15章 公共关系的专题活动 姜庆丹

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1、第十五章公共关系的专题活动公共关系专题活动作为公共关系实务的一部分，是组织在公共关系理论的指导下，根据组织不同发展阶段的需要，配合组织的整体发展目标，专门计划和实施的公共关系工作的总称。本章将对常见的公关专题活动进行介绍。第一节会议的组织工作会议属于领导者的职能范畴，但是会议的组织和文字工作通常是由公共关系人员来承担的，公共关系人员必须掌握会议组织的规律和方法，做好会务工作。一、会前工作（一）拟定会议计划会议召开之前需要根据工作需要和领导意图拟定会议计划，对其必要性、重要性、可行性进行论证。有的要报请主管领导审定，有的要报上一级

2、领导机关备案。（二）制定会议预案在会议召开之前，必须周密、细致地制定会议预案，以保证会议的顺利进行。会议预案应明确下列内容：1．会议名称正式会议必须有一个恰当、确切的名称。俗话说：“名不正则言不顺”。会议的名称要能概括并显示会议的内容、性质、主办单位、时间、届次、范围等。2．会议主题会议主题即议题，议题是会议所要讨论的题目、所要研究的课题、所要解决的问题等。议题必须具有必要性和重要性，又必须具有明确性和可行性。因此每次会议的议题应该尽可能集中，不宜过多过散，尤其不宜把许多互不相干的问题放在同一会议上讨论，使与会者注意力分散，不利

3、于问题的解决。3．会议时间会议时间有三种含义：一是指会议召开的时间；二是指整个会议所需的时间；三是指会议的具体时段分配。会议召开的时间要考虑多种因素。首先是“需要”，如每周一次的工作例会，通常放在周末。其次是“可能”，即最好是选择每位与会者都能参加的时间。再次是“适宜”，会议所需的时间应尽量紧缩，会议组织者应尽可能准确地预计需要的时间，并在会议通知中写明。会议的各具体时段以1小时左右为宜，如果需要更长时间，应该安排中间休息。4．出席人数出席会议的人员应具有必要性、重要性、合法性。必要性是指与会者必须是与会议直接有关的人员，符合会

4、议确定的范围；重要性是指与会者虽与会议没有必然的、直接的关系，但却有利于会议的进展或扩大效果；合法性是指有些重要的会议，与会者必须具有合法的身份和资格。5．会议工作机构及其职责分工一般来说，大中型会议应成立相应的会议筹备委员会，明确其职责分工，做到人有专职、事有专人。既分工负责，又协同配合。在会议秘书长统筹下的会议工作机构通常有：（1）秘书组：负责会议的文字工作以及领导在会议期间交办的事项。（2）资料组:负责各种会议文件的印刷、保管、发放、回收以及会议文件的汇总、归档等。（3）组织组:负责与会人员编组、签到以及代表选举、代表资格

5、审查等事宜。（4）宣传组:负责会议的宣传报道以及文化娱乐、摄影摄像等工作。（5）后勤组:负责会议票证准备、会场布置、会间住宿、用车、生活用品供应、票务预订等后勤保障工作。（6）保卫组:负责会议的安全保卫工作。6．会议地点会议地点既指会议召开的地区，又指会议召开的具体会场。为了使会议取得预期效果，选择会议地点要进行综合考虑。国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等各种因素；专业性会议，应选择富有专业特征的地区召开，以便结合现场考察。具体会场的选择则应根据会议的人数、内容、会场设施、交通条件等情况确定。7．会议的其他活动如表决、

6、发奖、参观、文娱活动等会议的其他活动，也应列入会议预案。（三）准备会议文件会议文件有两大类：一类是供会上学习参考的文件资料，如有关的政策法规、方针计划、交流材料、专业性或技术性资料等。另一类是会议本身所需的文件。如开幕词、工作报告、领导讲话、会议须知等。文件材料不宜过长，在会前应准备妥当，有些重要文件还要做好登记和回收工作。（四）发送会议通知会议召开之前都要发出通知，邀请性会议要发请柬或邀请函。无论是口头通知还是书面通知，都要做到及时、准确、明晰、简要，防止重发、错发或漏发。会议通知应写明下列内容：会议召开的时间、会期，会议地点

7、，报到地点与时间，会议名称和主要议题，参加人员范围，入场凭证及需携带的材料，接站及行车路线，其他要求等。有些会议为准确统计与会人数，以做好准备，通知应提前7天以上并附加回执。（五）布置会场会场是会议举行的具体场所，会场管理是会议准备工作的重要环节。会场的要求总体上是：整洁、明亮、安静、大小适宜、设施齐全。会场布置包括主席台布置、座位排列、会标及花卉陈设等，基本原则是朴素大方，体现出会议的主题和气氛。一般来说，会议厅的前方安排主席台与讲台，主席台用长方形桌，台前可放置花卉，使主席台整体上显得色彩和谐，舒心悦目。台上方或后方悬挂会标

8、。讲台不宜过大过高，应与讲话人的身材比例协调。面对主席台的是与会者席位，应有桌有席，便于放置文件和做记录，席位之间不应太挤，便于进出活动。研讨会、座谈会可将桌椅排成半圆形或小方块形，席前除文件、资料外，可放置饮料、水果。（六）排列座次座次包括主席台座次和其他与会