浅谈TGPMS在项目合同管理工作中的应用

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1、浅谈TGPMS在项目合同管理工作中的应用摘要：现代咨询业的迅速发展，对信息化工作提出了很高的要求，项目合同正是管理咨询成果的体现，如何管好合同与用好合同，是合同管理人员、信息化工作人员共同关心的问题，TGPMS（三峡工程管理系统）为在这一领域的实践提供了很好的探索。关键词：TGPMS项目管理合同管理1.引言在计算机信息技术高度发达的今天，人类已经能借助它成功进行诸如发射卫星和模拟未来较长期限内天气状况等复杂工作。对于项目管理而言，管理团队跨行业部门的情况日益增多，在管理理念方面也逐渐向精细化发展，为了成功进行项目管理的实

2、践活动，人们不仅需要精通业务的专家，同时也需要通过完善的合同体系、明晰的管理流程以及快速准确的反馈机制来完成各项工作。三峡工程1994年正式开工，将于2008年完成，其建设规模之大、周期之长、投资之巨均超出了以往类似工程。在工程开工之初，中国三峡总公司就决定引进现代项目管理模式建设三峡工程，在“工程建设四制（项目法人负责制、招标承包制、工程建设监理制和合同管理制）”的基础上，经过多方探索比较，最终选择并根据中国国情及三峡工程特点实施了三峡工程管理系统即TGPMS的建设。从1998年试运行至今的8年多时间中，TGPMS在三

3、峡工程合同管理方面充分发挥了积极的作用，为现代信息技术条件下有效提高管理效益提供了借鉴，TGPMS因而也被业界称为国内大型项目工程管理系统的旗舰。2.TGPMS合同管理子系统功能TGPMS由13个相互独立但又有一定联系的子系统构成，其中合同管理子系统是其核心业务子系统，通过合同可以建立从工程(子)项目立项开始，到招投标、合同(报价单)、变更、支付结算以及验收等项目合同全生命周期过程的管理关系，同时能够建立与投资控制(概算)、财务会计、计划进度、质量、安全、物资材料、设备、文档等多个业务子系统的关联关系，并且还可通过数据安

4、全授权机制，使不同单位、不同业务部门乃至不同工作岗位的人员进行协同工作，做到工作流与信息流的高度重合。2.1合同立项在工程项目管理实践中，管理人员根据项目总进度计划编制分年度工作计划，每年都有新的工程(子)项目需要动工建设，在项目实施前，按照相关管理程序要求应进行项目立项和招投标相关工作。各个项目部业务人员通过TGPMS提出立项申请，经业务过归口管理部门主管人员审核后，批准工程(子)项目的立项，然后再由项目部会同合同招投标管理部门组织进行相应的招标工作。2.2招标管理发布招标公告后，合同招投标管理部门负责在TGPMS中登

5、记招标项目的信息，并根据招标文件工程量清单采集收录招标项的信息，将参加投标报名的企业基本信息从单位信息库中调出作为投标商的清单。如果投标商是首次参加项目投标，则需要补充相应的信息，并可在后续业务过程中全程引用。在招标文件中一般会向投标商要求提交报价文件电子版本，电子文件数据编码与格式和TGPMS招标项相对应，在开标后由造价专业管理人员及信息管理人员共同完成电子文件数据的审核及导入过程，为快速准确地进行报价对比分析提供详细基础资料。在进行评标时，由于根据招标投标法要求，外部邀请的技术经济评标专家人数不得低于评标总人数的三分

6、之二，因此在TGPMS中建立了评标专家随机抽取应用模块，水电及相关行业专家名单已准备就绪并不断进行更新，各种回避以及其他专业限制条件等都通过系统程序自动完成，有效排除了招标评标过程中的人为因素的干扰，为切实做到公平公正创造了技术条件。2.3合同及报价单管理完成招投标评标并进行决标与合同谈判工作后，中标单位的工程量清单报价信息可以通过程序自动转换为合同报价单，非招标产生的合同也可手工录入合同报价单项信息，经过数据审核检查确认无误后，应将系统中的合同置为批准状态，这样方能进行后续的合同变更、支付以及其他相关的业务活动数据处理

7、。在进行合同报价单项的信息录入、审核检查过程中，需要注意报价单项是总价项还是单价项，不同的类型系统的处理方法不同，比如单价项初始的工程量总是为零，而在合同执行过程中，随着实际完成工程量的逐步确认，相应的合同价格因而也随之累加，到合同结算时将形成实时的合同价格。另外为了防止人为操作失误而破坏系统数据的有效性，除对不同人员按其工作性质设置相应数据的查询、添加、修改、删除权限外，还设定合同一旦将其状态从初始或未批准置为批准状态，则只能通过规定的程序进行合同信息的变更处理，关键业务数据非系统管理员通过后台而不能修改。合同报价单是

8、执行项目合同的最基本信息，报价单项可以按不同层级进行汇总，并且通过TGPMS可以逐项定义相应的开始及结束时间。如合同报价单项具备一定的变化可能时，可以定义相应的预测工程量和单价，使合同及造价管理人员在预计合同变更额度方面心中有数。通过合同报价单可以建立与单价分析表的对应关系，单价分析表数据即可来自于投标报价文件，也可