OFFICE常用技巧.ppt

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1、OFFICE常用技巧赵金玉OFFICE的常用快捷键快捷键功能快捷键功能Ctrl+Z撤销Ctrl+W退出Ctrl+A全选Ctrl+P打印Ctrl+X剪切Ctrl+U下划线Ctrl+C复制Ctrl+O打开Ctrl+V粘贴Ctrl+F查找Ctrl+S保存Ctrl+H替换Ctrl+B字体加粗Ctrl+G定位Ctrl+Q左对齐Ctrl+K插入超级连接Ctrl+E居中Ctrl+Alt+L带括号的编号Ctrl+R右对齐Ctrl+Alt+.省略号Ctrl+[放大Ctrl+Alt+D分数Ctrl+]缩小Ctrl+Alt+=上标Ctrl+N新建文档Ctrl+=下标Ctrl+I字体倾斜Ctrl+

2、Alt+M插入批注1.在不同的单元格输入相同的数据例：我们制作1个矩阵图时填写其中的符号时总是1个1个的填写，或者复制粘贴，每天写1个都需要粘贴1次。其实可以很简单的一样的数据可以一起填写。方法：按住Ctrl键选择不同的单元格，在最后的单元格内输入数据，再按Ctrl+回车即可。1.按住Ctrl键选择不同的单元格，在最后的单元格内输入数据2.再按Ctrl+回车即可。2.快速输入当前日期及时间1.快速输入当前日期：Ctrl+;（分号）2.快速输入当前时间：Ctrl+Shift+;（分号）3.同一单元格中输入日期和时间：Ctrl+;（分号）+空格+Ctrl+Shift+;（分号）

3、正确输入分数：在输入分数时我们每次输入时都会出现日期。我们如何对策呢？方法1：将格式设置为分数；方法2：在输入分数前输入“0”然后按“空格”最后输入分数。3.在已有的单元格中批量加入固定字符例：假如要在1列数据前加上“M#”（我们输入设备号时经常用到）用以下公式：在B1单元格写入：=“M#”&A1后回车。（任何数据均可）注意引号必须是英文输入法时的引号。公式输入的数据得出的数据输入的数据如果要在1列数据后面加数据就用以下公式：=A1&“数据”也就是将公式反过来。公式中的A1是引用的表格位置。数据：可以是任意数据均可以。4.同表格新建窗口和重排窗口用途：如果我们的表格非常大屏

4、幕显示不全，需要做数据调整时就可以用到新建窗口和重排窗口。通过新建窗口和重排窗口就可以出现2个同样的窗口。这样调整数据时就很简单了。流程：先新建窗口然后重排窗口就可以了。5.不同表格新建窗口和重排窗口用途：如果我们需要2个表格中的数据相互调整，我们制作表格时需要参照另外的表格等，也可以用到新建窗口和重排窗口。例：在制作导电鞋检查表时，需要人员名单。就要将2个表都打开，选中其中1个选则重排窗口即可。6.活用图示（适用OFFICE)7.在同一单元格中分行填写也就是如何中EXCEL中的单元格中如何回车。按住ALT再按回车就可以了。8.如何在EXCEL表格中制作下拉菜单我们在输入电

5、子维修依赖时需要输入故障部位、设备型号、故障类型等数据，这些数据重复性较高。例如：故障类型这一列多次输入“设备”。要是从下拉菜单中选择数据就很方便了，而且还不容易出错。方法：从“数据”菜单选择“有效性”（图1）。在按照（图2）所示设置。即可出现（图3）的下拉菜单效果。（图1）（图2）（图3）9.将EXCEL表格中的数据进行行列互换在我们制作表格时，当表格已经制作完了或者已经制作了一半时，出于种种考虑需要将电子表格中的行和列进行互换。这是只需要复制需要互换的区域。在重新选择区域的单元格上进行“选择性粘贴”。选择性粘贴的设置按照（图1）设置。（图1）转置前转置后10.条件格式选

6、择要进行格式设置的列，然后选择“格式”中的“条件格式”按钮。出现对话框，按照自己所需进行设置即可。11.分类汇总在分类汇总前必须要将数据进行排序。通过分类汇总：可以计算相关数据。按照你的设置可自动计算：求和、平均值、最大值、最小值、计数等相关数据。12.数据透视表与分类汇总的效果差不多。只是比其功能更多。1.点击数据透视表按钮出现对话框2.选择需要进行透视的区域3.选择在新工作表上还是现有工作表上显示透视数据4.点击布局按钮出现此对话框5.将所需数据拖入布局中6.列中的数据需要进行什么运算（求和、平均数等）的选择7.确定后出现对话框8.完成后的效果13.把数据彻底隐藏起来1

7、.选择需要隐藏的区域2.格式→单元格3.选择“数字”分类“的“自定义”，在“类型”中输入“;;;”（输入时的输入法应为英文状态下）4.选择“保护”在“隐藏”处点击“√”5.数据隐藏了恢复方法：1.将“保护”中的“隐藏”取消。2.将“数字”的“分类”改回就可以了。14.保护工作表1.保护整个工作表[工具→保护→保护工作表（弹出对话框后录入密码即可）]弹出此对话框后录入密码点击确定后弹出对话框再次确认密码即可。设定保护后没有密码进行操作就不可以咯！2.保护工作表中的部分区域[工具→保护→允许用户编辑区域（弹出对话框图2