office技巧集锦大全 第5章 Outlook篇

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1、第5章Outlook篇5.1实践应用技巧(1)    5.1.1 扮靓你的邮件在收到朋友发来的样式精美、书写漂亮的来信时，就觉得自己的邮件实在太蹩脚了。请问该如何设置来装扮自己的邮件呢？答：其实系统提供的邮件样式设置还是很丰富的，可以利用它来扮靓你的邮件。具体操作如下：在新邮件编辑窗口，单击“选项”下拉按钮，在下拉菜单中单击“信纸”命令。接着会弹出如图5-1所示的对话框。图5-1 “电子邮件选项”对话框通过“主题”可以调出“主题设置”对话框，在其中提供了数十种漂亮的信纸，还可以选择不同的有特色的主题样式。利用“新

2、邮件”项下的“字体”按钮，可以设置邮件中的字体样式。最后单击“确定”按钮完成即可。相信这样设置后你的邮件一定会变得赏心悦目了。5.1.2 追踪以发出的邮件请问可以通过什么方法来知道发送的邮件是否成功或是否已经被收信人阅读吗？答：只有邮箱供应商提供MicrosoftExchangeSrever服务才能有这种功能。在系统中进行如下设置即可：单击新建邮件窗口工具栏中的“选项”按钮，在弹出的“邮件选项”对话框中，选择“请在送达此邮件后给出‘送达’回执”和“请在阅读此邮件后给出‘已读’回执”两个复选框，如图5-2所示。图5

3、-2 设置邮件选项同时还可以在“使答复发送到”后的文本框中输入回复发送的邮箱地址。如果没设置，系统默认为发送邮件的地址。这样就可以完全掌握该邮件的行踪了，不用再担心邮件在发送过程中丢失而耽误和朋友联系了。5.1.3 将同一封信发给多个联系人需要将同一封信发送给多个联系人，如果一个人写一次也实在太麻烦了。请问可以同时向这些联系人发送吗？答：其实这就是群发邮件。在Outlook中要实现群发邮件有比较多的方法来实现。首先打开“联系人”文件夹，在其中选择好所有的联系人名称。然后执行“动作”菜单中的“致联系人的新邮件”命令

4、来撰写一封新邮件。而在该邮件的地址栏中已经自动填写好了刚才选择的所有联系人的邮件地址。只要像给一个人发送邮件一样填写邮件内容和添加附件，最后单击“发送”按钮即可。当然除了上述的方法外，还可以通过“邮件合并”功能来群发邮件。具体操作如下：和前面方法相同，先在“联系人”文件夹中选择所有的接收邮件的联系人。然后执行“工具”菜单中的“合并邮件”命令项，在弹出的“邮件合并联系人”对话框中，选中“选定的联系人”单选按钮，如图5-3所示。图5-3 设置群发邮件最后单击“确定”按钮，这时系统会自动执行Word应用程序。在Word

5、中书写和编辑好邮件内容，然后单击Word编辑窗口中“邮件合并”工具栏上的“合并到电子邮件”工具按钮。在弹出的对话框中的“收件人”列表框中选择“电子邮件”项，同时还可以为邮件设置主题或格式等其他内容，如图5-4所示。图5-4 设置邮件主题或格式最后再单击“确定”按钮完成即可。总结以上两种方法，它们各有特点。前一种方法实现起来比较简单，而且可以添加附件。而后一种方法虽然实现比较麻烦一点，也不能添加附件，但是它可以充分应用Word强大而丰富的编辑功能，实现一些特殊的编辑效果。5.1.4 快速输入收件人地址在撰写新邮件时

6、，收件人的邮件地址输入很麻烦的。请问有什么快捷的方法来实现吗？答：如果收件人已经在“联系人”文件夹中，可以打开“联系人”文件夹，选择该联系人，然后直接将其拖动到“收件箱”图标上。松开鼠标后，系统已经为该联系人自动建立了一封新邮件，只要直接输入邮件内容就可以了。5.1.5 创建联系人信息的快捷方式请问可以直接从朋友来信中，将其添加到联系人文件夹中吗？答：这是没问题的。可以按以下操作执行：先打开该电子邮件，然后在发件人地址栏上单击鼠标右键，在弹出的菜单中执行“添加到联系人”命令。再在弹出的“联系人”对话框中，该朋友的

7、名字和邮件地址已经自动被填写好了，只要再填写好其他项的内容，最后单击“保存”按钮即可。5.1.6 将图标字段更改为文本字段“收件箱”中的标题栏有些是用图标来表示的，根本就看不明白。请问可以用文字来标注吗？答：要更改该标注，可以执行如下操作：首先打开“收件箱”文件夹，然后单击“视图”菜单中“当前视图”项下的“设置列格式”命令。在弹出的“设置列格式”对话框中，可以在“可用字段”列表中选择需要更改的字段名称，然后再在“格式”下拉列表中将它设置为“带弹出列表的文本”，如图5-5所示。图5-5 更改图标字段为文本字段最后单

8、击“确定”按钮完成即可。这样那些用图标来标注的项目都会以文字表示了，让你一看就明白。5.1.7 制作自己的邮件电子签名一般在给新朋友发送邮件时，我们都要在邮件中输入自己的联系方法和其他信息。可是每次都重新输入未免太费事了，可以有什么好的方法来解决吗？答：可以将自己的联系信息事先编辑好，然后在每次输入时直接将其添加进去即可，就好像我们平时使用名片一样方便。要制作这样的电子名