员工档案管理规定.pdf

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1、员工档案管理规定第一章总则第一条为了有效地对员工的人事档案进行妥善管理，保证档案的完整性，防止档案丢失、损坏，使公司人事档案管理规范化、制度化，特制定本规定。第二条本规定适用于天津远大联合汽车贸易服务有限公司及远大中盛、远大国贸、远大盛赢（天津）等合资公司。（其它合资公司参照执行或根据本规定制定本公司的相关档案管理制度）第三条人力资源管理部负责起草、制定、修改和完善公司员工档案管理规定，负责本公司员工档案管理工作的监督落实，公司各部门（事业部）及合资公司应严格按照此规定执行。第二章员工档案的分类第四条根据档案内容和性质不同，员工档案分为两类，即员工人事档案和入职后公司自

2、行建立的员工信息档案。第五条员工人事档案即国家统一界定的人事档案，人事档案收存员工的履历、自传、鉴定（考评）、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等方面的有关文件材料。人事档案记录员工个人成长、思想发展的历史，是员工个人信息的储存库，可概括地反映员工个人全貌。第六条员工信息档案即公司人力资源管理部自行为员工建立的人事信息档案，其记载着员工在本公司履职经历，仅供公司内部人力资源管理需要使用，与员工人事档案不具有等同性。第三章员工人事档案的管理第七条员工人事档案可划分为在职员工人事档案、离职员工人事档案及外派经理人事档案三类，具体管理内容如下：1、在职员工人事档案管理

3、新入职员工办理转正手续成为公司正式员工后，按公司流程调动其人事档案，人事档案由公司委托上级劳动部门保存，档案调动流程如下：（1）员工在转正当日填写《用工登记表》；（不同区域的劳动部门用工登记表不同,根据员工所在单位归属的劳动区域来填写相应的登记表）（2）由人力资源管理部负责档案管理的人员携《用工登记表》去人力资源和社会保障局开具《商调函》，员工领取《商调函》并在一周内将其档案提交至人力资源管理部；（3）人力资源管理部负责档案管理的人员每月最后一周将员工档案汇总，提交至人力资源和社会保障局，由劳动部门审核并存档，存档费由公司负担；2、离职员工人事档案管理（1）员工办理完离

4、职交接手续后，由人力资源管理部为员工开具《解除劳动合同证明书》及《人事档案转移通知书》（一式两份，员工和公司各保留一份）；（附件1）（2）公司于每月底为离职员工办理退工手续。手续完结后，公司代管档案义务结束，员工的人事档案转为个人名义存档，存档费由个人负担；（3）员工离职后应在30日内办理人事档案转出手续，如未按规定时间转移档案，由此产生的后果由员工本人承担；3、外派经理人事档案管理（1）外派经理包括：外派合资公司总经理、财务经理和人事经理（2）外派经理人事档案须统一保存在合资公司指定的人事档案的委托管理机构；（3）合资公司在确定人事档案委托管理机构后，须在5日内向联合

5、汽贸人力资源管理部门报备；（4）外派经理转正后，由合资公司人力资源管理部门负责档案管理的人员按照当地档案存放流程将转正员工的档案保存至人事档案委托管理机构，并须及时将档案委托管理机构的存档证明提交至联合汽贸人力资源管理部门备案；自存档之日起，存档费由合资公司负担；（5）外派经理离职时，在其办理完离职交接手续后，由合资公司人力资源管理部门负责档案管理的人员将其离职交接手续提交至联合汽贸人力资源管理部，并经联合汽贸人力资源管理部人力资源总监确认、复核后，合资公司负责档案管理的人员才可以正常为离职员工办理退工和人事档案转出手续。第四章员工信息档案的管理第八条员工入职后公司人力

6、资源管理部即为其建立员工信息档案，包含但不限于以下资料：1、基本资料：包括个人简历、笔试试卷，户口本（首+本）、身份证、毕业证、学位证及各类资格证书复印件、原单位的离职证明、一寸照片等个人资料；2、《应聘申请表》、《录用通知单》、《员工登记表》；3、劳动合同和其他补充协议；4、转正，岗位、职务变动，薪酬调整等人事异动相关资料；5、各类奖励、处罚材料；6、离职申请书、《员工离职交接流转单》、《解除劳动合同证明书》、《人事档案转移通知书》、离职谈话记录等资料；7、其他相关资料。第九条员工信息档案建立1、人力资源管理部负责档案管理的人员须在员工入职后5个工作日内，为员工建立信

7、息档案，每位员工信息资料须独立存放指定档案袋，并按员工所在部门（事业部）分类归档、存放。2、在档案袋封面建立《员工信息档案目录》（附件2），明确记录档案存放内容及件数，确保员工信息档案的完整性。第十条员工信息档案中的材料应按照材料生成的时间先后顺序，由远及近依次排列，并编写页号，有利于新材料的继续补充。第十一条员工信息档案编号1、为方便员工信息档案的日常管理与查阅，人力资源管理部负责档案管理的人员须进行员工信息档案编号；2、为确保编号的唯一性，档案编号采用以部门（事业部）为单位，按照《员工花名册》序号进行编号并排序，编号规则如下：一级代码