公司资料档案整理方案

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1、XX公司资料档案整理方案为了公司资料方便查找，不遗失，特制定该方案。一、分类1.1档案设置六个大类，即：文件档案类、人事档案类、会计档案类、经营档案类、工程档案类、综合档案类。1.2根据职能活动和档案形成的特点，每个大类下设置若干个二级类目，不设置三级类目（详见附表）。1.3录音、录像、照片、计算机软盘和其它非纸质载体形式的档案，其形成和反映的内容、作用与纸质载体档案有不可分割的联系，不单独设置类目，视其内容特征同纸质档案对应分类编号。二、分类标识方法2.1档案标识符号采用英文字母顺序标识一级类目（大类）；采用阿拉伯数字“双位制”标识二级类目（属类）。2.2档

2、案排架和编号要反映六个基本大类，从实际出发，做到科学合理，经济实用，保证利用档案的系统性、有效性。2.2.1文件档案类（A）：分为外部文件类、内部文件类两类，一年度一属类进行排列，不区分保管期限特征（但同一属类内按照永久、长期、短期顺序排列），案卷顺序号按大类流水编号，流水号编制到“999”时，重新从“1”另行编号，并用案卷目录加以区别。2.2.2人事档案类（B）：分为人事管理类、考试类、培训类三类，一年度一属类进行排列，不区分保管期限特征（但同一属类内按照永久、长期、短期顺序排列），案卷顺序号按大类流水编号，流水号编制到“999”时，重新从“1”另行编号，并

3、用案卷目录加以区别。2.2.3会计档案类（C）：原则上由财务部保管，如需有资料放到资料室的，按年度一属类进行排列。2.2.4经营档案类（D）：分为招标文件类、投标文件类、合同协议书类、相关影像类四类，一年度一属类进行排列，不区分保管期限特征（但同一属类内按照永久、长期、短期顺序排列），案卷顺序号按大类流水编号，流水号编制到“999”时，重新从“1”另行编号，并用案卷目录加以区别。2.2.5工程档案类（E）：工程竣工验收资料类，以工程类别分类归档，一个工程项目的所有资料归为一类，不能拆分，其编制代号规则为：取类别拼音首字进行编号。该档案类全部属永久保存。案卷顺序

4、号按大类流水编号，流水号编制到“999”时，重新从“1”另行编号，并用案卷目录加以区别。2.2.6综合档案类（F）：统计报表类、审计报告类、资质相关资料类、重合同守信用证件类、其它类五类，一年度一属类进行排列，不区分保管期限特征（但同一属类内按照永久、长期、短期顺序排列），案卷顺序号按大类流水编号，流水号编制到“999”时，重新从“1”另行编号，并用案卷目录加以区别。三、归档案卷的质量要求总的质量要求：遵循文件材料的形成的规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到以下几点。1.归档文件必须齐全完整。凡是在职能活动中形成的对今后

5、有查考利用价值的文件材料，均应收集归档。归档文件材料种类、份数及每份文件的页数，均应齐全完整。2.遵循文件的形成规律和特点，层次分明。在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件和附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件分别组在一起，不得分开；一个项目的材料，要把项目从立项到结束形成的材料组在一起，准确地反映公司各面活动的真实内容和历史过程，尽量做到一事一卷。3.卷内文件的排列：卷内文件材料应保持文件之间的有机联系，区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即；批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；

6、会议记录依会议时间顺序排列，会议文件要按文件的重要程序顺序排列，重要的在前；一般工作形成的材料，结论性的文件在前，依据性的文件在后；招投标及合同书资料按照时间先后顺序排列；工程竣工验收资料按照工程类别进行排列。4.区分不同价值：各类文件根据其不同的内容都有不同的保存价值。组卷过程中尽量根据不同的保管期限分别组卷。文件数量很少或一件事密不可分的文件，可不必因价值不同而拆开组卷。5.跨年度材料的处理：以落款日期为准。6.具有长期保存的案卷，卷内文件首页右上角盖上“永久保存”字样，复印一份连同原件一同归档。7.卷内文件的编号：每一本案卷的卷内文件序号自设流水号。每份

7、文件内有页号的按原页号，无页号的用铅笔编写页号，并在目录中记上页数。8.装订与装盒：文件档案类、人事档案类、会计档案类、经营档案类、综合档案类等卷内文件以“年度”装订成册；工程档案类以“每个工程项目”装订成册。经营档案类的中标工程的招标文件、投标文件、中标通知书及合同协议书只是短暂的放在经营档案类，等该工程开工后都要归到工程档案类。9.卷内目录的填写：凡是组成的案卷，都应填写卷内目录，卷内目录表的各项要填写齐全。（1）序号：每册流水号。（2）文号：填写文件制发机关的发文字号，合同可填写合同号。（3）责任者：应填写文件形成的部门或以印章为准。（4）标题：填写文件

8、标题，一般应照实抄录，不要随意更改和简