应用文写作之商务信函

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1、环球时代英语专业考研MTI翻译硕士专四专八日语考研等中文商务信函的写作格式中文商业商务信函的写作格式  　　如同一般信函，商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。  　　(1)开头  　　开头写收信人或收信单位的称呼。称呼单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。　　(2)正文  　　信文的正文是书信的主要部分，叙述商业业务往来联系的实质问题，通常包括：  　　①向收信人问候；  　　②写信的事由，例如何时收到对方的来信，表示谢意，对于来信中提到的问题答复等等；  　　③该信要进行的业务联系，如询问有关事

2、宜，回答对方提出的问题，阐明自己的想法或看法，向对方提出要求等。如果既要向对方询问，又要回答对方的询问，则先答后问，以示尊重；  　　④提出进一步联系的希望、方式和要求。  　　(3)结尾  　　结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。  　　(4)署名  　　署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右

3、下方位置。以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。 (5)日期  　　写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的日期很重要，不要遗漏。外贸信函的结构（1）信封。信封一定要写得准确、整洁，是写信封的基本要求。但英语和汉语在地址的写法上是截然不同的。    英文信封的基本格式是（美国式）：    THETENTHNATIONAL    BANK，Stamp    101WallStreet，    NEWYOR

4、K5．N．Y．，    U．S．viaair     mail    Mr．Liming，    No363，RenminRoad，    ChongQing，630000环球时代英语专业考研MTI翻译硕士专四专八日语考研等    China    这是英文信封的通常写法。按照中文习惯，则是这样的：    630000    中国重庆人民路363号：贴    邮票    李  明先生收    美国纽约市第5邮区·华尔街101号第10国民银行寄    由上例可见，英文和中文信封写法的最明显的区别，是收寄信人的先后排列

5、不同。英文信封是先在左上角写上寄信人的名址（这是美国式写法，英国式写法往往将寄信人名址写在信封的左下角。），在信封正中写上收信人名址。在名址的排列顺序上，是先写收（寄）信人的姓名（名称），第二行写住址的门牌号、街名，第三行写城镇名称及所在地区的邮政区码，第四行写州名、国家名称。我们所熟悉的汉语信封写法和这就大不一样了。需要注意的是，我国由国内发往国外的信件，邮电部门规定有统一的外函信封。其要求是，信封的正面写收信人名址，背面写寄信人名址。收信人名址应用英文书写，寄信人名址除国名用英文书写外，均用中文书写。  （2）

6、信头。商贸英文书信与中文书信不同的一个特点是，在信纸的开头必须首先写上信头，即寄信人的名址和写信日期。而在中文信件中，这一部分是放在书信的末尾的。这是英文书信的固定格式。通常，信头写在信纸的右上角，先写寄信人名址（与信封上写法一样），再写写信日期。但也有写在信纸正上方和左上角的。如：    例一：    150KensingtonRoad    Brooklyn，NewYork12②，N．Y．③    June101985    例二：    Established1900    TELEPHONE：CHICAGO

7、ENVELOPECOMPANYCABLEADDRE    SS：    CALUMET42512901-2917INDIANAAVENUEENVELOPECHICAGO    Ref．No．  CHICAGO，ILLINOISCODESUSED：    March161982ALLCODES    RENTLEY’SPRE    FERRED    注：实例中央上面Established1900是指该公司创立于1900年。因公司的历史悠久，可证明公司的信用良好，所以常常被采用。中间大写的是公司名称“芝加哥信封公司”

8、和公司所在地“伊利诺斯州，芝加哥市印地安街2901-2917号”。左边的细小字（Telephone）是电话号码，Ref．No（等于CorrespondenceReferenceNo．）是“信件编号”，其用途是便于索引，按此号码可将信件归案存档，因而又可称为“索引号码”。右边的细小字（CableAddress）电报挂号，用于发收电报。这个公司只有“ENVELO