XXXX项目信息与文档控制程序

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1、XXXX项目信息与文档控制程序文件编号：02015年12月18日用于项目定义阶段版本号日期发布说明编制审查批准第17页共27页目录1.目的………………………………………………………………………12.适用范围…………………………………………………………………13.定义…………………………………………………………………………14.信息与文档的接收与发放………………………………………………14.1接受管理……………………………………………………………14.2发放管理……………………………………………………………25.信息与文档的借阅管理………

2、…………………………………………35.1借阅审批工作程序…………………………………………………35.2文档借阅管理要求…………………………………………………36.信息与文档保管存档管理……………………………………………47.信息与文档立卷归档管理…………………………………………………57.1文档的归档范围……………………………………………………57.2归档文档的质量要求………………………………………………58.信息与文档流转管理………………………………………………………68.1信息与文档流转指导………………………………………………68.

3、2代发文件处理流程…………………………………………………69.信息与文档交付管理………………………………………………………69.1信息与文档交付范围、数量及时间………………………………69.2信息与文档交付要求………………………………………………69.3交付要求……………………………………………………………810.信息与文档交流管理……………………………………………………810.1内部交流…………………………………………………………810.2外部交流…………………………………………………………9附表1外部文件资料分发一览表…………………

4、…………………………10附表2IPMT联合管理团队内部文件资料分发一览表……………………11附表3档案借阅登记表………………………………………………………17附表4合同类文件归档范围及数量…………………………………………18附表5长周期设备文件归档范围及数量……………………………………19附表6文件归档范围…………………………………………………………20附表7建设项目文件资料归档范围和保管期限表…………………………22附表8各类性文件归档份数及时间…………………………………………24附表9归档电子文件登记表………………………………………

5、…………25附表10文件传送单…………………………………………………………26第17页共27页1.目的为规范XXXX项目信息与文档的过程管理，明确管理责任，确保项目信息与文档接收、发放、借阅、保管存档、立卷归档、流转、交付和交流等一系列工作的可控性、可追溯性和有效性，并使其成为项目管理档案建立的可靠保证，特制定本程序。2.适用范围本程序适用于XXXX项目信息与文档接收、发放、借阅、保管存档、立卷归档、流转、交付和交流。3.定义下列术语和定义适用于本程序。信息与文档：主要指XXXX项目执行过程形成的各种形式（如纸质、电子、音像等）的信息记

6、录资料。文件：是指用于项目管理的一系列过程控制资料。中间资料：指由于项目管理的要求，职能部门或者参建单位需提供给其他职能部门或者参建单位供询价、厂家选择、调研等用途的资料。供审查用的文件：指在正式出版前，按规定需审查的文件。4.信息与文档的接收和发放信息与文档的接收及发放由各部门文档人员统一归口管理。其他人员代替接收的相关文件，必须及时移交项目文档人员，不得扣留和擅自处理。文档人员收到信息与文档（包括行政文件、会议纪要、技术文件资料等）后，根据签署的意见按流程进行接收和发放，登记相应台账。在项目定义阶段，技术部确定项目信息与文档的发放范

7、围（见附表1和附表2）和发放份数，要保证所有使用文件的人员得到有效版本，文档人员应确认所发放文档的编号和签署的完整性与正确性，并办理发放登记与签字手续。对外发放的文件，由技术部（副）经理或被授权人签署后，方可发放。文档人员负责追回应收回的文件。4.1接收管理接收传输流程，包括文件的签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等工作，收文传输流程见表1。接收管理要求：第17页共27页l文档人员应对文件资料的来源、种类、内容、数量、完整性等情况进行核实，符合以下要求后签字接收；l所有收文必须于1个工作日内，完成登记录入、送审、分发。表1接收传输

8、流程图4.2发放管理发放传输流程，包括文件的拟稿、送批、签发、编号、用印、登记、发送，发放传输流程见表2.发放管理要求：l批准后的文件，文档人员应在1个工作日内送到主管领导或上级部门；l所有文件必须先登记后