档案管理办法及相关表格

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1、档案管理工作规定受控状态：受控档案编号：生效日期：第6页共6页编号：版本号A档案管理工作规定修改次数00总页数档案管理工作规定一、主要内容及适用范围规定公司办公室各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。二、档案的管理部门1、文书结案后，原稿由公司档案室归档。2、各经办部门或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影印件。3、档案室主要职责：（1）制定或参与制定档案工作的规章制度；（2）对企业其他部门文件材料的归档工作，进行指导和监督；（3）做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作；（4）做好永久性档案向有关档案机构的移交工作；（5）提高档案

2、管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。三、档案的种类1、法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。2、企业的重大决议。包括由公司董事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。3、计划性文件。包括企业总体计划或规划、开发计划、营销计划、财务计划等。4、总结性文件。包括公司年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。第6页共6页5、批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及企业各类命令、工作指示等。6、凭证性文书材料。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的

3、原始记录和凭证，如房屋销售、合同书、协议书等原始记录和文本。7、证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、规划许可证、预售许可证、公司所获各种荣誉证书、达标证书和证明等。8、汇报性文书资料。包括公司上报董事会的文件资料和相关统计表。9、劳资人力资源资料。包括公司各部门的人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。10、声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外联单位提供的，以声象形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。11、技术性资料。包括各类工程图纸、

4、竣工资料等。四、档案管理的基本程序包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用，这九道工序是档案工作的整体，它们之间相对独立，但又相互制约。五、档案的收集就是把分散的，以及散失到其他部门的各类档案资料，按有关规定，有计划地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档，即把公司活动中产生的有保存价值的各种材料，由办公室各部门和个人定期协同档案室进行整理、立卷、归档。1、立卷归档的范围：凡属本标准第3条所函盖的文件资料，均应立卷归档。2、立卷归档的时间凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交档案管理员立卷归档。3、立卷归档的要求（1）各部门负责档案

5、的人员在规定的归档时间内，把整理审定完毕的档案资料，递交档案室立卷归档。第6页共6页（2）移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。（3）归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起。（4）立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，填写备查表，注明保管期限。（5）填写案卷一律用钢笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。（6）立卷应以部门为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。（7）立卷应把上级文件与本公司文件（除

6、请示、批复外）按保管期限和文件年限分开立卷。（8）立卷归档后，发现需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。（9）文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。（10）各种档案（奖品、奖章、证书等）归档必须有原件，并保持其完好无损。（11）声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。六、档案的借阅1、档案主要供本公司利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人员须持介绍信，并经公司领导批准，可查阅无密级档案。2、各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和

7、有密级档案，须经公司领导或原形成档案的部门领导批准，方可借阅。3、档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注，不得转借。4、对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制不会有误。第6页共6页5、必要时，档案室应对所提供档案出具证明，证明材料写好后应仔细校对和审查，加盖档案室印章后才有效。档案室证明材料只能证明某