会务组织的方法与技巧

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1、会务组织的方法与技巧上海交大太仓青年人才培训班【教学目的】通过学习，了解会务工作的基本内容及工作程序，学会拟定会议方案，掌握会议组织工作的环节和会务工作中的文书工作。第一节会议概述第二节会务工作的具体内容第三节会务接待服务规范以上三方面内容，第二部分是重点。第一节会议概述一、什么是会议？“会”——聚集、见面；“议”——讨论、商谈。它需要三人以上共同参与，以一定的方式聚合在一起，目的是为了议事，解决各种问题，而且这种行为和过程是有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导的。★★★会议是人类群体有组织地会晤、议事的行为或过程。二、会议要素：1、形式要素2、内容要素3、

2、程序要素4、财务要素1、形式要素会议名称会议时间会议地点与会人员会议方式2、内容要素会议指导思想会议议题会议目的会议任务会议作用会议结果3、程序要素会议准备会议开始会议进行会议结束会议决定的贯彻落实4、财务要素会议经费会议设备会议服务设施三、会议的种类按组织类型分内部会议和外部会议，正式会议和非正式会议；按会期分定期会议和不定期会议按出席对象联席会、内部会、代表会、群众会等按功能性质决策性、讨论性、执行性、告知性、学术性、协调性、报告性、谈判性、动员性、纪念性按议题性质专业性、专题性、综合性按规模大小特大型(万人以上)、大型(数千人)、中型(数百人上下)、小型(

3、数十人或数人)等★★★按召开方式常规会、广播会、电话会、电视会、网络会等按与会者国籍及议题范围国内会议和国际会议等四、会议有什么作用（一）会议的积极作用1．交流信息，互通情报。通过会议的报告、发言、讨论，可以交流工作情况，相互通气，彼此较快地了解全局，克服认识上的主观局限性。2．发扬民主，科学决策。通过会议可能听取各种不同意见，集思广益。3．增强友谊，促进团结。会议是人与人的直接接触，通过交流思想，总结工作，开展批评与自我批评，有助于加强上下级之间、同级之间的了解，增进团结。4．统一认识，协调行动。通过会议作出决议、决定，共同贯彻，以推动工作的开展，防止各行其是

4、，减少相互矛盾。5．带动消费，促进经济。成千上万的会议，已经形成“会议产业”。(二)会议的负面作用1．造成时间、精力的浪费。美国一位管理学家说过“领导人相当的一部分生命要在会议中度过”。前苏联的一位文秘专家叫作卡婕琳娜的曾引一份研究资料：“会议比重占指挥员和专家工作时间的30％～33％。”日本效率协会统计发现“全日本科长以上管理班人员工作时间的40％是在开会。”在我国，领导人员开会的比重究竟占多少，目前尚无人去研究，大约不会低于上述所列百分点。如果众多的领导者都陷入会海，哪里会有时间和精力去做他们该做的事呢?2．金钱的浪费。开会就要用钱，越高级、越长、越大型的会

5、议，一般说来用钱越多。会议费用有些是正当而必须的，有些则是可用可不用的，有些则纯属铺张浪费。3．信息的重复、浪费。有些会只是层层传达，复述上级意见，或者为会而会，走过场、搞形式，本身并不结合实际，其结果是制造重复信息。4．滋长不正之风。长期以来，有少数干部成了专门开会的“职业开会者”，还有些人极力争取参加各种会议，无非是借机在旅游胜地公费游览。还有些人除了“开会”外，别无他事，开完会并不去认真传达贯彻，成为典型的会议型官僚主义者。近年来还出现利用会议敛财，收取各种名目的赞助。六、会议秘书工作的基本任务1，组织的工作.主要包括：(1)协助领导确定会议议题；(2)根

6、据议题安排议程、日程；(3)发会议通知，负责会议报到；(4)对与会人员进行编组；(5)布置会场，安排座次；(6)印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)；(7)负责会议签到；(8)会中组织和协调；(9)会场其他组织和管理；(10)会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织)。(11)会议的结束收尾工作。2．文书工作★★★主要包括：(1)会议文书的起草；(2)会议文书编写；(3)会议文书印发及管理。3．生活管理工作主要包括：(1)与会人员的食宿管理；(2)会议的财务管理；(3)会议的交通保障；(4)会议的文化活动；(5

7、)与会人员的医疗保健。4．安全保卫工作主要包括：(1)会议的保密工作；(2)会议的警卫工作；(3)会场内外的安全保卫工作。从以上秘书工作的基本内容中，我们可以看出，会议工作对秘书的组织能力、写作能力、管理能力、交际能力等都有很高的要求。秘书办会，离不开办文、办事能力。会议工作最能集中反映出秘书的综合素质。5.会务工作的原则有哪些？★★★（1）准备充分；（2）组织严密；（3）服务周到；（4）确保安全。案例分析嘉兴市卫生局年底为表示对离退休干部的慰问，召开了迎春座谈会，会后共进晚餐。负责接待工作的秘书钟苗根据上司的指示和宴会惯例，安排桌次座位。这次宴会共设3桌，餐厅

8、正面靠墙为主桌，编1号，