集团档案管理办法

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1、集团档案管理办法（草案）文/常超第一章总则第一条为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为集团经营服务，依据有关规定，制订本办法。第二条本办法所称的档案，是指过去和现在的集团各级组织及个人从事行政、人力资源、财务、运营、技术等活动直接形成的对集团有保存价值的各类文字、图表、声像等不同形式的历史记录。第三条档案工作是指对历史材料的收集、整理、归档、保存等一系列相互关联、衔接有序的活动。第四条集团各级组织和个人都有保护档案的义务，严格执行集团有关规定。第五条集团各级组织负责人应当加强对档案工作的领导，重视档案工作的建设。第六条档案工作实行统一领导、分级管理原则，

2、维护档案完整与安全，便于集团各级组织的利用。第二章档案机构及其职责第七条集团总裁办公室是集团档案工作的主管组织，对集团档案及档案工作统筹管理，指导和监督集团公司其他职能部门和集团企业的档案工作。集团企业总经理办公室主管本企业的档案工作，并对本企业其他部门的档案工作实行监督和指导。第八条集团各级组织应指定专（兼）职档案管理人员，负责本组织的档案管理工作。第九条档案管理人员负责所在组织的档案收集、整理、归档、保管工作，并按要求向集团总裁办公室移交永久档案。第三章归档范围第十条集团公司、集团企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的材料应列入归档范围。主要包括但

3、不限于各类文件；经营、管理、技术信息：（一）公文（二）事务文书规划、计划、方案；规章制度、程序规范、技术方法；工作总结；大事记；发言稿；函件；（三）经济文书合同；协议；委托书；标书；（四）经营信息会计凭证；财务资料；资产资料；审计材料；统计表单；运营情报；（五）管理信息劳动人事资料；薪酬福利资料；教育培训资料；文化活动资料；管理资料；服务及质量记录；6（六）技术信息工程资料；设备资料；维修资料。第十一条归档材料包括但不限于纸质、数码存储、照片、实物载体形式。第四章归档分类第十二条档案分类一般依据职能组织、归档范围、业务项目等因素按“组织”、“一类”、“二类”等分类。即先以组织区

4、分后，依归档范围区分大类，再依类别区分小类。第十三条档案分类应切合实用，因分类不够应用时，可在二类后增设第三类；如案卷不多，可仅使用一类。第十四条依据国家关于企业档案管理分类方法及实际情况，集团主要分为行政、人力资源、财务、运营、技术等五个一级类目、三十个二级类目。第五章保存期限第十五条各类档案的保存期限根据其重要性、秘密等级综合确定，其中除国家或集团有关政策规定外的，依本办法确定。一般分为永久保存（简写“永”）、长期保存（十年以上，简写“长”）、短期保存（五年以上，简写“短”）、一般保存（两年以上）。（一）永久保存档案公司章程；股东名册、组织规程及办事细则；董事会及股东会纪录

5、；财务报表；政府核准文件；不动产所有权及其他债权凭证；工程设计图；大事记；其他核定须永久保存的材料。（二）长期保存档案预决算书；会计凭证；规划书、年度计划及业务计划书（包括方案）；服务及质量记录；其他核定须长期保存的材料。（三）短期保存档案管理政策；劳动人事资料；薪酬福利资料、教育培训资料；他核定须短期保存的材料。（四）一般保存档案一般结案文书；一般统计表单；文化活动资料；设备手册（依使用期限）；维修记录；无长期保存必要的材料。第六章档案的收集第十六条各级组织可依据归档分类及本组织的业务项目提前编制案卷类目（立卷），以便档案收集。第十七条对处理完毕或收到（批存）的材料，应及时存

6、入预立案卷，或相应材料的文件夹（盒）内；对于未处理完毕的技术类资料并存专项案卷。第十八条收集的材料应当齐全、有效（如审批手续）。第十九条档案收集（含接收）必须是原版、原件或副本；特殊情况下，可接收复印件（须说明原件存放处，或加注发文单位印章），复印件内容应当与原件无异。第二十条凡原件不利于长久保存的（如材料为铅笔、圆珠笔、复写纸、热感纸等），应当影印副本。6第二十一条各类材料一般归档一式一份，利用频繁或重要材料应增加归档份数。第七章档案的整理第二十二条档案整理即立卷，包括分类、组卷（归卷）、排列、编号、装订和编目。（一）分类归档材料按归档范围及归档分类进行分类整理；材料如有破损

7、、皱褶、不齐等情形，应先修整。（二）归卷归档材料按卷、件、页，逐一归卷，以确保归档材料种数、份数，以及每份材料页数齐全完整，符合规律、规范。一般每份文件为一件；正文与附件为一件；文件正本与批件为一件；来文与批文为一件；原件与复印件为一件；发件与转发件为一件；表格、单据为一件；本、册为一件。不同年度材料一般不得组合归卷。跨年度的请示与批复，放在批文年度；没有批文的放在请示年度归卷；跨年度的规划放在第一年度归卷；跨年度的总结放在最后一年归卷；跨年度的会议或事件放在开始年度归卷。同一类的材料，一并