的员工管理为对员工成长过程的动态跟踪，避免因员工档案遗失或职工隐私泄露，给企业和员工带来的风险，有效的保护和利用档案，提高科学管理水平，特制订本规定。第二条员工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招聘、调配、培训、考核、奖励、选拔和任用等工作过程中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，是全面的考察员工的依据，是公司档案的组成部分。第三条本规定适用于公司全体员工。第二章机构和职责第四条员工的档案由

2、公司的人力行政部负责管理，人力行政部设专人管理员工档案。第五条公司员工失踪、合理流失或出国不归者，其档案由公司人力行政部管理。第六条人力资源档案管理人员的职责（一）保管员工档案；（二）收集和整理员工档案资料；（三）办理员工档案的查阅、借阅和传递手续；（四）登记员工工作变动情况；（五）为有关部门提供员工情况；（六）做好员工档案的安全、保密、保护工作；（七）办理其他有关事项。第一章档案的内容第一条公司员工档案的内容和分类（一）岗位招聘申请单；（二）应聘者登记表（三）个人简历（四）初试评估表；（五）复试评估表；（六）部门接

3、收确认单；（七）《聘任书》；（八）《员工试用期报告单》；（九）身份证复印件（或户口本复印件）；（十）学历证明、职业资格证书复印件；（十一）《承诺书》、《职业道德及反欺诈行业准则》；（十二）《员工手册》签收单；（十三）《离职证明》；（十四）包括但不限于员工入职后的各类人事变动及奖惩情况等相关资料；（十五）《劳动合同》。第二章档案的收集、保管和销毁第一条公司人力资源部对员工进行考察、考核、培训、奖励等所形成材料要及时收集并进行整理，保持档案的完整。第二条人事资料收集、归档后、人事管理专员在档案目录上详细填写员工姓名及档案

4、资料清单等内容，依据档案材料分类目录顺序排列，各种资料分类装订并注明收集人的姓名。第三条人力资源档案管理人员负责将员工档案按部门编号统一管理，并登记《档案存放登记表》，建立《员工档案目录》，以便在需要的时候能及时查询。辞职、辞退员工的档案单独保管。第四条凡是归档的材料必须各部门认真考核、鉴别，保证材料的真实、文字清晰、手续齐备。材料须经各部门负责人和分管领导签字后归档。第五条按规定需要销毁的档案材料，必须经公司主管档案工作的领导批准。第六条档案目录和档案的样式、规格实行公司统一的制作标准。第七条严谨任何人以任何理由私

5、自保存他人档案和利用档案资料营私舞弊。对违反规定者，视情节轻重，严肃处理。第一章档案的提供利用第十六条因工作需要查阅和借用档案，须遵守下列规定：（一）查阅档案须经部门负责人的同意，并签字确认。（二）档案除特殊情况外一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应事先提交报告说明理由，经部门领导批准，严格履行登记手续，并按期归还。（三）任何个人不得随意查阅或借用非本人的档案。（四）查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。对违反者，应视情节轻重予以批评教育甚至纪律

6、处分。（五）因工作需要从档案中取证的，须请示部门负责人批准后才能复制办理。第一章档案的转递第十七条公司员工辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，员工人事档案的保存期限为两年，从离职申请表中核准的日期为依据计算，对超出保管期限的档案进行统一销毁。第二章附则第十八条本规定自下发之日起执行。第十九条本规定未尽事宜，将在以后的工作实践中予以完善。第二十条本规定由公司人力资源部负责解释。