Access数据库案例教程第2版教学课件作者刘丽第5章节报表

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1、第5章报表的创建和操作5.1报表的基本概念创建报表5.2报表设计5.35.4报表的高级设计5.5报表的修饰与输出本章内容导读报表是Access中的主要功能之一，是数据库程序设计的重要环节，用户可以根据需要来设计数据输出格式。通过学习本章，读者应掌握以下内容：理解报表的概念、作用和类型；熟练掌握创建普通报表的方法；掌握建立和修改报表的方法，了解报表排序和分组的方法；了解使用计算控件和创建子报表的基本操作；掌握使用窗体向导创建各类窗体的方法；掌握窗体的修饰和美化。5.1.1报表的功能报表是查阅和打印数据的方法，与其他

2、的打印数据方法相比，报表具有可以执行简单数据浏览和打印的功能，还可以对大量原始数据进行比较、汇总和小计。报表还可以生成清单、订单及其他所需的输出内容，从而方便、有效地处理商务。报表作为Access2010数据库的一个重要组成部分，不仅可用于数据分组，单独提供各项数据和执行计算，还提供了以下功能。（1）可制成各种丰富的格式，使用户报表更易于阅读和理解。（2）可以使用剪贴画、图片或者扫描图像来美化报表。（3）通过页眉和页脚，可在每页的顶部和底部打印标志信息。（4）可利用图表和图形来帮助说明数据的含义。5.1报表的基本

3、概念5.1.2报表的类型和视图建立报表前，首先必须确定报表类型。报表可能是一个电话号码簿，也可能是发票之类的复杂清单；还可以建立特殊种类的报表（如标签）。常见的报表类型有四种：1、报表的类型2、报表的视图Access2010提供的报表视图有4种，分别是设计视图、布局视图、报表视图和打印预览。设计视图：用来创建和编辑报表的结构；布局视图：也称为设计网格或设计图面，使用布局视图可以排列报表中的报表项；报表视图：用于显示报表内容，可对报表内容进行筛选、查找等；打印预览：用来查看报表的页面数据输出形态。这4个视图是可以相

4、互转换的，单击“开始”选项卡中“视图”组里的“视图”命令按钮位置下的4个选项：报表视图、打印预览、布局视图和设计视图即可对视图进行转换。5.1.3报表的设计方法Access2010提供了以下5种创建报表的方式。创建报表的命令按钮和说明如表5-2所示。5.2.1自动创建报表“自动创建报表”是使用向导创建报表的一种方法。使用“自动创建报表”方法可以选择表或查询作为报表的记录源，然后选择纵栏式或表格式类型来创建报表。5.2创建报表Access2010提供了5种创建报表的工具：报表、报表设计、空报表、报表向导和标签。报表

5、的创建过程可归纳为以下3种方法：一是使用自动报表创建基于单个表或查询的报表，二是使用向导创建基于一个或多个表或查询的报表，三是在设计视图中自行创建报表。1、使用“报表”按钮创建报表2、创建空报表P139【例5-1】P140【例5-2】使用“报表”按钮创建报表是一种创建报表的快速方法，其数据源是某个表或查询，所创建的报表是表格是报表。创建空报表是可以在布局视图中打开一个空报表，并显示出字段列表任务窗格。将字段从字段列表拖到报表中时，Access将创建一个嵌入式查询并将其存储在报表的记录源属性中。5.2.2利用报表向

6、导创建报表使用向导创建报表比较简单，用户只要按照向导提示即可正确建立报表。在创建报表的过程中，如果对前面的设计不满意，可以返回上一步进行修改，直到满意为止。1、使用报表向导创建报表P140【例5-3】注意：如果要在报表中包含来自多个表或查询的字段（多个表之间必须已经建立“关系”），则在报表向导中选择第一个表或查询中的字段后，不要单击“下一步”按钮或“完成”按钮，而是重复执行选择表或查询的步骤，直至选完所有需要的字段。字段选择完毕后，按“下一步”按钮，弹出的对话框要求选择报表使用的布局，接着弹出的对话框则要求选择

7、报表所用的样式，最后一个对话框则要求给出报表的标题（也是报表的名字），然后单击“完成”按钮即可生成报表。如果生成的报表不符合预期要求，可以在报表设计视图中进行修改。为了使报表更形象，或为了特殊需要，可以使用标签向导来创建标签格式的报表。P145【例5-5】3、使用标签向导创建标签报表以上所创建的报表，大多以数据形式为主。如果需要更加直观地将数据以图表的形式表示，就可使用图表向导创建报表。图表向导功能强大，提供了几十种图表形式供用户选择。P142【例5-4】2、使用图表向导创建报表说明因为步骤7）中选择的是“修改

8、标签设计”单选按钮，所以单击“完成”按钮后，打开该标签的设计视图界面。在标签设计视图界面中，调整3个字段标签和3个字段文本框的位置和大小，在上方添加用于显示标题的标签，输入“教师卡”，在其右侧添加一个图片，再在标签标题下方添加一个“线段”控件，然后在主体中添加一个“矩形”控件，修改完后显示结果如图5-21所示。5.2.3使用报表视图创建报表在实际应用中，许多用户喜欢先使用