实验室标准物质智能管理系统

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1、万方数据2013年6月中国渔业质量与标准June2013第3卷第2期ChineseFisheryQualityandStandardsV01．3No．2实验室标准物质智能管理系统徐捷+，史永富，黄宣运(中国水产科学研究院东海水产研究所农业部水产品质量监督检验测试中心，上海200090)摘要：利用Microsoftoffice2007软件设计开发标准物质智能管理系统，通过Excel强大的排序和公式计算功能，配合Word的邮件合并功能，使其具备了标准物质到期前自动提醒和批量导出标准物质使用记录的两大功能。通过简单的表格制作，就可以解决传统标准物质管理过程中工

2、作量大、效率低、容易出错等问题，使实验室的管理水平得到了提高。[中国渔业质量与标准，2013，3(2)：102—107]关键词：标准物质；智能管理；实验室；Excel；Word中图分类号：$91文献标志码：A文章编号：2095—1833(2013)02—0102—06GB／T27025--2008((检测和校准实验室能力的通用要求》¨o和CNAS／CL01：2006《检测和校准实验室能力认可准则》。2o中对认liE／认可实验室标准物质旧1的管理作了一系列严格的规定。2006年7月27日，中国国家认证认可监督管理委员会印发的(国认实函[2006]141号)

3、《实验室资质认定评审准则》Ho5．5．5款中明确指出：“可能时，实验室应使用有证标准物质(参考物质)。没有有证标准物质(参考物质)时，实验室应确保量值的准确性。”根据量值溯源和质量控制工作的要求，检测机构一般都制定了标准物质管理程序，也都设有“标准物质管理员”岗位。检测机构开展新的检测项目必须备有相应的标准物质，标准物质管理员往往需要及时提供标准物质储备情况，根据现有标准物质有效期长短情况，提出申购计划，确保标准物质使用的延续性，以免影响正常检测工作的开展。作为标准物质管理程序的执行者，标准物质管理员的主要职责有：建立标准物质台帐；登记标准物质信息；发放

4、与标识标准物质编号、分类存放、定期检查；收集并保存标准物质证书；编制在用标准物质一览表；填写标准物质使用记录；对超过保质期的标准物质及时标识并报批后处理；对用完的标准物质及时清账并回收使用记录；对即将到期的标准物质及时提醒检测人员是否需要继续申购等。虽然标准物质管理工作十分重要，但检测机构的标准物质管理员往往是兼职的，平时主要承担的是其他管理或业务工作。一般用Word表格来输人标准物质信息，建立标准物质台帐，顺序编制标准物质编号，填写标准物质使用记录，人工搜索标准物质过期情况和即将到期情况等。这样的操作不但工作量大，程序繁复，而且效率低，无法随时发现标准

5、物质的到期情况，难以保障在用标准物质的有效性，更难以预见并提示即将到期的标准物质库存情况，无法及时通知检测人员制定标准物质申购计划，容易造成工作疏漏。因此，寻找一种既能随时监控标准物质到期情况，又具有预期提醒能力的操作手段，显得十分必要。购买第三方管理软件，或许是解决方法之一，但价格昂贵，缺泛灵活性，在纸质化办公的现实状况下，可能无法直接减少标准物质管理员的工作量。目前，Microsoftoffice作为最基本的办公软件，已被广泛应用。本文将介绍利用Microsoftoffice2007Excel强大的排序和公式计算功能，配合Microsoftoffic

6、e2007Word的相关应用，设计一个简单、灵活、高效、实用，具有到期前提醒能力的标准物质智能管理系统，以提高标准物质管理员工作效率，提升检测机构整体管理水平。1设计环境标准物质智能管理表格以Microsoftoffice2007Excel作为设计环境，建立主要表格的结构和编制语言。同时，以Microsoftoffice2007Word作为配套表格的设计环境。收稿日期：2013—01—08；接收日期：2013—05—08作者简介：徐捷(1972一)，男，本科，实验师，研究方向为水产品质量安全。E—mail：sepzjzx@126．com万方数据第2期徐捷

7、，等：实验室标准物质智能管理系统1032目标功能需求分析2．1标准物质台帐能够反映标准物质所有信息的一览表，包括标准物质名称、研制和生产单位、证书编号、标准值／纯度、规格、数量、保存条件、入库El期、有效日期、状态等，用于标准物质档案管理留存，同时作为标准物质智能管理系统中的原始数据。2．230天内即将到期标准物质提醒能够在打开标准物质智能管理系统时，第一时间启动并自动刷新30天内即将到期标准物质列表，可以一目了然地发现即将到期的标准物质，以便提醒检测人员是否需要继续申购，以免耽误检测进程。2．3批量生成标准物质使用记录利用Microsoftoffice

8、2007Word编制标准物质使用记录模板文件，在已有的标准物质台帐基础上，通过M