管理文秘第六章信息管理

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1、第六章信息管理6.1信息工作概述6.2信息工作程序图6.3信息的收集与整理6.4信息的传递与存储6.5信息的开发与利用6.6信息的反馈6.1信息工作概述6.1.1信息的含义及类型对事物的特征和变化的客观描述，是事物的运动状态经过一定的方式传递后的再现。文字形态、声像形态和记忆形态。6.1.2信息的特点1、客观性。2、共享性。3、开发性。4、传递性。5、时效性。6、存储性。7、可塑性。8、无限性。6.1.3信息对秘书工作的意义秘书人员辅助领导决策的依据；秘书人员处理日常事务的依据。秘书人员起草文书的基础；秘书人员协助管理、协调关系的依据。6.1.4信息工作的基本要求及

2、时；准确；全面；适用。6.1.5目前最急需的信息预测性信息。动态性信息。反馈性信息。综合性信息。6.1.6秘书信息工作的特点普遍性。紧迫性。开拓性。6.2信息工作程序图收集整理存储传递利用开发反馈6.3信息的收集与整理6.3.1信息的收集1、范围政策法规信息;社会动态信息组织内部信息；国际信息同级相关信息；贸易信息客户信息；交际信息2．渠道信息网络渠道、大众传播媒介渠道文书渠道、调查渠道会议渠道、图书馆渠道关系渠道、信访渠道档案渠道、信息机构渠道3、方法1)观察法2)询问法3)问卷法4)阅读法5)交换法6)索取法7)购置法8)网络法4、原则价值性原则；时效性原则；层

3、次性原则；针对性原则；全面系统性原则。6.3.2信息整理1、分类方法1）字母分类法；2）主题分类法；3）来源分类法；4）地区分类法；5）数字分类法；6）时间分类法。2、筛选方法1）查重法。2）时序法。3）比较法。4）测评法。3、校核方法1）溯源法。2）比较法。3）核对法。4）逻辑法。5）调查法。6）数理统计法。4、综合分析方法1）点面结合法。2）定性定量分析法。3）预测分析法。5、信息加工的形式1）编写信息简报。2）信息资料的编写。6.4信息的传递与存储6.4.1信息传递的方法当面对话召开会议1、语言传递接打电话电台传送电视传输文本2、文字传递表格图表表格示例收文机

4、关名称收文号收文日期年月日存档号柱状图饼状图折线图框图收集整理存储传递利用开发反馈组织图6.4信息的传递与存储3、电讯传递传真电子邮件摄影、摄像4、实物及辅助设备传递投影实物展示6.4信息的传递与存储6.4.2信息的存储1、方法登记编码存放排列检索2、方式手工存储、计算机存储、电子存储、缩微胶片存储。6.5信息的开发与利用6.5.1信息的开发1、形式剪报、剪报、索引、目录编制、文摘简讯、调查报告、资料册和综述。2、方法汇集法。归纳法。纵深法。连横法。图表法。转换法。6.5信息的开发与利用6.5.2信息的利用1、信息利用服务的途径（1）信息检索服务①信息复制服务。②信

5、息发布服务。③数据库检索服务。④网络信息检索。⑤电子期刊利用。(2)信息加工服务(3)定题、查询利用服务(4)信息咨询服务(5)网络信息服务6.6信息的反馈6.6.1信息反馈的形式1、正反馈和负反馈2、纵向反馈和横向反馈3、前反馈和后反馈6.6.2信息反馈的方法1、口头反馈2、书面反馈3、通讯反馈注意事项既报喜也报忧做到快准结合做到深浅结合做到冷热结合信息的保密1、注意事项：主要是注意在以下一些场合和环节中强调保密。（1）口头信息：交谈；电话；来访；会议。（2）书面信息：登记；签收；传递；封存；整理；送交；复印；传真；缩微；粉碎。（3）电子信息：电脑；打印；核对；密

6、码；杀毒；备份；2、保密范围（1）文件；（2）会议；（3）科技。（4）特定信息：人事、财务、产品、客户。问题讨论1、为什么说“在一定程度上，秘书工作就等于接收、变换、传输信息的工作”？2、秘书收集信息的渠道和方法有哪些？3、秘书如何做好信息整理工作？4、秘书如何准确、快速地传递信息？5、秘书如何做好利用与反馈工作？附：调查报告格式标题一、前言，即交代调查的相关情况，意义；二、调查过程三、对调查资料的分析1，论点……2，论点……3，论点……四、结论，总结中心论点，提出看法和建议。