档案管理条例

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1、备案文号：档案管理条例（）发布版公司档案管理条例一、目的为加强公司档案管理工作，充分发挥档案作用，全面提高管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。二、适用范围公司全体员工。三、职责行政部负责公司档案管理，具体负责公司档案的收集、整理、保管、借阅、销毁等工作。公司所有员工有义务将公司档案及时归档至行政部存档。四、档案分类4.1、公司工商证照、资质证书、荣誉证书、知识产权等各类证照证书、奖状、牌匾等。4.2、公司的公文、决议、规章、制度、流程等各类经营管理方面的文件材料。4.3、重要的会

2、议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。4.4、公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。4.5、公司申请各类基金、荣誉、资质等项目的申报材料。4.6、公司的项目文件，含中标通知书、合同文本、成果提交报告、设备签收单、安装调试单、工程变更单、完工单、试运行报告、验收报告等。4.7、公司大事记及反映本公司重要活动的报纸、宣传册、照片、录音、录像、光盘等。五、档案的借阅管理5.1、员工借阅公司档案须填写《档案借阅登记表》，经部门经理审批后提交至行政部，档案管理员依据登记表查找相关档案。5

3、.2、所有档案室资料如借出档案室，借出档案的安全由借阅人员负责，应做到：不划道、涂改、折卷、裁剪、撕毁等，自觉保护好档案的完整性和保密性。5.3、借阅期满后，借阅人应及时归还。如需继续使用，须到档案专员处重新办理手续。六、档案的收集管理6.1、行政部指定档案管理员负责档案的管理。6.2、文件材料的收集由各部门具体经办人员负责整理，交部门经理批准后归档。6.3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门收集，交备案文号：档案管理条例（）发布版行政部备案。会议文件由行政部收集。6.4、档

4、案管理员各部门办理档案收集交接时，应做好《档案收件登记表》。七、档案的保管7.1、每年对档案进行一次清理，发现问题应及时补救，清除不必要保存的材料。7.2、防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全。对破损和褪色的档案　　　　材料进行修复和复印。7.3、设立档案室、文件柜保存档案。7.4、做好档案室的防盗、防水、防潮、防蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等措施，7.5、公司应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。八、档案销毁8.1、行政部门对已失效的档案，认真鉴定，填写《档案销毁审批表》。8.2、办理销

5、毁手续，经总经理批准，方可销毁。8.4、销毁时应指派专人监销，并在清册上签字。九、附则9.1、要求全体员工必须认真遵守《公司档案管理条例》。9.2、本制度经总经理批准后施行。9.3、本规定由行政部负责解释。9.4、本规定即公布之日起正式实行附件：1、《档案借阅登记表》2、《档案收件登记表》3、《档案销毁审批表》备案文号：档案管理条例（）发布版档案借阅登记表项目名称：借阅人：审批人：借阅时间：归还时间：常用证书序号文件名称借阅情况归还情况备注123合同借阅序号项目名称合同编号中标通知书验收报告归还情况备注1

6、23备案文号：档案管理条例（）发布版档案收件登记表序号文件名称件数交件部门（人）部门经理审核收件人时间备注123档案销毁审批表申请时间：年月日档案编号文件名称归档时间销毁原因销毁方式备注执行人监销人申请人部门主管意见总经理意见行政部门意见备案文号：档案管理条例（）发布版