亚沙会案例分析

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1、第三届海阳亚沙会开闭幕式项目管理案例项目背景亚洲沙滩运动会是亚洲规模最大、档次最高、影响最广的沙滩综合性体育盛会之一，亚洲沙滩运动会(AsianBeachGames)与亚洲运动会、亚洲冬季运动会、亚洲室内-武术运动会、亚洲青年运动会并列成为五个亚洲最高级别的综合性体育赛事，亚奥理事会全部45个国家和地区都将参加。第三届亚洲沙滩运动会于2012年6月16-22日在中国山东省海阳市举行，本届亚沙会共设7个比赛区，共有沙滩排球、沙滩卡巴迪、沙滩手球、沙滩足球、沙滩藤球、沙滩篮球、龙舟、滑水、动力滑翔伞、公路轮滑、木球、攀岩、帆板等13个大比赛项目，49个小比赛项目。赛事参与人员中约有1500名

2、运动员、750名随队官员、800名技术官员、2600名媒体记者，开闭幕式工作人员、演职人员和观众达2.2万人。赛会安保人员、各级赞助商、亚奥理事会五大赛事举办国（地区）观摩团、赛事志愿者、工作人员总数量约2万人。概括照片见图3.4-1。海阳第三届亚洲沙滩运动会组织委员会简称为亚沙委，亚沙委负责运动会的接待、财务、竞赛、安全、医务、外事、电视广播、艺术表演、建筑工程、活动计划、运动器材和保险等事务。组委会设置文秘行政部、对外联络部、体育部、新闻宣传部、媒体运行部、工程和环保部、市场开发部、运动会服务部、人力资源部、财务部、监察审计部、文化活动部、信息技术部、法律事务部、安全保卫部、医疗卫生

3、部等16个内设机构。图3.4-1第三届海阳亚沙会概括照片开闭幕式项目管理1项目管理目标为全面统筹开闭幕式的筹备与运行管理，随着开闭幕式团队人员的逐步到位，在2011年12月发布的全委工作计划的基础上继续深化和细化，共同研究修订完成《开闭幕式团队工作计划》，共计553项工作任务，并开展定期跟踪监控预警。通过开闭幕式当日运行组织规划，确保各项工作无重大差错和疏漏，确保各类客户群抵离进退有序、安全平稳，确保各项赛事和大型活动的成功精彩。开闭幕式团队工作计划的编制过程强化了各子团队协作精神，理清了团队之间的工作接口，明确了主责单位与协助单位的职责。工作计划成为开闭幕式团队工作指南，成为领导调度整

4、体工作的依据，成为计划跟踪的基本依据。2项目管理内容对于政府主导的大型活动，项目管理是“一把手”工程，它是一种管理体系，有几十种方法和技能，全部使用比较复杂，北京驭时公司针对大型运动会特点总结出一套行之有效、直观简单的项目群图形整合管理体系，主要包括三个方面：首先要建立层次分明、指挥统一的组织架构，包括决策指挥层、统筹协调层、业务执行层三个层次，二是梳理所有业务口工作，明确接口和要求国，编制全局统筹的整合推进计划，三是定期进行计划的监控预警，及时发现执行过程中的问题，评估存在的风险，前置性解决问题，四是规划当日运行流程，从时间、空间进行统筹，对各类客户群的运行流线做出精密安排。3项目管理

5、过程开闭幕式团队组建了专业的项目管理团队，其中有参与北京奥运会、广州亚运会、深圳大运会的项目管理专家，还有各团队指定的项目管理员。运用项目管理的方法，与各团队负责人、业务骨干和部分专家一起，从领域、团队、事项三个层次理清团队工作范畴和工作层次，针对各筹备领域的重点、节点、交叉领域工作，以赛事筹备与场馆运行为目标，进行系统、全面的分析梳理，详细分解工作步骤，推演任务的合理性与可行性，发现任务漏项，修正了信息的不对称。过程包括：一是计划统筹与整合：建立计划统筹管理制度，梳理开闭幕式各子团队工作计划，形成开闭幕式全过程总体计划；二是监控预警：建立监控预警机制，实现监控预警常态化管理，跟踪各项工

6、作进展情况，及时预警重大问题；三是当日运行规划：以开幕式、闭幕式当日运行为目标，以客户群为核心，将所有工作按流程进行精准编排。4项目管理作用结合地方实际运用项目管理方法科学制定工作计划，可作为今后体育赛事的借鉴，团队工作计划是整个筹备与运行的行动指南。整个编制工作历时一个多月，共经过10多次的修改、调整与完善，形成11个子团队工作计划，共涵盖52个项目、553项任务，它是各团队开展工作、制定单项工作方案的依据。计划中所涉及的工作事项都将进入今后日常项目管理的调度通报范畴。项目管理的影响不仅限于直接参与该工作的人员，对整个团队开展和推进工作都带来显著的作用。具体作用如下：（1）决策统筹。工

7、作计划和当日运行方案作为开幕式运行活动的总纲，是各项活动的行动指南，为各级领导全面掌控开闭幕式各项信息，为各子团队梳理、细化内部执行流程发挥了重要作用。（2）经验指导。开闭幕式团队的工作人员分别来自各机关，对于开闭幕式工作经验甚少，项目管理团队通过培训、指导等多种方式协助各团队梳理工作计划和当日运行方案。（3）团队合作。在项目管理团队带领下，各子团队也逐步进入积极的筹备状态，进一步理清思路，细化了团队的执行流程，并通过演练逐步完善。