总经办工作规范及标准

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1、13总经办工作规范及标准一：会议工作管理实务1、会前准备工作1.1、总经理的相关会议需要事先了解会议的目的，会议规模，与会人员名单，出席会议的对象，明确会议口号、资料。时间、地点、日期，会议的议程、主要内容、主题、执行人、主持人。还要会议资料、设备和场地的要求，会议组织的步骤。1.2、将要求每项工作都做好记录，留有备份，会议当天要带在身边。1.3、准确地拟定会议的议题、名称、规格、和标准。1.4、合理地拟定会议议程、日程和预算经费。1.5、掌握选择会议场所的程序，选择并预定合适的会议场所。1.6、掌握会场座位的排列方法和会场布置方式，精心布置会议现场。1.7、及时通知参会人员，准备会议文件和制

2、作会议证件。1.8、安排电话会议和视频会议，减少会议开支。2、会间组织服务工作2.1、安排与会人员签到，统计到会人数和缺席人名单，引导到会人员就坐，以便与会人员找到座次。2.2、安排会议发言，抓紧催交发言稿和掌握发言稿印刷情况，以保证发言稿能在发言前复印妥当并提前送一份给发言人。2.3、做好会场后勤保障，适量放些钢笔，纸张，以备应用，会议期间应有饮水等供应2.4、按规定出席总经理、副总经理主持的会议，并作会议记录和纪13要2.5、检查清理会场和整理会议文件。2.6、传达会议决议，撰写会议总结和结算会议经费，估会议效果。2.7、应根据领导的意图，按照会议的性质，确定摄影的规模和参照范围，联系好摄

3、影师，安排好摄影位置。2.8、搞好现场指挥，以保证大中型会议集体摄影活动有条不紊的顺利进行。2.9、做好会议的特殊情况的处理，如变更会场，调整议题，增加会议人员等，所以要求工作人员始终在场，采用应急措施，做好临时调度工作。3.会后组织处理工作3.1、整理好会议记录编发会议报告和整理会议纪要的依据。3.2、印发会议纪要和决办事项通知，会议纪要写好后，就要发给有关部门执行，同时也避免日后查找翻阅原始会议记录。3.4、安排与会人员的离场，回收需要收回的会议文件。3.5、做好会议文件的归档，与会议事项的落实。4.电话会议的处理工作4.1、事先拟发会议通知，及时通知参加会议的单位和有关人员，并要求与会单

4、位和与会人员按时到电话会议开通的会议听会。4.2、会前要及早与电话管理部门联系，确定开会的具体时间，以使电话管理部门及早做好准备134.3、做好主会场的组织服务工作，落实好与会单位和人员的名单，落实会议发言人讲话稿，做好服务工作。4.4、开会前要按应到会名单点名，检查各地分会场的会议情况，并将情况及时向会议主持人报告。4.5、召开电话会议的电话应加保密设备，保证会议内容不泄露。二：文书档案管理工作实务1.收文处理1.1、收到文件后要在对方的文件投递单或文簿上签字，以示收到。1.2、收方办公室文秘在接收文件时，亦可向发文单位出具收条。1.3、拆分文件之前要对所有文件进行分拣，拆分要细心，注意保护

5、好封内文件的完好，注意吧封内文件倒净。1.4、取出的文件要单独放置，不要与处理过的文件或其他文件混淆在一起。1.5、检查文件上的主送单位，来文单位与封皮所写是否相符。1.6、来件如未装订，拆封当时就要整理好，以免一个完整的文件误分两处。1.7、注意封皮的保存利用。1.8、封内装有回执单的，应在回执单上签收并及时将回执单退回来件单位。1.9、了解审（签）批内容，拟出初步意见，汇报公司领导。1．10、分管领导召开相关部门会议，了解具体情况，拟出具体办理意见，报公司领导。2.发文处理132.1、拟稿即撰写文件的初稿或草稿，，要注意标题要醒目，主题要明确，要一事一文。2.2、可发可不发的文件坚决不发，

6、看是否经过有关部门审核，是否经办公室审核，登记。2.3、签发文件时，要先审再发，签发的格式包括核准姓名，签发日期三项，缺一不可。3.文件管理3.1、对所有文件先识别，后分类登记，再分别办理。3.2、普通传阅文件，盖收文章，填写收文簿，放置在传阅文件夹内，按部门传阅。3.3、待处理文件，做好收文记录，填写办文单，经理阅处后送至相关业务科室办理。3.4、接到会议通知及文字资料时，做好记录，及时送经理阅示，根据经理批示通知相关人员参会。3.5、重要的和急办的文件，跟踪催办。3.6、办理结果反馈相关部门及主要领导。3.7、有关部门根据上级文件精神及实际工作情况起草文件。3.8、秘书对发文稿件审核校对后

7、送总经理签字。3.9、登记文件并留发文稿及两份文件存档。3.10、收集应归档的文件材料，确保文件齐全完整。3.11、判断文件是否归档，慎决文件去留。3.12、对应归档文件进行分类（综合类、人事类、机构类、工资类），并确定归档期限（永久、长期、短期）。3.13、盖档号章，编制页码，制作归档文件目录。133.14、按件号装盒、上架；无需存档文件及时销毁。三：参谋辅助协调与督查工作实务1.参谋的原则及要