Microsoft PowerPoint - Meeting management

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1、EffectiveMeetingManagement高效会议管理技巧--GoodmeetingsareproductsofgoodleadershipF-1DesignedbyT&D,Jan2009Content•Doyoureallyneedameeting?我我们我们们需要们需要开这个会吗？•Howtoplananeffectivemeeting?有效会会前会前前计前计计划计划•Howtoconductameetingeffectively?如何有效主持会议•Followupmeetingoutcome跟跟进会议跟进会议成果F-2Do

2、youreallyneedameeting?“Thebestwaytodeterminewhetherameetingisagoodideaistoaskwhetherthetransferofinformationisone-way.”“Whetherfeedbackisrequiredfromallparticipants?“J.S.O’RourkeIVProfessorofManagementNotreDameUniversityF-3Doyoureallyneedameeting?讨论:什么时候需要召开会议？•召集人们一起解决某个

3、问题•产生新的意见或方法•做出决定(在与参加者个别谈话后)•说服人们接受(出售你的一个观点/流程/产品)•还有其它的吗?F-4Doyoureallyneedameeting?不适合开会解决的:•信息的更新•请表现差的员工走回正轨•让每个人同意你的观点或意见•激发员工热情F-5Howtoplananeffectivemeeting?有效会前计划F-6Howtoplananeffectivemeeting?PrepareyourPre-agenda准准备准备备你的备你的议议程草稿议程草稿WhereWhatWhoHowWhenWhyF-7How

4、toplananeffectivemeeting?WHATarethegoalsforyourmeeting确定你的会议目目标目标•目标是你的成功宣言•目标是你希望从会议中取得的最佳成果•目标必须SMART–Specific（简单明确）–Measurable（可衡量）–Ambitious&attainable（可达致）–Realistic（相关）–Time-Bound（有期限）F-8Howtoplananeffectivemeeting?WHOshouldattendthemeeting?确定会议参加者•哪些人对达成会议成果有贡献?–需要

5、直接参与项目或解决问题的团队成员–有权力批准和推动实施该想法的决策者–可以帮助团队全面了解该问题的，具备相关知识和洞察力的专家•受会议成果影响的人•将参加者按重要性排序F-9Howtoplananeffectivemeeting?TipsforWHEN:•选择能配合你的工作安排及项目限期的时间•避免在整点开始会议，选择如10:10或11:40•如果有不同时区的人需参加你的会议，考虑当地的时间是否合适F-10Howtoplananeffectivemeeting?QuestionsonHOW:有关HOW的几个问题：•会议的预算是多少(How

6、much?)•你打算怎样传达信息，推动产生新的想法或记录会议中的讨论?•你需要用到投影仪吗?•这是一个视频会议吗?•需要用白板/插针板/或其它吗?F-11Howtoplananeffectivemeeting?SelectWHEREtomeettogether选择一个合适的场所•尽可能方便大多数的参加者•在会议预算范围内•如果需用到特殊的设备，确定这个场所能够提供•先预订下来F-12Howtoplananeffectivemeeting?IdentifyPriority确定议题的优先次序•通常来说，将最重要的议题放在首位•根据你对会议参加

7、成员的了解，决定困难的议题先谈或最后再谈•如果有只参加某部分议题的成员，考虑相应调整你的议题次序F-13Howtoplananeffectivemeeting?下一项工作:通知你的参加者－一封完美的邮件•给你的会议起一个有吸引力的名字(WHY)•不同类型的参加者适当地选择“to”或“cc”•简明扼要，涵盖所有的会议目标及需要讨论的话题•使用bullet-pointed的方式•清晰指引每个会议话题由谁负责•总在邮件的正文贴上会议日程•至少提前一天发出这个邮件F-14Howtoplananeffectivemeeting?准备最终的日程表•根

8、据参加者的反馈修改完成最后的日程表分发会议材料•将会议相关的信息及资料在会议前发给参加者F-15Howtoconductameetingeffectively?有效主持会议F-16Howtoc